從中小企業(yè)秘書工作現(xiàn)狀探究高職秘書專業(yè)培養(yǎng)趨勢

楊靖

摘 要： 隨著秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量不斷上升，企業(yè)對秘書人才的需求已趨于飽和，秘書的供求矛盾逐漸激烈化。秘書專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)形勢非常緊迫，中小企業(yè)職能、職權(quán)、職責(zé)不清給秘書工作帶來很大壓力。文章通過分析中小企業(yè)秘書工作現(xiàn)狀，從秘書工作角度研究當(dāng)前中小企業(yè)行政、人事、管理劃分，對高職秘書培養(yǎng)中存在的問題提出解決方法與策略。

關(guān)鍵詞： 高職教育 秘書專業(yè) 專業(yè)培養(yǎng) 工作現(xiàn)狀

國內(nèi)秘書從業(yè)人員中百分之七、八十均為商務(wù)秘書，角色介乎業(yè)務(wù)、人事、行政之間，職權(quán)往往不能劃分清楚；由于秘書的專業(yè)制度、學(xué)習(xí)制度不夠完善，很多人以為只要會打字、會使用電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)就可以做秘書了，其實(shí)這根本談不上專業(yè)性、職業(yè)性，真正的秘書專業(yè)工作者應(yīng)當(dāng)參與到企業(yè)建設(shè)、企業(yè)日常決策之中。

外資企業(yè)和民營小企業(yè)是今后我國秘書職業(yè)就業(yè)和發(fā)展的主戰(zhàn)場。外企對秘書工作經(jīng)驗(yàn)、個人品行、文化素養(yǎng)乃至性格提出了更高的要求。有關(guān)調(diào)研顯示，中小型企業(yè)需要的秘書人員實(shí)際上是“綜合秘書”、“綜合人才”，商務(wù)秘書、涉外秘書將會成為民營企業(yè)需要的秘書主要類型。秘書職業(yè)的專業(yè)化已成發(fā)展趨勢。

秘書在現(xiàn)代企業(yè)中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，崗位職責(zé)描述是最模糊和最廣泛的。業(yè)務(wù)工作能力再強(qiáng)的管理者也不可能24小時工作，所以秘書扮演的正是上傳下達(dá)、服從領(lǐng)導(dǎo)、完成交代工作的角色。由于秘書職責(zé)劃分不明確性，造成現(xiàn)在很多企業(yè)都是一崗多職，“行政人事不分家”。如行政助理的崗位職責(zé)涉及很多方面，包括財(cái)務(wù)管理、人事招聘、倉庫管理等。秘書工作人員的職業(yè)化需求越來越高，表明秘書或者行政工作者的工作職責(zé)明確劃分，應(yīng)該越來越趨于科學(xué)化、現(xiàn)代化和專業(yè)化。

一、秘書崗位發(fā)展和轉(zhuǎn)換優(yōu)勢影響秘書工作現(xiàn)狀

在事業(yè)單位或者企業(yè)里，秘書人員與其他職位人員相比，存在相對天然優(yōu)勢。譬如職業(yè)轉(zhuǎn)換，特別是公司內(nèi)部換崗、崗位輪換、升職具有很好的優(yōu)勢。秘書專業(yè)因具備專業(yè)全面性，在職業(yè)轉(zhuǎn)換，特別是公司內(nèi)部換崗具有很好的優(yōu)勢。很多秘書工作者最終成長晉升為行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門經(jīng)理、市場/公關(guān)部主管、財(cái)務(wù)管理人員，甚至為以后職業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）中小企業(yè)秘書工作現(xiàn)狀

當(dāng)今中小企業(yè)大都取消了“秘書”這一職位稱呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“業(yè)務(wù)助理”、“總經(jīng)理助理”等，因?yàn)槠髽I(yè)管理制度的公開性、協(xié)助性。

例如：中小企業(yè)將行政助理方向及其職責(zé)定位為：1、日常工作的管理與維護(hù)，規(guī)章制度的制作與修改，員工考勤統(tǒng)計(jì)、工資表的計(jì)算，社保、醫(yī)保的辦理；2、負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境維護(hù)；負(fù)責(zé)保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)（包括復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)及指紋打卡機(jī)等）；3、辦公用品的采購，儲藏室物品的保管工作，做好采購領(lǐng)用的相關(guān)登記；4、招聘、面試接待與溝通，員工入職相關(guān)背景資料的核查；5、完成上級主管交辦的其他工作。行政助理工作比較“雜”，很多人借此說秘書或者行政工作者就是“打雜的”。事實(shí)上，行政助理的工作內(nèi)容是保證公司工作正常運(yùn)作，工作內(nèi)容多元化，屬于基層管理工作。

又如中小企業(yè)人事助理方向及其工作職責(zé)定位為：1、分發(fā)簡歷至各部門經(jīng)理，安排面試；2、辦理員工入職、保險、離職等手續(xù)；3、負(fù)責(zé)部分面試、面談工作；4、統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)每月上報；5、協(xié)助行政工作；6、其他日常人事工作。對比總經(jīng)理助理方向及其工作職責(zé)定位：1、參與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃編制和企業(yè)重大決策的討論；2、組織制訂企業(yè)的人力資源規(guī)劃；3、組織企業(yè)的招聘及對員工的評價、考核和激勵工作；4、負(fù)責(zé)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，指導(dǎo)財(cái)務(wù)科長提報年度預(yù)算與財(cái)務(wù)報告；5、審核財(cái)務(wù)計(jì)劃與監(jiān)督資金運(yùn)作；6、負(fù)責(zé)召集企業(yè)各項(xiàng)會議，督促會議決議的執(zhí)行，檢查總經(jīng)理布置的工作任務(wù)的貫徹落實(shí)情況。

由此可見，行政、人事的工作職責(zé)有相通之處，畢竟公司的行政事務(wù)比較單一，行政兼管人事招聘、行政兼管財(cái)務(wù)的情況屢見不鮮。在一些中小型企業(yè)出現(xiàn)了行政兼前臺、行政兼人事，也就是一崗位兼多職位的情況?？梢娍偨?jīng)理助理這類等級較高的助理秘書，還是可以參與到輔助決策中的，離最高管理層最近的秘書工作人員，往往是可以學(xué)習(xí)最多、鍛煉能力最強(qiáng)、未來最可能成長為管理層的秘書工作者。

（二）秘書工作存在的問題

1.秘書工作制度不完善

我國企事業(yè)單位里的秘書人員，由于沒有相應(yīng)的公司政策、工作制度等相關(guān)制度作依據(jù)，相對應(yīng)的職權(quán)分立不明確，致使工作效率和工作積極性降低。在很多中小企業(yè)，秘書工作者本人甚至管理者都認(rèn)為秘書是人人都能干的“打雜”的事情，沒有技術(shù)含量，沒有實(shí)際、真正地參與到企業(yè)建設(shè)、管理中，“白領(lǐng)”的身份并沒有想象中高。這樣的誤解不利于秘書發(fā)展。

因此，制定出適合我國企事業(yè)單位秘書工作的相關(guān)制度刻不容緩，科學(xué)地明確秘書地位和職權(quán)范圍，是促進(jìn)我國秘書職業(yè)快速、健康發(fā)展的有利條件。

2.秘書工作不規(guī)范

據(jù)調(diào)查，全國現(xiàn)有2000多萬畢業(yè)生在職秘書，其中只有10℅左右的是秘書專業(yè)畢業(yè)生，半路出家的秘書相關(guān)工作人員較多，很多學(xué)生是學(xué)行政管理、人事管理、漢語言文學(xué)等專業(yè)出身的。他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)規(guī)范的學(xué)習(xí)，缺乏基本的專業(yè)知識。在工作中，他們?nèi)狈γ貢殬I(yè)意識，職業(yè)道德不規(guī)范，并有憑感覺做事的情況，嚴(yán)重影響秘書工作的規(guī)范性。本身不能勝任秘書工作，更不可能做一個合格的現(xiàn)代化秘書。因此，只有做到秘書工作的規(guī)范化、制度化，才能體現(xiàn)秘書工作的重要性和嚴(yán)肅性，才能保障秘書工作的質(zhì)量與水平。

3.秘書工作手段陳舊

21世紀(jì)是計(jì)算機(jī)時代，計(jì)算機(jī)使秘書工作手段由人工式向操作自動化轉(zhuǎn)變。處理事務(wù)時秘書會熟練地操作電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等自動化儀器，這些常見的辦公設(shè)備并不是每個秘書人都會使用與正確使用的，更不要說簡單的應(yīng)急維修了，這使得秘書真的成為“空架子”和“打雜”的工作者。

我國辦公自動化工作起步雖晚，但是目前已經(jīng)順利完成了第二代電子郵政系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，一方面節(jié)能環(huán)保，另一方面加快通訊速度和辦公速度，信息溝通速度、質(zhì)量、保密度都得到很大提高，方便秘書上傳下達(dá)，完成上級領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。然而，大部分秘書人員在工作中仍沿用傳統(tǒng)工作方法，電腦淪為打字聊天的工具，只會基本的辦公WORD寫作、PPT制作、EXCEL表計(jì)算與制作，而這些已經(jīng)成為很多上班族都會的基本技能，毫無競爭力。不僅忽視先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展，更影響秘書辦公效率、速度和質(zhì)量，這就要求相關(guān)部門對秘書進(jìn)行專業(yè)的辦公自動化培訓(xùn)，熟練使用辦公自動化操作，有效地在工作中應(yīng)用，將“三辦”工作科學(xué)化。

二、高職秘書專業(yè)培養(yǎng)趨勢

從另一方面來看，秘書職責(zé)不明確為秘書專業(yè)培養(yǎng)帶來較大變革，秘書專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)方向的選擇性更多，在中小企業(yè)中，行政、人事管理、業(yè)務(wù)部門等管理、行政崗位都是適合的工作崗位方向。

一般在中小企業(yè)，銷售是重中之重，除此以外，公司有可能沒有人事、沒有倉管、沒有財(cái)務(wù)部，這三個部門的事務(wù)都可以歸為行政助理負(fù)責(zé)。行政助理的工作就是負(fù)責(zé)除銷售之外的所有事情，正因?yàn)檫@樣，行政助理得以接觸工資表計(jì)算、倉儲管理、人事招聘一系列工作，也間接學(xué)習(xí)到了很多行政、銷售、財(cái)務(wù)、倉管知識。但是，秘書要想在企業(yè)中站穩(wěn)腳跟，不斷進(jìn)步，光靠在企業(yè)里各種“打雜”、什么都會是不行的，仍必須做到秘書工作的職業(yè)化、專業(yè)化。

（一）秘書工作的職業(yè)化

現(xiàn)如今企業(yè)里，各種專業(yè)人員都可以取代秘書崗位，如行政管理、人力資源管理、現(xiàn)代漢語言文化學(xué)專業(yè)更被認(rèn)為是“秘書專業(yè)”的另一名稱。這使得秘書專業(yè)的學(xué)生在學(xué)習(xí)階段努力學(xué)習(xí)、考試得來的秘書資格證書顯得沒有優(yōu)勢。實(shí)際上，秘書任職資格化制度早在1997就開始實(shí)行了，然而秘書職業(yè)資格考證名不副實(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，過于形式化，考核的知識內(nèi)容，尤其是對操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考評出秘書專業(yè)學(xué)生的能力與水平。此外，秘書職業(yè)資格證書還沒有被社會用人單位廣泛認(rèn)可，沒有得到應(yīng)有的重視，秘書職業(yè)資格證書變得可有可無，很多沒有秘書資格證書的人員一樣可以進(jìn)入企業(yè)擔(dān)任秘書工作，無疑增加了秘書專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的難度。

根據(jù)2003年最新修訂和頒布的《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》改革考試方案，秘書職業(yè)化才算真正走上了現(xiàn)代化、職業(yè)化、專業(yè)化、實(shí)用化的道路。秘書職業(yè)資格證書考試從教材到考試都必須改革，要能打造出真正精英秘書的品牌。高職秘書專業(yè)教育要順應(yīng)時代發(fā)展，就必須把秘書專業(yè)從“大眾教育、普通專業(yè)”轉(zhuǎn)換成“精英教育、精英專業(yè)”。

（二）秘書教學(xué)的專業(yè)化

很多高職院校都設(shè)立了秘書專業(yè)，可以說秘書專業(yè)是高職學(xué)校的傳統(tǒng)專業(yè)、甚至是王牌專業(yè)，但是這樣一個講究專業(yè)特色、面向現(xiàn)代職業(yè)化的專業(yè)卻存在教材過時、教學(xué)手段守舊、設(shè)施落后等問題，缺乏系統(tǒng)的、科學(xué)統(tǒng)一的教學(xué)制度。

根據(jù)以往調(diào)查結(jié)果，目前高職院校中，還沒有形成一套系統(tǒng)的、完整的秘書專業(yè)專用的教材。

誠然，秘書專業(yè)學(xué)生需要學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)、管理、貿(mào)易各種知識，但是這不代表可以把會計(jì)專業(yè)的《會計(jì)基礎(chǔ)》原封不動地安排到秘書專業(yè)課程中，與此同時，國際貿(mào)易課程確實(shí)是一門很實(shí)用的課程，現(xiàn)在大中城市外貿(mào)公司、外企林立，學(xué)好了國際貿(mào)易對學(xué)生進(jìn)入外企或者外貿(mào)進(jìn)出口企業(yè)有很好的幫助，但是很多學(xué)生反應(yīng)《國際貿(mào)易與實(shí)務(wù)》實(shí)在是有點(diǎn)難，這和他們之前沒有接觸國際貿(mào)易的基礎(chǔ)知識有關(guān)。因此，這類課程應(yīng)該從國際貿(mào)易入門著手。

此外，涉外秘書除了熟練掌握英語，更要熟悉關(guān)注日語、韓語等多種語言，對經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、投資、財(cái)會、國際貿(mào)易等方面知識要有比較深的了解，能夠熟練寫經(jīng)濟(jì)文書、協(xié)議書、會議紀(jì)要、邀請函、考察報告、市場調(diào)查，能勝任企業(yè)多個部門對專業(yè)知識的要求。高職秘書專業(yè)培養(yǎng)出的學(xué)生，需要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)專業(yè)課程如秘書禮儀、企業(yè)管理、文書報告書寫、會計(jì)基礎(chǔ)、國際貿(mào)易與實(shí)務(wù)等一系列專業(yè)課程，才可以勝任秘書工作。

高職院校的課程不能過于注重理論，而忽視實(shí)踐操作，在現(xiàn)代辦公自動化時代，秘書專業(yè)的畢業(yè)生很多不會使用打印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀，有些畢業(yè)生初到公司，連裁紙機(jī)都不會用，甚至連安裝打印機(jī)、下載驅(qū)動裝置、打印都要在同事的協(xié)助下才能完成任務(wù)。所以，高職院校在這方面應(yīng)該改進(jìn)，實(shí)訓(xùn)室里的設(shè)備不應(yīng)該只是桌椅和電腦，打印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備都應(yīng)該是重要的教學(xué)設(shè)備。

三、結(jié)語

當(dāng)今社會的秘書人員越來越需要加強(qiáng)職業(yè)化培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)，時刻保持領(lǐng)先的職業(yè)技能，絕不能成為辦公室的冗員，成為扁平化管理的淘汰對象。高職秘書專業(yè)教育必須明確的理念是：秘書職業(yè)不是企業(yè)里誰都可以替代的，秘書工作人員應(yīng)該積極參與到企業(yè)建設(shè)中，參與到企業(yè)發(fā)展、規(guī)劃、決策中，建言獻(xiàn)策，真正參與到企業(yè)實(shí)際管理中，成為企業(yè)的管理者，也成為自己人生的管理者。

秘書工作者必須是企業(yè)的管理者、輔助決策者、參與者，要以企業(yè)管理者的姿態(tài)工作，而不是以“打雜的”消極的、懶惰的心態(tài)工作。秘書專業(yè)畢業(yè)生更應(yīng)該適時調(diào)整思想，合理規(guī)劃、管理自己的職業(yè)生涯發(fā)展路線。一方面要改變心態(tài)，積極、認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，另一方面要積極建言獻(xiàn)策，參與到輔助決策之中，有利于自身職業(yè)生涯發(fā)展。

秘書專業(yè)教學(xué)必須做到專業(yè)化、職業(yè)化教學(xué)，從秘書專業(yè)學(xué)生的職業(yè)道德、基礎(chǔ)知識到秘書工作的實(shí)際操作都要作為重點(diǎn)，實(shí)訓(xùn)過程加大計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用操作、安裝和簡單維修。此外，應(yīng)對很多企業(yè)行政和人事不分家的情況，還可以增設(shè)人力資源管理、經(jīng)濟(jì)管理類課程，讓秘書工作者真正成為社會上一專多能、多專多能的不可替代的精英人才。

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