檔案管理的創(chuàng)新與服務模式探究

楊芳

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位進行管理工作的基礎(chǔ)組成部分，隨著我國社會的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理體系和管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的要求，新形勢下的事業(yè)單位管理應當順應當前的形勢進行整改，使用創(chuàng)新的方式方法來不斷完善事業(yè)單位檔案管理的服務模式。鑒于此本文就信息時代中檔案的管理創(chuàng)新與服務模式研究展開詳細的探討，并提出相應策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理創(chuàng)新；服務模式；問題研究；應對策略

一、當前檔案管理與服務中存在的主要問題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足信息化、一體化的檔案管理需求，為了提升檔案管理效率，建立高效、便捷的檔案管理服務體系就要著重分析目前檔案管理中存在的主要問題，只有找到限制檔案管理效率提升的主要原因，才能進一步制定出優(yōu)化方略來建立信息化檔案服務管理體系。

（一）信息化管理體系建設的不完善

目前我國檔案信息化的建立趨勢發(fā)展來看，當前影響檔案館效率提升的主要原因是檔案管理服務機構(gòu)沒有建立完善的信息化管理體系，沒有結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的信息交互優(yōu)勢及信息數(shù)據(jù)傳遞優(yōu)勢建立全方位的數(shù)據(jù)化檔案信息服務機制，來提升檔案管理效率。一方面是個檔案管理及服務機構(gòu)的工作人員思想意識嚴重固化，沒有形成完善的創(chuàng)新意識，將創(chuàng)新性思想運用到檔案管理服務當中，適時的引入信息技術(shù)，來創(chuàng)新檔案管理及服務體系，提升信息交互效率。另外一方面檔案管理及服務機構(gòu)，缺乏嚴重的硬件基礎(chǔ)設施，其智能化終端、信息終端、數(shù)據(jù)服務高端的數(shù)量嚴重不足，不能形成集中性的檔案信息交互處理、存儲、保存機制來滿足用戶的信息查詢需要。同時受到傳統(tǒng)檔案管理意識限制，以管理人員的但管理思想狀態(tài)還居于傳統(tǒng)管理思路之內(nèi)，不能根據(jù)信息化時代的信息服務理念，整合數(shù)據(jù)資源，建立特色化數(shù)據(jù)庫來進行檔案信息儲存，形成特色化信息服務機制來滿足用戶的個性化需求。

（二）檔案部門的內(nèi)部組織體系不夠健全

檔案管理及服務機構(gòu)內(nèi)部組織體系不夠健全，也是限制其管理效率提升的主要原因。目前很多檔案管理及服務機構(gòu)具體的管理措施及管理規(guī)章制度難以有效落實，其人員缺乏制度意識，不能按照相應的檔案管理流程標準進行相應的數(shù)據(jù)處理和檔案保存，導致檔案信息的利用率較為低下，無法形成集中化的數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，來滿足各領(lǐng)域用戶的查詢需要。同時，部分檔案管理工作較為混亂，很多檔案管理人員認為檔案管理不需要具體的規(guī)章制度對管理流程詳加規(guī)定，也不需要具體的管理標準，只需要按照傳統(tǒng)模式進行管理即可。這種缺乏制度意識的表現(xiàn)不僅讓檔案管理工作陷入了混亂狀態(tài)，而且由于其管理不嚴，檔案信息數(shù)據(jù)難以有效的進行收集，其具體管理辦法形如虛設，無法形成統(tǒng)一的檔案管理體系來滿足用戶的信息查詢及檔案借閱需要。最后檔案管理人員的責任心不夠，在檔案借出和歸還時沒有執(zhí)行相應的標準，導致很多檔案資料丟失或不知去向，甚至還有些檔案人員借此在檔案資料上做手腳，私自涂改文字或數(shù)據(jù)資料，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。這些原因都導致檔案服務機制及管理體系難以有效健全，無法保障檔案管理工作的常態(tài)化開展。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設施較差

檔案管理基礎(chǔ)設施較差是限制檔案管理效率提升的另一主要因素。其基礎(chǔ)設施較差主要表現(xiàn)在，檔案工作標準不高。由于經(jīng)濟條件限制，大部分檔案管理機構(gòu)檔案室建設不夠標準，未按照科學的建設流程進行基礎(chǔ)建設。同時很多檔案管理及服務機構(gòu)的檔案室保管條件簡陋，防蟲防霉設備不配套。有些單位因受到辦公條件限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響了辦公效率的提升而且也限制了檔案管理效率，很多檔案由于在潮濕陰暗的環(huán)境下長時間存放導致發(fā)霉或變質(zhì)，紙質(zhì)文獻資料價值嚴重降低，損害了檔案的價值性和可利用性。

二、針對當前檔案管理與服務方面存在問題的應對措施

（一）樹立創(chuàng)新意識 建立信息化檔案管理體系

要想針對當前檔案管理及服務中存在的問題進行有效控制，就要轉(zhuǎn)變思路，樹立創(chuàng)新性思想意識和息化工作意識，打造信息化檔案管理體系，全面引入信息技術(shù)來提升檔案管理效率。這就要求專業(yè)的檔案管理部門要設置相應的預算資金，通過建立專業(yè)的檔案信息化管理體系及服務機制來擴大檔案信息的使用范圍，這就要求但管理機構(gòu)一方面要結(jié)合信息技術(shù)建立線上信息服務平臺來滿足社會用戶多方面當然信息獲取的需求，另一方面檔案管理及服務機構(gòu)要在引入計算機技術(shù)的前提下，結(jié)合自身的管理模式，優(yōu)化自身的內(nèi)部組織架構(gòu)，根據(jù)自身的檔案管理特點建立完善的信息化操作模式，要著重于檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升，加強其專業(yè)化培訓，通過招聘引進專業(yè)的信息技術(shù)人才來提升整體的工作效率，促進信息化檔案管理機制的完善。

（二）提升檔案管理人員工作的積極性

檔案服務模式要想全面創(chuàng)新就要提高管理工作人員的積極性，通過建立優(yōu)化的管理制度來激發(fā)檔案管理人員潛在的工作欲望，讓其能保持較高的熱情和較大的興趣從事檔案管理工作。檔案管理工作是枯燥乏味的，其工作流程往往是單一循環(huán)的，由于運用傳統(tǒng)落后的工作方式使一些工作人員長期存在工作懈怠的情緒這就造成了檔案服務效率的降低。也正是由于服務的落后和落伍讓整個檔案管理工作失去了前進的動力。因此必須要樹立創(chuàng)新性發(fā)展模式，打造統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在檔案管理工作中要引進激勵機制，放棄鐵飯碗的傳統(tǒng)，積極的運用聘用制度，對單位現(xiàn)有工作人員實施公平競爭，競聘上崗的管理原則。要從根本上激發(fā)檔案管理人員的活力和工作欲望，全面促進檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路，以此來提升檔案管理效率。

（三）從根本上建立健全檔案管理制度

檔案服務模式的創(chuàng)新還要從根本上建立健全檔案管理制度。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”。檔案管理制度就是規(guī)矩，沒有規(guī)矩對檔案管理工作流程、工作程序及處理方法予以具體規(guī)定，就不能突出檔案管理的特點及優(yōu)勢。這就要求，檔案管理及服務機構(gòu)要根據(jù)自身的管理實際及發(fā)展模式，在適應單位需求的前提下，建立統(tǒng)一的檔案管理服務制度。制度要簡潔易行，簡明實用，可操作性強，要樹立具體的制度目標，通過結(jié)合人員的工作情況對員工的工作予以具體規(guī)定，要著力突出員工的工作表現(xiàn)適當引進績效管理制度激發(fā)員工的工作欲望。同時檔案管理制度的建立要堅持制度約束的雙向性，既能夠約束領(lǐng)導，要能夠有效約束員工，領(lǐng)導的行為和形象，直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主體，是制度主要約束對象和執(zhí)行者。這就要求領(lǐng)導要在制度的約束下努力履行自身的崗位職責，而檔案管理人員要在制度的約束下樹立創(chuàng)新性思想，能夠?qū)?chuàng)造性的工作方法應用到具體的工作過程中，提升檔案服務效率。

三、結(jié)語

在信息技術(shù)的影響下要想創(chuàng)新檔案管理及服務機制就要樹立創(chuàng)新性發(fā)展意識，要結(jié)合檔案管理工作的具體流程及方法健全管理體系和制度，以制度為檔案管理的根本出發(fā)點和立足點，促進檔案管理效率的提升。

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