醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)設(shè)備效能的提升作用

楊凱

摘 要：醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，其管理水平和層次的高低對(duì)醫(yī)院改進(jìn)醫(yī)療水平和提升醫(yī)療技術(shù)水平有著直接的影響。同時(shí)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理還能較好地體現(xiàn)出醫(yī)院內(nèi)部的管理層次和水平，這項(xiàng)工作還對(duì)臨床工作具有很強(qiáng)的參考價(jià)值。本文就主要圍繞醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)設(shè)備效能的提升作用進(jìn)行探討和分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備檔案；歸檔內(nèi)容；提升；設(shè)備效能

基于醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性，要想切實(shí)提升設(shè)備的完好性和利用率，就應(yīng)創(chuàng)建系統(tǒng)、完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，借此來(lái)降低醫(yī)療設(shè)備故障的發(fā)生。文中先闡述醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容、特點(diǎn)、必要性等，然后探討醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)關(guān)注的幾大重點(diǎn)。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容分析

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容具體涉及以下幾大方面。

其一，文件類(lèi)的歸檔，具體涉及購(gòu)銷(xiāo)合同、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、論證審批表、全套的隨機(jī)技術(shù)資料、安裝調(diào)試以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、申購(gòu)單等。

其二，文檔的記錄工作。具體涉及對(duì)購(gòu)置論證進(jìn)行記錄，對(duì)投標(biāo)書(shū)、協(xié)議書(shū)、招標(biāo)記錄、技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品性能、交貨日期、交貨地點(diǎn)、產(chǎn)品性能以及合同等進(jìn)行記錄等【1】。

其三，對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行歸檔。具體包括海關(guān)報(bào)關(guān)單、運(yùn)輸單據(jù)、設(shè)備進(jìn)口證明、隨機(jī)全部技術(shù)資料、發(fā)票復(fù)印件以及儀器設(shè)備的安裝檢驗(yàn)報(bào)告等。

其四，對(duì)相關(guān)設(shè)備實(shí)際運(yùn)行過(guò)程所形成的檔案進(jìn)行歸檔。具體包括開(kāi)箱報(bào)告，安裝相應(yīng)的調(diào)試記錄、設(shè)備的性能動(dòng)態(tài)記錄，設(shè)備的維修保養(yǎng)記錄，醫(yī)療設(shè)備拆除報(bào)廢處理情況以及經(jīng)濟(jì)利益分析和成本核算報(bào)告等。在對(duì)這些相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸檔時(shí)，還是隨時(shí)做好檔案信息的實(shí)時(shí)更新，同時(shí)將設(shè)備實(shí)際運(yùn)用中所形成的新檔案及時(shí)加入進(jìn)來(lái)，這樣才能保證檔案的真實(shí)性并具備可供參考的價(jià)值。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾大方面。其一，醫(yī)療檔案材料具備多且雜的特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行歸檔的時(shí)間相對(duì)比較長(zhǎng)。例如，就一臺(tái)大型的醫(yī)療設(shè)備而言，無(wú)論從對(duì)設(shè)備進(jìn)行論證、設(shè)備購(gòu)置以及到設(shè)備安裝這些環(huán)節(jié)都會(huì)形成很多材料，且其后期使用、維修以及報(bào)廢等都會(huì)涉及很多信息，因而這一歸檔的周期會(huì)比較長(zhǎng)。其二，這類(lèi)設(shè)備類(lèi)型多樣，有進(jìn)口的也有國(guó)產(chǎn)的，因而歸檔材料會(huì)涉及多國(guó)語(yǔ)言，并且歸檔的信息載體也涉及諸如圖片、光碟等。其三，這一歸檔工作還會(huì)涉及多個(gè)科室，如設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作以及維修說(shuō)明等【2】。針對(duì)這些特點(diǎn)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)就應(yīng)遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則。

2 對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理的必要性

2.1 利于提升醫(yī)療設(shè)備的利用效果

前述已經(jīng)針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行了具體分析，通過(guò)分析可得知醫(yī)療設(shè)備的檔案大多形成于設(shè)備的申購(gòu)環(huán)節(jié)和運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行檔案管理貫穿于設(shè)備使用過(guò)程的始終。這些對(duì)醫(yī)療設(shè)備的管理工作都利于提升設(shè)備的實(shí)際利用效率，如通過(guò)查看這些設(shè)備檔案資料可了解設(shè)備相關(guān)的使用信息【3】。通過(guò)對(duì)設(shè)備的維修記錄以及設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)的一些故障進(jìn)行分析能夠?qū)υO(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修。并且，通過(guò)借助于對(duì)維修記錄中的一些經(jīng)常出現(xiàn)的故障情況和維修經(jīng)過(guò)的分析能夠極大地縮短設(shè)備的實(shí)際維修時(shí)間并合理地安排設(shè)備的維修過(guò)程。進(jìn)而來(lái)有效降低設(shè)備的維修費(fèi)用，縮短對(duì)設(shè)備的維修工時(shí)，并最終促進(jìn)設(shè)備利用效果得到提升。

2.2 能為設(shè)備采購(gòu)提供參數(shù)

醫(yī)療設(shè)備的檔案收集工作貫穿于從設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢的這一系列的環(huán)節(jié)。這些存檔工作都是對(duì)設(shè)備相關(guān)信息的最完備、系統(tǒng)的記錄，并且還能為醫(yī)院設(shè)備更新采購(gòu)等提供參考依據(jù)。參與設(shè)備安裝及設(shè)備驗(yàn)收工作，能夠索取相關(guān)證件同時(shí)對(duì)所收集到的設(shè)備資料進(jìn)行建檔，如醫(yī)療設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)光盤(pán)以及圖紙等，在這些相關(guān)手續(xù)齊全之后，就可以對(duì)這些手續(xù)進(jìn)行驗(yàn)收，如果相關(guān)科室需要這些資料的話(huà)還可以給其提供相關(guān)的復(fù)印件，同時(shí)可履行相關(guān)的借閱手續(xù)?？傊?，這項(xiàng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理的工作能夠?qū)π卵b設(shè)備的具體使用流程以及相關(guān)制度進(jìn)行有效監(jiān)督，同時(shí)將對(duì)一些大型醫(yī)療設(shè)備的管理工作分管到具體的個(gè)人，并將設(shè)備的相關(guān)信息錄入并存儲(chǔ)到電腦中【4】。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)關(guān)注的幾大重點(diǎn)

3.1 建立并完善醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

一個(gè)系統(tǒng)完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度對(duì)醫(yī)療設(shè)備的穩(wěn)健、持久的運(yùn)用有著關(guān)鍵性的意義，這一檔案管理制度的建立是保障醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)作的前提。如果缺失相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備管理制度，就無(wú)從談及對(duì)醫(yī)療設(shè)備器材維修的監(jiān)督和管理，也很難保證對(duì)這類(lèi)設(shè)備器材使用的實(shí)際效果。就大中型的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備而言，其管理體制應(yīng)是醫(yī)院相關(guān)管理部門(mén)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況制定的系統(tǒng)、規(guī)范的制度，并且將對(duì)設(shè)備的管理責(zé)任應(yīng)細(xì)化到某一個(gè)人的一種體制，也唯有進(jìn)一步規(guī)范對(duì)醫(yī)療設(shè)備的管理同時(shí)將設(shè)備管理工作細(xì)化到位，才能有效保證并盡可能減少或規(guī)避出現(xiàn)更多的醫(yī)療事故。

3.2 立足醫(yī)院實(shí)際，對(duì)醫(yī)療設(shè)備的信息系統(tǒng)進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)

醫(yī)院要想切實(shí)發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作對(duì)設(shè)備性能提升的最終效果，還應(yīng)立足醫(yī)院實(shí)際對(duì)醫(yī)療設(shè)備的信息系統(tǒng)進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和有效利用【5】。例如，有些醫(yī)院基于“醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)”對(duì)其醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行了信息化管理，還有一些醫(yī)院基于一些信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)，以原數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，相應(yīng)地增設(shè)了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的卷宗編號(hào)、經(jīng)費(fèi)來(lái)源以及安裝位置之類(lèi)的特色欄目，這樣就使得檔案設(shè)備的管理工作趨向于有序化，在對(duì)相關(guān)設(shè)備信息進(jìn)行查閱時(shí)也更加便捷。有些醫(yī)院還以一些醫(yī)院的信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)研發(fā)了諸如“醫(yī)療舍爾必維修和質(zhì)控管理系統(tǒng)”“醫(yī)療器械成本效益分析系統(tǒng)”等，這就為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的申購(gòu)和折舊核算、質(zhì)量控制和維修保養(yǎng)、成本效益分析及淘汰報(bào)廢等一系列的全程監(jiān)管提供了精確、詳實(shí)的數(shù)據(jù)信息。

3.3 進(jìn)一步提升并優(yōu)化檔案管理工作者的素質(zhì)和結(jié)構(gòu)

隨著當(dāng)下科技的飛速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品的更新周期也逐漸縮短。相應(yīng)地，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理人員所開(kāi)展的檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的形勢(shì)，注重其自身能力的提升和知識(shí)的更新。特別是在當(dāng)下很多醫(yī)療企業(yè)單位進(jìn)行結(jié)構(gòu)改革這一形勢(shì)和背景背景下，各部門(mén)工作人員的工作量會(huì)相應(yīng)增加，并且對(duì)工作的要求也應(yīng)提升一個(gè)層次。在此形勢(shì)下，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理人員也會(huì)面臨著更多的工作壓力。以往單純依靠紙質(zhì)檔案的管理工作已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展的要求，因而，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理人員也應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)的姿態(tài)，對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，同時(shí)應(yīng)善于借助現(xiàn)代化的信息管理手段，以促使其檔案管理工作的效果得到切實(shí)提升。醫(yī)院管理者應(yīng)將重視對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的培訓(xùn)，同時(shí)加大在時(shí)間、資金等方面的投入，應(yīng)能夠讓設(shè)備檔案的管理人員在工作實(shí)踐中能夠使能力得到切實(shí)提升，并能充分發(fā)揮其自身的主觀(guān)能動(dòng)性，唯有此，才能保證檔案管理人員隊(duì)伍的知識(shí)前沿化，并充分發(fā)揮設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，基于醫(yī)療設(shè)備檔案管理本身的特殊性及其對(duì)提升設(shè)備性能的重要意義，要求設(shè)備檔案的管理人員在開(kāi)展這項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的產(chǎn)品現(xiàn)狀、發(fā)展動(dòng)態(tài)等各類(lèi)相關(guān)信息有系統(tǒng)的掌握，保障檔案管理的有效、完整，并促使其效能得到充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

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