基于大數(shù)據(jù)時代下行政單位的檔案管理工作

王維思

摘 要：新時期互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展日益改變著人們的生活，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，各行各業(yè)都面臨龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)，所以行政檔案管理建設(shè)顯得非常重要。基于此，本文首先針對大數(shù)字時代對行政檔案管理工作的影響進(jìn)行分析，通過制定科學(xué)的機(jī)制、加強(qiáng)檔案監(jiān)管、提升管理人員的素養(yǎng)及利用現(xiàn)代技術(shù)四種對策來完善行政檔案管理工作，希望能夠?yàn)樾姓挝粰n案管理工作提供有效的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 行政檔案管理 電子檔案

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

引文

中國傳統(tǒng)的行政檔案信息建設(shè)已經(jīng)持續(xù)了20多年，面對大數(shù)據(jù)時代的到來，科學(xué)技術(shù)的革新，把握好科技的技術(shù)化，有效的和行政檔案方面的工作相聯(lián)接，讓重要而零散的檔案資源變得科學(xué)有序高效化利用，是改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的科學(xué)發(fā)展方向。

一、淺談大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響

1.方便了電子檔案的鑒定和索引

傳統(tǒng)的行政檔案管理存在著檔案資料分布凌亂，信息查閱速度緩慢，對空間存儲的要求過高，需要花費(fèi)大量的人力物力和財力等等問題。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，科技化管理技術(shù)的投入，有效的解決了傳統(tǒng)行政工作面臨的問題。為行政類管理工作提供各種優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，改善了服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化了服務(wù)效率。也在很大程度上幫助行政管理人員節(jié)省時間，能夠在新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域發(fā)展。例如，以往工作人員在查找資料的時候，需要在資料庫從前到后一點(diǎn)一點(diǎn)的翻尋，如果是新的工作人員，還要花費(fèi)大量的時間熟悉資料的位置。不同以往，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)平臺云計(jì)算等數(shù)據(jù)化媒體技術(shù)，在電腦的瀏覽器中直接輸入自己要檢索的資料，就可以對其資料進(jìn)行準(zhǔn)確的定位。相信很多人有切身實(shí)際的感受，在去人事局辦理事務(wù)時，往往聚集很多辦理業(yè)務(wù)的客戶，按號排隊(duì)等候已成為常態(tài)，辦理人員忙得不可開交，還會遭到客戶的投訴。通過對信息數(shù)據(jù)化的編輯和存儲，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，人們可以獨(dú)立完成要辦理的業(yè)務(wù)。

2.幫助緩解非結(jié)構(gòu)化信息的處理難題

非結(jié)構(gòu)化信息是指紙質(zhì)信息，數(shù)值化的視頻圖片等等信息。在非結(jié)構(gòu)化信息的處理上，一些視頻圖片的數(shù)據(jù)信息，格式上互不兼容，對整體資料的管理帶來很大的操作難度。而對于紙質(zhì)版信息，作為信息溝通的重要工具，在許多業(yè)務(wù)流程中仍扮演著重要角色。給大家舉些實(shí)際例子。比如說，人們在銀行辦理銀行開戶等業(yè)務(wù)時，需要用很多的紙張?zhí)顚懴嚓P(guān)信息；在流通貿(mào)易交付貨物時，人們需要各種紙質(zhì)證明單。人們在不知不覺中已經(jīng)造成了紙張的大量浪費(fèi)，還降低了辦事效率。但面對信息科技的發(fā)展，通過使用電子化的服務(wù)模式，即方便又快捷高效，可以在很大程度上實(shí)現(xiàn)資源有效配置，給人們的日常生活帶來方便。通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，行政部門和其他部門間還可以建立信息共享制度，確保企業(yè)內(nèi)部人員的信息隨時更新和有效維護(hù)，這樣部門之間的配合更加協(xié)調(diào)，也可以有效的建立監(jiān)督，其他部門人員對行政人員作出評估，即加強(qiáng)了彼此間的聯(lián)系也促進(jìn)了有效的監(jiān)督[1]。

二、基于大數(shù)據(jù)時代提高行政單位檔案管理工作的對策

1.制定科學(xué)的檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時代下，保證信息的安全是檔案管理工作中的重點(diǎn)。因此，人們要加強(qiáng)完善檔案信息管理制度，來確保檔案的私密性和安全性保護(hù)?？梢詮囊韵聨c(diǎn)來完善機(jī)制建設(shè)。（1）提高員工的防范意識，避免因操作不當(dāng)引起檔案泄露事件的發(fā)生。（2）完善信息安全監(jiān)管制度，按照實(shí)際情況進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)。（3）加大檔案資金管理投入，聘請專職人員對網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全系統(tǒng)維護(hù)和時效性更新，檢測存在的安全隱患，防止不法分子的侵害。（4）政府相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，讓檔案工作能夠安全有序的開展。

2.對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)監(jiān)管

對檔案工作的監(jiān)督管理也是提高管理化水平的重要指標(biāo)。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，企業(yè)行政內(nèi)部重要資料的流失，會給企業(yè)單位造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在行政監(jiān)管方面也不可掉以輕心。（1）直接建立監(jiān)管關(guān)系，保持監(jiān)管渠道暢通。（2）引導(dǎo)企業(yè)規(guī)范檔案行為，必須符合國家的法律法規(guī)，相關(guān)政策規(guī)定。（3）加強(qiáng)執(zhí)法檢測，要求企業(yè)內(nèi)部爭強(qiáng)檔案法制意識。（4）堅(jiān)持分類指導(dǎo)的原則，應(yīng)尊重個體差異，堅(jiān)持實(shí)事求是。（5）發(fā)揮典型的示范作用，要保持敏銳的洞察力，善于發(fā)現(xiàn)典型，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，把好做法好經(jīng)驗(yàn)推廣到企業(yè)中去（6）企業(yè)間組織工作經(jīng)驗(yàn)交流與協(xié)作，可以取長補(bǔ)短，少走彎路，達(dá)到事半功倍的效果。

3.提升檔案管理人員的綜合水平

對于大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員的水平是對工作效率考核的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，有效的利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，直接影響人們對行政檔案的管理水平。首先，對內(nèi)部檔案管理人員，要加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要多樣化，系統(tǒng)化和高效化。其中包含對軟件的應(yīng)用，具體的工作流程和資料的便捷收集技術(shù)等培訓(xùn)。其次，面對招聘的新員工，要多角度進(jìn)行考量評估，有效的幫助新員工利用新技術(shù)進(jìn)行穩(wěn)而準(zhǔn)的管理。從整體上提升檔案行政管理人員的綜合素質(zhì)。

4.利用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案管保存水平

在大數(shù)據(jù)時代下，引入現(xiàn)代化的新技術(shù)，人們可以更新和完善對原有數(shù)據(jù)檔案信息的維護(hù)。企事業(yè)單位和科技公司進(jìn)行溝通合作，利用虛擬數(shù)值化，云存儲等新技術(shù)，根據(jù)自身的實(shí)際情況制定適合行政管理工作的相關(guān)程序和辦公軟件。在此基礎(chǔ)上，改進(jìn)和規(guī)范文件檔案的管理工作流程，來完善內(nèi)部控制模式，確保檔案的安全。比如說，傳統(tǒng)主要以手工操作完成檔案的收集整理、編目鑒定、保管編研統(tǒng)計(jì)等方面工作，現(xiàn)在應(yīng)用以數(shù)字為載體的現(xiàn)代技術(shù)，從原有的實(shí)體檔案管理到現(xiàn)代對信息資源的管理，實(shí)現(xiàn)對資源的高效管理模式[2]。

結(jié)語

行政管理檔案涉及的資源面比較的廣泛，所以，在大數(shù)據(jù)化的今天，利用數(shù)據(jù)化的科技加強(qiáng)對檔案的管理，對行政檔案管理影響具有深刻重大的意義。要實(shí)行有效的監(jiān)督管理機(jī)制，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量優(yōu)化，科學(xué)的管理模式。讓我們對不同行業(yè)的過去現(xiàn)在和未來有更充分的把握，更好的判斷當(dāng)前的實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)解決問題。

參考文獻(xiàn)

[1]舒濤，趙永鑫.大數(shù)據(jù)時代檔案工作的挑戰(zhàn)與展望[J].西南民族大學(xué)學(xué)報，2014.

[2]丁國永.大數(shù)據(jù)時代對檔案工作影響及應(yīng)對策略研究[J].蘭臺世界，2014.