民辦高職學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)知情況調(diào)查報(bào)告

張馨元 張麗

【摘要】本項(xiàng)研究選擇四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院的部分在校生作為調(diào)查對(duì)象，從檔案管理規(guī)定、學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)容的了解程度和學(xué)生檔案與個(gè)人職業(yè)生涯的關(guān)系三個(gè)方面進(jìn)行調(diào)查，統(tǒng)計(jì)分析目前民辦高職在校生對(duì)學(xué)生檔案的了解情況，以此促進(jìn)學(xué)生檔案材料的良性積累。

【關(guān)鍵詞】高職學(xué)生 學(xué)生檔案 認(rèn)知調(diào)查

【中圖分類號(hào)】G715 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）18-0245-02

提高學(xué)生的檔案意識(shí)是高校檔案部門都關(guān)注的事情，而民辦高職院校在檔案管理方面的舉措稍晚于公辦院校，加之民辦高職類院校學(xué)生的生源構(gòu)成情況復(fù)雜，不同類型學(xué)籍的學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度有所不同，因此調(diào)查民辦高職學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案的了解情況也成為提高學(xué)生檔案意識(shí)的一個(gè)首要任務(wù)。筆者在四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院開展了關(guān)于“民辦高職學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)知情況”的調(diào)查。

一、調(diào)查基本情況

本次調(diào)查活動(dòng)以問卷形式展開，從2017年11月20日——2017年11月30日，歷時(shí)10天。調(diào)查對(duì)象為四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院一至三年級(jí)的在校大學(xué)生，共發(fā)放問卷828份，回收828份，回收率100%，其中不同學(xué)籍類型和不同年級(jí)參與調(diào)查的人數(shù)及比例，如表1所列。

二、調(diào)查結(jié)果與分析

問卷內(nèi)容分為三個(gè)板塊：對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容的了解情況、對(duì)學(xué)生檔案管理規(guī)定的熟悉程度、學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案與職業(yè)生涯關(guān)系的認(rèn)識(shí)，共設(shè)33道選擇題。

對(duì)學(xué)生檔案的了解，首先要建立在學(xué)生本人是否知道“學(xué)生檔案”，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，隨著年級(jí)的增長(zhǎng)，知道或者對(duì)學(xué)生檔案有一定了解的逐漸增多，大三58%，大二47%，大一45%。有66%的學(xué)生對(duì)檔案的印象來自于“從高中學(xué)校轉(zhuǎn)出時(shí)”，在大學(xué)期間的檔案不甚了解。

1.大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容的了解情況

對(duì)學(xué)生檔案包括的內(nèi)容，有80%的學(xué)生認(rèn)為部分了解，12%的學(xué)生完全不了解，8%的學(xué)生非常清楚。為進(jìn)一步調(diào)查學(xué)生對(duì)放入學(xué)生檔案的主要內(nèi)容是否真正清楚，挑選了五項(xiàng)具體內(nèi)容（高中高考材料、黨團(tuán)組織材料、入學(xué)體檢表、受處分的個(gè)人文件、解除或撤銷處分之后處分文件的處置）分別進(jìn)行提問。

對(duì)于高中高考材料和黨團(tuán)組織材料、入學(xué)體檢材料，超過半數(shù)以上的學(xué)生認(rèn)為應(yīng)該入檔；處分文件有42%的人認(rèn)為需要視情況決定是否放入學(xué)生檔案內(nèi)，16%的人認(rèn)為不應(yīng)該裝檔；解除或撤銷處分后，有55%的學(xué)生認(rèn)為處分文件應(yīng)該從學(xué)生檔案中取出，有35%的學(xué)生認(rèn)為視情況而定。由此可以看出，絕大部分學(xué)生對(duì)于事關(guān)個(gè)人榮譽(yù)方面的檔案內(nèi)容非常在乎，不希望留有污點(diǎn)。

在關(guān)于歸檔材料的紙張及文字書寫要求方面的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有86%的學(xué)生知道用碳素墨水書寫，但仍有選擇用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫的；有74%的學(xué)生知道檔案材料不能用復(fù)印件代替原件裝檔，但在筆者對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行整理歸檔的實(shí)際工作當(dāng)中，仍有較多用復(fù)印件代替原件裝檔，或用熱敏紙歸檔的現(xiàn)象。

2.大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案管理規(guī)定的熟悉程度

對(duì)學(xué)生檔案管理規(guī)定的調(diào)查，主要針對(duì)學(xué)生檔案的查借閱、轉(zhuǎn)遞、遺失和對(duì)檔案法規(guī)的了解。

（1）學(xué)生檔案的查借閱

從表2中可以看出，有42%的學(xué)生沒有接觸過學(xué)生檔案，僅有3%的學(xué)生查借閱利用檔案3次以上。這說明在校大學(xué)生檔案利用率低。

能夠查借閱學(xué)生檔案的人員或部門一問中，選擇“學(xué)生管理部門、教學(xué)部門和輔導(dǎo)員”的占66%，選擇“學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”的占56%，對(duì)“持相關(guān)證明或介紹信的組織人事部門人員”的選擇最多，占78%。

在表3中反映了如果需要查借閱學(xué)生檔案，應(yīng)該選擇的部門。筆者所調(diào)查的四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)際學(xué)生檔案保管部門為“學(xué)工部”，僅有1%的正確選擇，說明絕大多數(shù)學(xué)生對(duì)這一情況是非常不了解的，有關(guān)部門有待加強(qiáng)宣傳。

在這部分的內(nèi)容，主要通過8個(gè)問題進(jìn)行調(diào)查。

問題1：你知道什么是學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞嗎？?jī)H有6%的學(xué)生回答很清楚，55%的學(xué)生了解一點(diǎn)，39%的學(xué)生完全不知道；

問題2：你知道畢業(yè)后你的學(xué)生檔案將被如何處理嗎？?jī)H有5%的學(xué)生很清楚，47%的學(xué)生了解一點(diǎn)，48%的學(xué)生完全不知道；

問題3和問題4分別假設(shè)學(xué)籍類型為高職和成人的情況，畢業(yè)后學(xué)生檔案合理的處置方法。

從表4中可以看出，高職學(xué)生僅有38%選擇D選項(xiàng)“一般情況，通過特殊渠道寄回生源地人才交流中心存放”，成人學(xué)生僅有24%選擇E選項(xiàng)“密封后自行攜帶，放至有保管權(quán)限的人事保管部門”；

問題5：如果畢業(yè)后進(jìn)入非公或民營企業(yè)，你的檔案應(yīng)存放在哪里？有50%的學(xué)生選擇存放在企業(yè)人力資源部門，15%的學(xué)生選擇存放在人才交流中心，4%的學(xué)生選擇存放在其他地方，還有31%的學(xué)生不知道應(yīng)該存放在哪里；

問題6：可以委托他人攜帶自己的檔案嗎？有73%的學(xué)生選擇不能委托，有27%的學(xué)生認(rèn)為可以委托；

問題7：國家正式許可的檔案轉(zhuǎn)遞方式是什么？35%的學(xué)生選擇“機(jī)要渠道”，43%的學(xué)生選擇“密封自帶”，22%的學(xué)生選擇特快投遞；

問題8：假如畢業(yè)了，你會(huì)考慮如何處置自己的檔案？其中選擇“放在學(xué)?！焙汀白约罕９堋钡姆謩e占26%和35%，超過一半的人數(shù)未做出正確選擇。

以上8個(gè)問題的調(diào)查說明絕大多數(shù)學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的方式、渠道、去向、保管形式等情況非常不了解，也反映出學(xué)生對(duì)畢業(yè)后自己的檔案漠不關(guān)心。

（3）學(xué)生檔案的遺失

有高達(dá)97%的學(xué)生認(rèn)為學(xué)生檔案的放棄或丟失會(huì)對(duì)未來的工作、生活造成影響，也有90%的學(xué)生認(rèn)為畢業(yè)后棄檔不合理，因?yàn)槟承┦马?xiàng)的辦理仍與學(xué)生檔案有關(guān)。在了解畢業(yè)后棄檔的原因時(shí)，“對(duì)檔案作用不了解”、 “覺得調(diào)檔太麻煩”、“有些用人單位對(duì)檔案不再要求”是主要原因，分別為84%、63%、47%?？梢姡m然大部分學(xué)生認(rèn)為學(xué)生檔案重要，但在未用到時(shí)并不愿意花費(fèi)時(shí)間和精力去管理。

（4）大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案法規(guī)的了解

有47%的學(xué)生從不知道與學(xué)生檔案有關(guān)的法律、法規(guī)或者制度，46%的學(xué)生知道一點(diǎn)，只有7%的學(xué)生知道，反映出學(xué)生在學(xué)生檔案法規(guī)方面的知識(shí)匱乏；有高達(dá)92%的學(xué)生認(rèn)為在校期間應(yīng)該接受檔案知識(shí)培訓(xùn)。從以上兩個(gè)問題可以看出，大學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)非?？是?，卻不知道怎么獲取，以及獲取哪些方面的檔案知識(shí)。

3. 大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案與職業(yè)生涯關(guān)系的認(rèn)識(shí)

有52%的學(xué)生認(rèn)為學(xué)生檔案對(duì)未來的職業(yè)發(fā)展、個(gè)人生活方面有重要影響，有46%的學(xué)生認(rèn)為有一定影響，還有2%的學(xué)生認(rèn)為沒有太大影響。

表5是學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案今后會(huì)在哪些方面起到證明作用的了解，選擇不夠全面，這表明仍有相當(dāng)一部分同學(xué)對(duì)學(xué)生檔案在未來的職業(yè)生涯中的重要作用認(rèn)識(shí)不夠。

通過本次調(diào)查說明，學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生來說，神秘又可有可無，存在距離感，這也造成了學(xué)生檔案長(zhǎng)期利用率低，不受重視的局面。說到檔案，每個(gè)學(xué)生都認(rèn)為是重要的，但對(duì)學(xué)生檔案的實(shí)質(zhì)性了解缺乏，處于懵懂狀態(tài)，只知其一不知其二，雖重要，但不知如何重要，重要到何種程度，有時(shí)是錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。這就需要學(xué)生檔案工作者及有關(guān)部門，采用適合學(xué)生的方式和學(xué)生經(jīng)常關(guān)注的渠道進(jìn)行學(xué)生檔案的內(nèi)容、作用、制度的宣傳，讓學(xué)生和自己的檔案熟悉起來，關(guān)注自己的成長(zhǎng)，關(guān)注成長(zhǎng)過程中的檔案積累。