新形勢下加強文書檔案管理工作的探討

李媞

摘 要：文書檔案作為重要的記錄載體，其是對具體的工作過程和管理活動的真實反映。由于文書檔案與單位的發(fā)展和管理工作息息相關，因此需要做好文書檔案管理工作，全面提高文書檔案的管理水平，使其為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的信息服務。

關鍵詞：文書檔案；管理；價值；具體措施

文書檔案作為什來完成公室工作的重要組成部分，特別是在當前信息化環(huán)境下，電子文書檔案數(shù)量的增加，這對文書檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此在當前新形勢下，需要通過加強文書檔案管理工作，以此來提升事業(yè)單位的執(zhí)行能力和工作效率，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要價值，為事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質的信息服務。

一、新形勢下文書檔案工作的重要意義

在當新形勢下，文書檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的地位和作用更好的凸顯出來。在當前事業(yè)單位文書檔案管理工作中，資料管理是其中非常重要的內容，其主要是針對于各個部門的單位及上級單位的“紅頭文件”、關于人事、財務及行政方面的各項合同、具體的影像資料等，文書檔案管理人員需要做好這些資料的收集和保存工作。文書檔案管理工作是事業(yè)單位最為基礎的一項管理工作，其是對單位各種信息的真實記錄，能夠為事業(yè)單位領導決策提供重要的依據(jù)，并為事業(yè)單位領導制定工作計劃提供參考。因此需要重視文書檔案管理工作，全面提高文書檔案管理工作的效益，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要價值，為社會和事業(yè)單位發(fā)展提供重要的信息支持。

二、新形勢下文書檔案管理工作的具體措施

（一）建立文書檔案管理系統(tǒng)

在當前信息技術快速發(fā)展的新形勢下，辦公自動化的普及，這也使電子文書檔案數(shù)量不斷增加，為了更好的滿足事業(yè)單位文書檔案管理工作的要求，則需要建立文書檔案管理系統(tǒng)，為文書檔案資源查詢和借閱提供一個良好的環(huán)境。而且借助于文書檔案管理系統(tǒng)，可以在短時間完成文件的生成、錄入、存儲和銷毀的整個流程，可以有效的保證文本資料的完整性和真實性。而且將文書檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)之間進行有效的銜接，實現(xiàn)自動化檔案信息系統(tǒng)，并進一步建立健全紙質文本檔案和電子文件檔案的管理制度。采用雙套制來對文書檔案進行管理，以此來確保文書檔案信息資源的安全性，從而為市場、經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供重要的信息資源服務。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平

隨著信息技術在文書檔案管理中的應用，極大促進了文書檔案管理效率的提高。在實踐過程中，單位要不斷創(chuàng)新文書檔案管理模式，將其與信息技術相結合。檔案部門可利用單位內部局域網(wǎng)建立文書檔案網(wǎng)站，及時上傳相關檔案信息，便于用戶通過網(wǎng)絡檢索所需資料。同時，可在網(wǎng)頁上設置電子文件自動上傳功能，便于各部門及時上傳電子文檔。然后，統(tǒng)一在檔案部門的服務器上歸檔。這樣通過將傳統(tǒng)的紙質檔案逐步轉化為電子檔案，極大簡化檔案收集、編輯、存儲、調用等工作程序，從而提高文書檔案管理效率。同時，提高信息化管理程度，能極大減少文書檔案人員的工作量，讓他們從繁重的手工勞動中解放出來，有時間去思考如何提高文書檔案管理水平的方法。信息化管理也能避免由手工管理所造成的人為錯誤，確保檔案信息的完整性與準確性，從而提高文書檔案的利用價值與有效利用率。

（三）轉變服務理念，推行特色服務

檔案工作者要逐步摒棄過去坐在家里等人上門查檔的觀念，要變被動坐等服務為積極主動上門服務。同時，要借助互聯(lián)網(wǎng)技術，主動與其他檔案機構、企事業(yè)單位合作，實現(xiàn)電子檔案的互連互通，共享文書檔案資源。通過開展遠程服務，將檔案服務范圍進一步拓寬，使服務層次也更加深入。檔案管理員要堅持檔案工作服務于本單位黨政、經(jīng)營、生產(chǎn)、安全等方面的創(chuàng)新，實際上就是要將文書檔案的各項服務功能都挖掘開發(fā)出來。這要求檔案管理員要增強創(chuàng)新意識，主動拓展服務領域，創(chuàng)新服務方式。對現(xiàn)有的文書檔案資源進行充分整合與開發(fā)、加工，使其成為公眾所需的優(yōu)質檔案資料。在整理檔案的過程中檔案員可結合本單位實際情況，采用單展史、大事記匯編等方式來保存文書檔案。通過檔案來宣傳與總結本單位好的經(jīng)驗與業(yè)績，并為管理層提供決策依據(jù)。

（四）在文書檔案工作中融入風險管理的意識

在當前文書檔案管理工作中需要樹立風險意識，特別是在當前文書檔案信息化建設過程中，存在較多的不安全隱患，因此要求檔案管理人員要通過制定具體技術措施來提高文書檔案信息的安全性和保密性。如在當前事業(yè)單位構建文書檔案系統(tǒng)過程中，可以在內部辦公自動化網(wǎng)絡中設置具體的網(wǎng)絡防護，實現(xiàn)技術網(wǎng)絡隔離，即通過采用路由器技術來對一些不安全IP地址進行屏蔽。同時通過防火墻隔離模式來對網(wǎng)絡進行凈化和管理，有效的降低網(wǎng)絡中不安全因素的發(fā)生幾率，建立一個綠色、安全的網(wǎng)絡工作環(huán)境，以此來保證文書檔案信息的安全。同時還要針對不同文書檔案信息的需求來對其進行存儲，并做好備份工作，確保信息存儲的安全性和交流性。

（五）建立一支現(xiàn)代化的文書檔案管理隊伍

針對于當前形勢下文書檔案管理工作的漏洞，相關部門要從管理人員的角度出發(fā)，通過建立相應的規(guī)章制度，進一步明確檔案管理人員的工作職責。同時，制定嚴謹?shù)奈臅鴻n案一體化實施辦法，通過開展相應的講座、系列知識培訓、課程學習、實踐教育等方面。提高工作人員的業(yè)務素質和綜合能力，確保文書檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展。要本著“高質量、嚴要求”的檔案管理原則，促進文書檔案管理工作隊伍的綜合水平，讓他們不但具有充足的管理經(jīng)驗，還要熟練掌握電子信息化檔案管理技術，有效的提高文書檔案管理的信息化水平。

三、結束語

文書檔案管理具有較強的政策性、專業(yè)性和保密性特點，因此要求檔案管理人員要具有責任意識和扎實的專業(yè)知識。同時各事業(yè)單位還要對文書檔案管理工作給予充分的重視，在實際工作中能夠基于多方面對其進行創(chuàng)新和優(yōu)化，充分的運用現(xiàn)代科學技術來加快推動文書檔案工作的自動化和智能化發(fā)展，全面提高文書檔案管理的質量，使其更好的服務于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻

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