高校培訓檔案規(guī)范化管理的途徑探析

羅晰予

[摘 要]檔案工作從狹義上講就是檔案業(yè)務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務工作，是利用科學的方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務的工作。培訓檔案管理工作是培訓工作的組成部分，是提高培訓工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是保持培訓真實面貌的重要工作。為了總結(jié)培訓檔案的相關(guān)工作，本文重點論述了培訓檔案工作中存在的主要問題，進而提出了實現(xiàn)培訓檔案規(guī)范化管理的途徑，希望能夠為相關(guān)人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]高校；培訓；檔案；管理；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.082

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

隨著時代的不斷進步和知識的不斷更新，人們對于學習的需求也越來越強烈，學生需要學習，在職人員需要進修，每一個社會人都有必要不斷學習。高校舉辦的面向社會各類人群的提升教育日益增多，比如面向社會的專業(yè)技術(shù)人員知識更新工程、面向教師和班主任的繼續(xù)教育等，所以為了生存與進步的需要，人們會以參加培訓機構(gòu)舉辦的培訓班的形式進行進修學習。人們只要參加培訓班就一定會產(chǎn)生培訓檔案，有必要對眾多的培訓檔案進行規(guī)范化管理。

培訓檔案是培訓工作的重要組成部分，其是否規(guī)范化、科學化是衡量培訓班管理質(zhì)量的重要因素之一，為使培訓檔案更加完善、嚴謹，各項檔案缺一不可。但是，二線城市、非重點院校、小型企業(yè)等此類機構(gòu)的檔案管理水平還有待進一步提升，不利于對培訓班進行規(guī)范化管理。

1 培訓檔案工作中存在的主要問題

隨著社會各項事業(yè)的快速發(fā)展，檔案事業(yè)也發(fā)生了日新月異的變化，但是在發(fā)展的同時，也面臨著很多問題需要解決，主要存在以下幾個方面的問題。

1.1 學員對培訓檔案缺乏重視，檔案不易收集

按照規(guī)定，新學員入學需要填寫學員登記表，交證件照，且在結(jié)業(yè)前須提交規(guī)定完成的作業(yè)。學員對培訓檔案缺乏重視，檔案不易收集主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，制作學員結(jié)業(yè)證用的證件照需要多次催繳才能收齊，作業(yè)不催促就收不上來，從而增加了培訓檔案收集工作的難度。第二，由于學員是被動參加培訓的，本身的參與度與積極性并不高，所以對班主任收繳材料抱著一種無所謂和不重視的態(tài)度，自由散漫，不配合班級的統(tǒng)一管理。

1.2 培訓檔案的整理時間相對緊張，人手不足

入學檔案、照片、作業(yè)等材料，都需要班級管理人員將它們逐一收齊，并根據(jù)學員名單逐個核對相應的材料是否需要提交。收集與核對等工作耗時耗力，必須配有一個甚至多個專職檔案人員負責，同時學員是否配合也會影響收集時間。

目前，大多數(shù)培訓部門還沒有專屬的檔案室，有的是兼職本項工作，有的是跨部門工作。人手緊張導致檔案工作無法更加精細化，影響檔案的收集、整理、歸檔等工作，是目前面臨的一個重要問題。結(jié)業(yè)后的培訓檔案更是種類眾多、品類繁雜，比如學員的考勤表、試卷等眾多的檔案都有待整理。對于一些中小型的培訓基地和非國家級重點院校的培訓基地，這些機構(gòu)的培訓部門的員工較少，再加上檔案工作又很繁重，遇到配合的學員還好，若遇到不配合的學員會給收繳工作帶來重重壓力，在無形中也會增加檔案工作人員的壓力，甚至可能會影響工作人員的身心健康。

1.3 檔案硬件設施不完備

各機構(gòu)舉辦的培訓班的數(shù)量與種類也日益增多，由于用于存放檔案的庫房與檔案柜空間有限，導致很多檔案無處保存，只能被暫存在臨時的地點，有的不能被規(guī)范地放置在檔案盒中，只是粗略地進行歸類暫存于檔案袋中。由于實際條件的限制，致使檔案無法嚴格按標準按規(guī)范存放，長時間不規(guī)范的堆放也可能導致原有的檔案損壞。

培訓檔案整理多集中在培訓部門，但這些部門的檔案硬件設施又不完善。具體來說，這些部門中的檔案整理工具多數(shù)不達標，沒有專業(yè)的配套工具，如所采用的檔案盒不是目前最標準的款式，有些地區(qū)使用的還是很多年前的工具。同時，校檔案室與部門檔案工作銜接也僅限于檔案移交，并沒有更多的業(yè)務咨詢與指導工作，這些都有待于更新。

1.4 檔案管理沒有制度化、規(guī)范化

目前，某些機構(gòu)的檔案工作并未形成制度，不利于檔案專職人員執(zhí)行工作。各部門對自己承辦的文件單獨進行保存，沒有進行統(tǒng)一的收集和存放，也沒有建立起科學化的電子公文檔案。檔案只是按年份和文種進行存放，沒有嚴格按照分成類目進行立卷裝訂保存，既不利于查找，也不利于檔案的保存。制度缺乏會使檔案工作無法規(guī)范、嚴謹?shù)剡M行。

2 實現(xiàn)培訓檔案規(guī)范化管理的途徑

2.1 建立獎懲措施

有一位著名的教育家曾經(jīng)說過：“沒有處罰的教育是不完整的教育?！痹趯嶋H的教學活動中亦是如此，沒有處罰的教育是不能達到預期目的的。教師可以借助一些技巧來規(guī)范班級檔案管理，通過制定相關(guān)扣分規(guī)則或處罰制度，使學員意識到培訓檔案的重要性，從而改正行為。對于不遵從班級統(tǒng)一管理的學員，管理人員應推出一套懲罰措施，與結(jié)業(yè)證發(fā)放掛鉤，如果不上交班主任要求的相關(guān)材料，即使課程成績合格了，也不發(fā)放結(jié)業(yè)證，直到交齊相關(guān)材料為止。同時，賦予專職檔案人員一定的權(quán)力，對各部門檔案進行主動收集、規(guī)范整理、按時歸檔和科學管理。

2.2 簡化培訓檔案的收集種類

由于培訓檔案種類繁多，在短時間內(nèi)收齊全班學員的檔案非常困難，為了節(jié)省時間、減輕工作壓力，培訓機構(gòu)可以適當簡化培訓檔案的收集種類，保證入學和結(jié)業(yè)檔案齊全完整，不再收集其余無關(guān)緊要的檔案，這樣以來，可以在更大程度上保留有效檔案，去粗取精，剔除無用檔案。同時，培訓機構(gòu)要設立檔案銷毀制度即檔案保管期限表，對培訓中形成的各類檔案的保管期限進行詳細規(guī)定，哪些是必須永久保存的、哪些是可以按期銷毀的。這樣定期清理處理完畢的檔案，可以緩解檔案庫房存放的壓力，集中人力財力保存那些比較重要的檔案，也使部門執(zhí)行時有根有據(jù)，及時清理無用的廢舊檔案。

2.3 建立培訓電子檔案庫

隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高，更加需要加強檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能，要求培訓部分建立完備的聲像載體、實物、外事、會議及公文檔案等檔案工作，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供堅實的基礎。同時，培訓部門要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，結(jié)合檔案管理技術(shù)，建立培訓學員電子檔案庫，實現(xiàn)學員網(wǎng)上在線注冊，可以在登陸平臺填報個人信息。

2.4 定期對檔案管理人員進行培訓

檔案是各項活動、工作的忠實記錄者，也是社會進步與發(fā)展的客觀反映和載體。檔案工作是還原各項工作原貌的重要工作，作為檔案工作的主體，檔案人員素質(zhì)的高低將直接影響檔案工作的質(zhì)量乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，培訓部門必須定期對檔案管理人員進行培訓。

人才開發(fā)是提高檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)的有效方式，可以通過設立學科、在職繼續(xù)教育等途徑，規(guī)定檔案專職人員定期進行相關(guān)方向的培訓與深造，或聘請具有豐富操作經(jīng)驗的教師對檔案從業(yè)人員進行定期培訓，讓從業(yè)人員深入了解檔案的重要性和規(guī)范性。另外，培訓部門還應該提升檔案從業(yè)人員的計算機應用能力，以應對檔案信息化帶來的變革。

2.5 設立培訓部門專屬檔案室

要想對某項工作進行規(guī)范管理，甚至發(fā)展壯大，最終實現(xiàn)精細化管理的目標，就要將各模塊工作劃分得更加精細化。高校培訓部門應當設立專屬培訓檔案室，并根據(jù)業(yè)務量的具體情況，招聘工作人員對培訓檔案進行專門管理，一人一崗，劃分責任，從檔案的收集、整理、歸檔和銷毀等方面進行精細化管理。

2.6 加強制度建設

無規(guī)矩不成方圓，規(guī)矩也是規(guī)章制度，是用來規(guī)范檔案人員與學員的管理規(guī)則、條例，其能夠維持良好的秩序，是各項事業(yè)成功的重要保證。各培訓部門的檔案管理員要盡快建立本部門的檔案管理制度，歸納實際工作中的問題，形成具有針對性的檔案工作流程和檔案工作規(guī)章制度，便于新員工執(zhí)行操作，便于規(guī)避和預防某些風險的發(fā)生。此外，各培訓部門也要制定相關(guān)處罰制度，用來懲罰那些多次違規(guī)的學院，是檔案管理中必不可少的管理辦法。

3 結(jié) 語

目前，培訓檔案管理仍處于發(fā)展階段，唯有樹立規(guī)范化、科學化的檔案管理目標，提高重視程度，加大資金投入，認識檔案工作的重要性，才能充分發(fā)揮檔案工作的重要作用，是檔案事業(yè)發(fā)展過程中的永恒命題。同時，規(guī)范化的檔案管理是各培訓部門必須做好的一項基礎性工作，也是工作再創(chuàng)新高的重要保障。

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