城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的探索

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的正面影響下，城建檔案管理工作模式發(fā)生了翻天覆地的變化。為了進(jìn)一步提升工作的實(shí)效性，主張通過(guò)信息技術(shù)轉(zhuǎn)變檔案管理方法，電子檔案的出現(xiàn)讓紙質(zhì)檔案?jìng)涫軟_擊。本文將分析城建檔案紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)現(xiàn)并行管理的相關(guān)問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際的情況加以分析，全面的了解現(xiàn)狀和亟待改進(jìn)的方面，為保證二者實(shí)現(xiàn)有效銜接，需要慎重的分析其合理性，以此推動(dòng)城建檔案管理工作的整體發(fā)展態(tài)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理

電子信息網(wǎng)站的出現(xiàn)使得城建檔案管理工作面臨著重要的轉(zhuǎn)折。對(duì)于城市居民來(lái)說(shuō)，城建檔案的管理意義重大，這關(guān)系到城市未來(lái)的發(fā)展前景和以往的精神面貌，因此其重要性備受矚目[1]。在信息技術(shù)的推動(dòng)作用下，電子檔案和紙質(zhì)檔案的沖突亟待解決，想要穩(wěn)步的推動(dòng)城市檔案管理的整體進(jìn)步，需要實(shí)現(xiàn)二者的有效銜接，保證更好的發(fā)揮出各自的優(yōu)勢(shì)。

一、城建檔案紙質(zhì)檔案及電子檔案自身的特點(diǎn)分析

目前來(lái)看，城建檔案管理工作的重要性受到關(guān)注，在信息化時(shí)代的影響之下，電子檔案的出現(xiàn)給紙質(zhì)檔案帶來(lái)沖擊，隨著城市化進(jìn)程的加快，紙質(zhì)檔案的工作效率無(wú)法滿足其根本的需要，應(yīng)該在分析基本趨勢(shì)的前提下，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)相互連接，保證更好的為城建檔案管理工作創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件。

（一）紙質(zhì)檔案信息完整且真實(shí)

紙質(zhì)檔案誕生的時(shí)間較早，對(duì)比于電子檔案來(lái)說(shuō)歷史悠久，在檔案生命的延續(xù)中，紙質(zhì)檔案更久遠(yuǎn)，為城市的進(jìn)一步發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)[2]。原始檔案的記錄多采用手寫(xiě)，因此可以將信息的真實(shí)性還原出來(lái)，同時(shí)也彰顯出獨(dú)特的憑證價(jià)值。對(duì)比于電子檔案來(lái)說(shuō)，這種紙質(zhì)檔案上的手工文字和具有法律效力的印章更勝一籌。

（二）紙質(zhì)檔案具有局限性

但是紙質(zhì)檔案也存在著基本的局限性，在時(shí)間的推移下，紙質(zhì)檔案上原有的印記會(huì)逐漸的淡化，甚至于受到溫度和濕度的影響，造成部分檔案資料的丟失，為了保證檔案信息的完整性，需要及時(shí)的借助于電子檔案的優(yōu)勢(shì)，將相關(guān)的信息錄入到計(jì)算機(jī)中，由此延長(zhǎng)檔案信息的期限。

（三）電子檔案具有時(shí)效性

城建檔案管理工作講求時(shí)效性，同時(shí)重視使用效率。其不同于其他領(lǐng)域的檔案資料，多數(shù)情況下，需要借助于文字、聲音及圖形等加以記錄，受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的時(shí)效性影響，在對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄時(shí)，難以靈活的運(yùn)用多種形式加以整合，這就給電子檔案的誕生創(chuàng)造了契機(jī)[3]。電子檔案可以通過(guò)多次的記錄和輸出，將相關(guān)的檔案信息予以完善，為后續(xù)的查詢和利用提供便利的條件。

（四）電子檔案可實(shí)現(xiàn)信息共享

電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，對(duì)于城建工作來(lái)說(shuō)，涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，需要忽略時(shí)間和空間上的限制，隨時(shí)隨地的查閱到檔案中的信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在上述工作中表現(xiàn)出了局限性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的隨時(shí)共享，因此需要考慮電子檔案的優(yōu)越性，通過(guò)分析其跨越時(shí)間和空間的障礙，滿足多名用戶共同閱讀和使用的需求，可從最大的程度縮減了用戶們的等待時(shí)間。

二、城建檔案紙質(zhì)檔案及電子檔案并行管理的對(duì)策

（一）明確基本的應(yīng)用原則

在城建檔案管理工作具體落實(shí)的過(guò)程中，應(yīng)該重視有序且規(guī)范的工作流程，這是開(kāi)展工作的必要條件。只有層次分明的檔案管理體系，才可以更好的落實(shí)管理工作的任意環(huán)節(jié)，由此為整體工作的開(kāi)展?fàn)I造出良好的空間。在現(xiàn)階段，城建檔案管理工作需將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效銜接，實(shí)現(xiàn)并行管理模式，將其自身的優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái)，保證可以揚(yáng)長(zhǎng)避短，通過(guò)打造出的先進(jìn)管理層，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代化電子技術(shù)的完美融合，推動(dòng)檔案管理工作的整體進(jìn)程[4]。不管是哪一個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員，需要將城建檔案工作做到有章可循，在雙檔并行管理的過(guò)程中，構(gòu)建起精細(xì)化的管理團(tuán)隊(duì)，將團(tuán)隊(duì)合作的優(yōu)勢(shì)全面凸顯出來(lái)。

（二）注重并行管理模式的有效利用

在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)該合理的選擇并行管理的模式，重視服務(wù)手段上的創(chuàng)新與改革。城建檔案管理工作的基本目標(biāo)就是在后續(xù)需要使用檔案資料的時(shí)候，能夠及時(shí)的通過(guò)查詢信息尋找到突破點(diǎn)，因此在實(shí)際工作中，不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)該嚴(yán)格的落實(shí)服務(wù)到位的準(zhǔn)則，保證更好的對(duì)雙檔管理工作和操作人員及時(shí)展開(kāi)培訓(xùn)，結(jié)合著整體的工作進(jìn)程引導(dǎo)著相關(guān)的工作人員扎實(shí)掌握專業(yè)的知識(shí)，由此為檔案事業(yè)的進(jìn)步和可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（三）建立健全規(guī)章制度

在開(kāi)展相關(guān)工作的時(shí)候，應(yīng)該重視與時(shí)俱進(jìn)的原則，通過(guò)正確的方式，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案準(zhǔn)確分析，不可以一味的否認(rèn)其存在的優(yōu)勢(shì)，在具體應(yīng)用電子檔案的時(shí)候，應(yīng)該明確簽字、印章等實(shí)物存在的必要性，當(dāng)制作完電子檔案之后，必須要依照合理的標(biāo)準(zhǔn)分類展開(kāi)歸檔整理[5]。在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該以科學(xué)的規(guī)章制度為根本，通過(guò)其發(fā)揮出的規(guī)范作用，讓電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，保證為檔案管理工作的整體運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。城建檔案管理工作應(yīng)該全面的分析城建檔案中涵蓋的基本內(nèi)容，結(jié)合其日后的發(fā)展態(tài)勢(shì)，轉(zhuǎn)變思想觀念，確保電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和諧有序并行。

結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)和信息資源逐漸增多的今天，電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案造成了巨大的沖擊，但是不可以一味的忽視紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，抬高電子檔案的優(yōu)越性，應(yīng)該慎重分析兩者的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，適當(dāng)?shù)囊?guī)避其缺點(diǎn)的出現(xiàn)，將兩者合理的聯(lián)系到一起，在城市檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，積極的將電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)并行管理模式的基礎(chǔ)上，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，以此維護(hù)城建檔案的工作流程，確保其更好地為城市發(fā)展出謀劃策。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉瑞欣.城建檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對(duì)策探討[J].城建檔案，2017（12）：49-51.

[2]高珊.城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理初探[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017（23）：213.

[3]王蕾.城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理初探[J].城建檔案，2016（06）：48-49.

[4]姚鳴蕾.探索城建檔案“三位一體”管理——以太倉(cāng)市建設(shè)檔案館為例[J].檔案與建設(shè)，2015（06）：77-80.

[5]王權(quán)民，張顏.城建檔案信息全電子化管理的必要性與可行性分析[J].城建檔案，2013（01）：19-22.

作者簡(jiǎn)介：劉東風(fēng)（1967.10）女，民族：漢族，籍貫：湖北省武漢，學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)，主要從事城建檔案的管理工作，單位：武漢市東西湖區(qū)城市建設(shè)檔案館。