試論新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

趙福金 李瓊

摘 要：隨著信息化，科技化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。因此，信息化和現(xiàn)代化已經(jīng)成為企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心，這是企業(yè)檔案管理適應(yīng)整個(gè)社會發(fā)展所做出的改變。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)；檔案工作

一、檔案服務(wù)工作在新形勢下出現(xiàn)的新問題

（一）檔案服務(wù)思想發(fā)生了新的變化

黨和國家提出了建設(shè)服務(wù)型社會、服務(wù)型政府的要求，這是從根本上提出了解決服務(wù)思想的問題，無論做什么工作都要把“服務(wù)”思想放在重要位置，檔案服務(wù)思想也不例外。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)思想只是體現(xiàn)在做好檔案資料的提供利用上，而不是從服務(wù)的深度和廣度去理解檔案服務(wù)問題，新形勢下的檔案服務(wù)工作應(yīng)從深度和廣度上去理解，也就是說檔案服務(wù)這個(gè)概念已經(jīng)滲透到了檔案工作的各個(gè)領(lǐng)域，檔案事業(yè)的每一項(xiàng)工作都需要有良好的服務(wù)，現(xiàn)在再停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的服務(wù)理念，用過去的強(qiáng)制式、行政命令式的方式、方法處理新形勢下檔案服務(wù)問題的思想已經(jīng)不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要了。

（二）檔案服務(wù)領(lǐng)域發(fā)生了新的變化

現(xiàn)在的檔案服務(wù)這一工作已經(jīng)不僅僅局限于為相關(guān)人員提供數(shù)據(jù)支持方面，而是延伸到了整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。這一概念的具體服務(wù)方向可以分為兩個(gè)方面來論述。首先，從微觀上說就是對檔案工作的環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致完善的服務(wù)，這其中包括檔案的收集，相關(guān)數(shù)據(jù)的分類整理，數(shù)據(jù)間的聯(lián)系等，這其中還有最重要的一點(diǎn)就是對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，進(jìn)而對需求人員進(jìn)行專業(yè)化的指導(dǎo)。只有這樣才能保障檔案數(shù)據(jù)不僅有量，而且有質(zhì)。其次，從宏觀上要做好檔案的合理調(diào)配，并在檔案規(guī)劃初期就制定好歸檔計(jì)劃，根據(jù)事件，部門等進(jìn)行合理劃分，不僅對數(shù)據(jù)需求人員有一定的尋找方向，更能指出檔案規(guī)整的規(guī)劃形式，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展有據(jù)可循，指明檔案管理事業(yè)的大方向。再次，要從發(fā)展的角度看現(xiàn)狀，檔案事業(yè)現(xiàn)階段主要服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)以及大型的企事業(yè)單位，但這是有局限的，我們應(yīng)該積極的拓寬渠道，發(fā)展現(xiàn)有的小經(jīng)濟(jì)體，社會團(tuán)體，專業(yè)協(xié)會等，在保證現(xiàn)有檔案事業(yè)有條不紊的前提下，逐步打開渠道，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。這樣，不僅能促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)劃的合理性，也能更加貼切的了解和改善民生。

（三）檔案服務(wù)方式發(fā)生了新的變化

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式主要是依靠打電話、發(fā)傳真或者是面對面的指導(dǎo)等，也可以說檔案服務(wù)是被動的服務(wù)，等著顧客上門尋求幫助。那么在新的新形勢下，這種服務(wù)方式發(fā)生了改變，這種服務(wù)方式的改變主要是源于網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案的建立實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案的服務(wù)方式變的更加主動，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、以應(yīng)用軟件為手段，利用數(shù)據(jù)庫共享資源，給廣大用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？梢哉f，新的檔案服務(wù)方式相比舊的服務(wù)方式發(fā)生了翻天覆地的變化。

二、新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

（一）創(chuàng)新服務(wù)手段，提高現(xiàn)代化服務(wù)水平

檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案利用的目的，是滿足黨和政府各項(xiàng)工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發(fā)、傳遞給利用者，激活檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享?？赏ㄟ^以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)手段，提高現(xiàn)代化服務(wù)水平：首先是利用網(wǎng)絡(luò)，開展網(wǎng)上服務(wù)，建立檔案館網(wǎng)站，讓用戶能夠自主的通過檔案館網(wǎng)頁實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索、查閱功能；其次是建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，電子文件數(shù)據(jù)管理中心具有內(nèi)容豐富、覆蓋面廣、利用率高等優(yōu)勢，能夠有效實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化

檔案信息化是檔案管理的大趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理手段已遠(yuǎn)不能滿足人們對檔案服務(wù)的需求。所以說要創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，就要創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，要求文書檔案的管理必須要與現(xiàn)代科技相結(jié)合，使得文書檔案的管理變得更高效化。文書檔案的創(chuàng)新管理要求能夠充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化、電子化。

（三）創(chuàng)新高質(zhì)素人才，提升檔案管理水平

隨著檔案管理的信息化，電子檔案越來越國際化，這就對檔案管理人員提出了新的要求。檔案管理涉及的領(lǐng)域越來越豐富，例如外文檔案、涉外檔案等專業(yè)性的檔案。這就需要專業(yè)的檔案管理人員，所以一定要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和選拔，根據(jù)工作的具體需要培養(yǎng)一批具有較高綜合素質(zhì)、較強(qiáng)綜合能力、較高外語能力、較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識水平的復(fù)雜性人才，當(dāng)然這一切的前提是具有良好的檔案管理知識。

三、結(jié)束語

文章對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進(jìn)行研究探討，主要是在企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標(biāo)，同時(shí)要求企業(yè)檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時(shí)更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務(wù)模式，最終使檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展的總體戰(zhàn)略目標(biāo)。

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