小議衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀及應對措施

趙朝紅

摘 要： 衛(wèi)生監(jiān)督檔案能夠規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，督促衛(wèi)生監(jiān)督管理部門認真履行自身職能，不斷提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量。本文通過分析衛(wèi)生監(jiān)督的作用以及當前存在的一些現(xiàn)實問題，提出相應的措施，對實際工作提供一定的借鑒與指導。

關(guān)鍵詞： 衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；工作現(xiàn)狀；應對措施

目前，一些衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中還存在較多的問題，對檔案管理重視不足，檔案管理不規(guī)范、利用效率不高等問題還較為突出。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理，實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案的規(guī)范化歸檔保存以及有效開發(fā)利用，已經(jīng)成為衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)管理工作的重要內(nèi)容，這對于促進衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展也具有重要的意義。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案概念及作用分析

1、衛(wèi)生監(jiān)督檔案的概念

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)，依據(jù)相關(guān)國家制度，采取相應的方法措施，在管理工作中形成與實際工作相對應的檔案資料，活動具體包括：衛(wèi)生監(jiān)督、質(zhì)量抽檢、行政稽查、行政許可與處罰、宣教以及內(nèi)部管理等。主要是在管理活動中形成一定的記錄，以紙質(zhì)或者電子的方式將這些記錄保存下來，為以后的工作提供一定的借鑒與參考，同時能對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)起到一定的督促作用，提高監(jiān)督質(zhì)量，改進監(jiān)督工作。

2、衛(wèi)生監(jiān)督檔案的作用分析

在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有非常關(guān)鍵的作用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在記錄衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的管理活動時，主要再用文字、圖片、表格、聲音、視頻等方式，對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的職能進行檢查，考核衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作的質(zhì)量，借助檔案管理的方式，使衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作質(zhì)量得到一定程度的提高，使管理工作朝著科學化、制度化、精確化方向發(fā)展。第二，在衛(wèi)生監(jiān)督管理活動中，作為最原始的記錄，衛(wèi)生監(jiān)督檔案對維護監(jiān)督管理工作的合法性、相關(guān)工作人員的合法權(quán)益具有非常重要的作用，同時，能夠作為主要的參考依據(jù)，對管理人員的工作情況進行考核，最終提高管理工作的質(zhì)量，促進衛(wèi)生監(jiān)督工作的進步。第三，衛(wèi)生監(jiān)督檔案對衛(wèi)生監(jiān)督管理機構(gòu)多年的活動進行總結(jié)，儲存著大量的原始數(shù)據(jù)，對以后管理工作制度和方案的制定具有非常重要的參考意義，同時能夠作為關(guān)鍵的依據(jù)，對員工的工作情況進行考核，增強績效評估的合理性。

二、當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理存在的問題分析

1、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎工作不規(guī)范

當前，我國衛(wèi)生監(jiān)督管理工作不規(guī)范的情況比較普遍。衛(wèi)生監(jiān)督部門設置的機構(gòu)較多，涉及很多的管理活動和管理環(huán)節(jié)，因此，衛(wèi)生監(jiān)督資料的管理是一項非常復雜的工程，需要很大的工作量。在實際工作中，有些衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)不負責任，不重視檔案管理的工作，或者部門重疊，人員職責不明確，工作態(tài)度不認真，答案管理標準不嚴格，資料的歸檔和保存制度不健全，一系列現(xiàn)實問題導致衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理出現(xiàn)種種不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴重影響了衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作整體質(zhì)量。

2、衛(wèi)生監(jiān)督檔案在實際工作中缺乏合理的應用

當前，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門的應用并不廣泛，并沒有引起相關(guān)責任人的重視。衛(wèi)生監(jiān)督資料的保存和利用價值沒有得到切實有效的應用，同時缺乏一定的開發(fā)措施，降低了檔案資料的整體利用率。很多有用的檔案資料處于一直封存的狀態(tài)，并且隨著時間的增加，使資料的實際價值不斷降低，歸檔手段一直處于落后的狀態(tài)，檢索水平、利用水平等各方面的功能一直弱化，阻礙了衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作的進步。

3、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化水平不高

科學技術(shù)的發(fā)展使得現(xiàn)代很多工作都實現(xiàn)了信息化建設。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，網(wǎng)絡化的手段和技術(shù)已經(jīng)非常普遍，但是，由于沒有與實際工作進行充分的融合，缺乏創(chuàng)新意識，加上管理者對信息化建設的不重視以及單位內(nèi)部的臃腫狀態(tài)，造成了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中信息化水平一直處于非常落后的水平。在具體的工作中，由于缺乏一定的技術(shù)手段，檔案的收集、歸類、檢索、留檔等工作還沒有完全實現(xiàn)智能化，人力、物力、財力等各方面出現(xiàn)很大的損耗，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作出現(xiàn)一定的阻礙，大大降低了工作效率。

三、改進衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的對策

1、提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎工作水平

基礎工作在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中占據(jù)著非常重要的位置，在工作具體展開的過程中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的作用應引起衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)管理人員的充分重視，對單位內(nèi)部的實際情況進行分析，發(fā)現(xiàn)存在的問題，對檔案室進行充分的利用，安排專業(yè)的專職和兼職人員，使基礎管理工作做到位，將內(nèi)部檔案資料的積累形成一定的規(guī)模，并按照專業(yè)的方法進行歸類整理，并按照相應的原理備份留檔，以便日后工作的正常進行。同時，應對單位內(nèi)部相關(guān)的管理規(guī)章制度進一步細化，加強對細節(jié)的重視與管理，使每個責任人和職員不斷明確自身的職責，在工作中認真負責，將責任化管理的模式不斷完善和改進，統(tǒng)一衛(wèi)生監(jiān)督檔案的門類和載體。將檔案管理的細微工作細化到衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門的具體人員，檔案的收集、整理、歸類、登記、留檔、統(tǒng)計等具體工作需要安排專業(yè)人員進行負責，同時利用先進技術(shù)和和科學管理的方式，編制檢索工具的開展，完善檔案利用服務。另外，要保證檔案資料全面及時的歸集，保密制度需要嚴格落實，使檔案資料的保密性得到最大程度的提高，防止檔案的機密內(nèi)容泄露，保證檔案資料的安全性。

2、加強對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)利用

加強對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)利用在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中起著極為關(guān)鍵的作用。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的開展過程中，應認識到衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保存以及使用價值，采取一系列手段和措施，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的開發(fā)利用能力，將衛(wèi)生監(jiān)督檔案的價值發(fā)揮到最大值。還應該注重對衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的綜合開發(fā)利用。為此，將針對單位的內(nèi)部情況，應該建立完善的衛(wèi)生檔案利用制度，充分發(fā)揮出檔案管理的作用，將衛(wèi)生檔案管理的利用手續(xù)明確化，利用范圍擴大化，程序要求規(guī)范化，使內(nèi)部領導和人員提高對檔案開發(fā)利用的重視程度，積極開展檔案利用工作，提高人員檔案利用的能力，采取一定的鼓勵制度，充分調(diào)動職工的積極性，使檔案利用工作取得新的進步與發(fā)展。此外，衛(wèi)生監(jiān)督管理部門應提高檔案管理工作人員相互配合的能力，在工作中相互協(xié)調(diào)。開展衛(wèi)生監(jiān)督管理部門的職能活動，提高相關(guān)人員編研監(jiān)督檔案的能力，使全宗介紹、重大事件、組織沿革、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等通用性的檔案編研更加科學合理，提高衛(wèi)生監(jiān)督內(nèi)部管理的決策能力，增強衛(wèi)生行政執(zhí)法的能力，為檔案管理工作提供更多積極有益的借鑒和參考。

3、提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的開發(fā)力度，促進信息化開展

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息開發(fā)的工作中，常常存在著開發(fā)力度不足的問題，這對信息開發(fā)造成了非常嚴重的影響。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)應充分認識到這一問題的嚴重性，采取相應的措施與制度，加大對檔案信息的開發(fā)力度，使檔案資料的價值能夠得到保證，在工作中能夠?qū)n案資料信息做到合理的運用。另外，為了使各類檔案資料信息得到更加全面的歸集與整理，盡快形成衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料，縮短成形的時間，提高工作效率，同時將衛(wèi)生監(jiān)督檔案的檢索利用水平拔高到一定的程度，需要借助信息化建設，開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化工作，使檔案的管理和利用可以更加科學合理。具體來說，首先應該全面了解檔案管理信息化內(nèi)容，確保文書檔案、專業(yè)檔案、影音圖像資料等包含在里面，借助專業(yè)的手段，使傳統(tǒng)的檔案資料在合適方式下轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。除此以外，應改進檔案的儲存方式與功能，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的類別很多，分為很多細小的部分，涉及很多的方面，所以，為保證資料能夠完整統(tǒng)一的儲存，避免資料分散情況的出現(xiàn)，應把原先容量較小的儲存設備換成儲存量大的存儲設備，同時，應該將資料進行備份，防止因意外情況丟失致使工作無法正常進行現(xiàn)象的發(fā)生。應用智能化的檔案管理軟件，合理查閱和調(diào)取檔案，通過建設專業(yè)化的檔案管理信息化平臺，方便檔案資料的利用查詢，推進編研的網(wǎng)絡化進程。

四、結(jié)語

在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中，檔案管理具有非常重要的作用，能夠促進監(jiān)督工作的質(zhì)量，提高監(jiān)督工作的效率，使監(jiān)督工作更加科學化、合理化、規(guī)范化。當前，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，基礎工作不規(guī)范、缺乏合理的應用、信息化水平不高等問題普遍存在，需要提高基礎工作水平，加強對檔案的開發(fā)利用，促進信息化開展，使檔案資料發(fā)揮出最大的價值。

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