數(shù)字化時代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構建

李亮亮

摘 要：數(shù)字化時代的到來，為醫(yī)院檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機遇，通過數(shù)字化技術不僅可以提高檔案管理效率，而且也能夠確保檔案管理質量?；诖?，本文首先介紹了醫(yī)院檔案管理工作的內容與特點，其次分析了我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，最后從傳統(tǒng)觀念、管理人員素質、管理模式、檔案利用率以及數(shù)字化技術的利用等方面對檔案管理模式進行了構建，具有重要的參考價值。

關鍵詞：數(shù)字化時代；醫(yī)院辦公室；檔案管理模式

引言：檔案管理是醫(yī)院經營管理的重要組成部分，完整、準確的檔案資料可以為醫(yī)院的重大決策提供科學依據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展的助推器。數(shù)字化時代的到來，為醫(yī)院檔案管理在管理觀念與意識、平臺建設以及制度等方面都提出了較高的要求，很明顯，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法有效滿足這些要求。所以對于醫(yī)院而言，有必要抓住數(shù)字化時代的機遇，創(chuàng)新自己的管理理念，通過數(shù)字化技術對檔案管理模式進行創(chuàng)新與完善。

1 檔案管理工作內容與特點

醫(yī)院檔案的主要組成部分是文件，具體來源于下述幾個方面：上級部門所下發(fā)的文件，例如條例制度以及法律法規(guī)等；醫(yī)院頒發(fā)的文件，比如印制稿以及簽發(fā)稿等，同時還包括一些請示與批復文件；醫(yī)院領導的會議講話、會議紀要、會議照片以及會議錄像等資料；醫(yī)院工作條例、規(guī)章制度、規(guī)劃、報告、計劃以及總結等資料；重要傳真與信件資料；醫(yī)院事記、榮譽、年鑒以及獎勵等資料；合同以及協(xié)議等資料。對于醫(yī)院辦公室而言，主要是對上述文件進行處理，比如文件收發(fā)、文件流轉、文件催辦、文件歸檔等。

在醫(yī)院當中，辦公室屬于核心部門，具有統(tǒng)籌協(xié)調、上傳下達的作用，對內主要是對醫(yī)院領導以及其他科室等提供服務，對外主要是對上級部門以及相關管理部門等進行聯(lián)系。所以，辦公室檔案具有形式多樣、內容復雜以及覆蓋面積廣等特點，因此有必要通過數(shù)字化技術對醫(yī)院檔案進行科學管理，以提升它的利用率[1]。

2 檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，從我國醫(yī)院辦公室的檔案管理現(xiàn)狀來看，還存在一些問題。在一些醫(yī)院當中，檔案管理者并不是檔案管理專業(yè)的，并且也沒有經過專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓，因此在工作中經常會出現(xiàn)檔案沒有及時歸檔、資料長期積壓等問題，甚至出現(xiàn)了檔案丟失的現(xiàn)象，為檔案的查詢與利用造成了嚴重影響。另外，部分醫(yī)院在進行檔案管理時，還只是簡單地進行計算機錄入，功能比較單一，在檔案記錄、檔案保存等方面浪費了大量時間，檔案管理仍局限于人工收集狀態(tài)，在一定程度上降低了檔案管理工作的效果。

3 數(shù)字化時代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式

3.1 創(chuàng)新傳統(tǒng)觀念

在傳統(tǒng)觀念的長期影響下，很多醫(yī)院都比較注重臨床科室的經營，而沒有提升對檔案管理工作的重視，因此也沒有對其進行相應的投入與規(guī)劃，限制了辦公室檔案管理的發(fā)展。所以在數(shù)字化時代背景下，醫(yī)院領導應該打破傳統(tǒng)觀念，增強對檔案管理工作的重視，并對其進行人力、物力以及財力等方面的投入，這是提升檔案管理水平的重要基礎。

3.2 提升管理人員素質

管理人員在檔案管理工作中占有重要地位，需要對檔案資料進行收集、分類以及歸檔等，能否對這些資料進行科學保存，確保它們的完整性，關乎著檔案的查閱與利用效率。所以，醫(yī)院需要投入一些資金與精力對管理人員進行專業(yè)化以及信息化等方面的培訓，提升他們的綜合素質與能力，進而確保檔案管理的質量。

3.3 突破傳統(tǒng)模式

在數(shù)字化時代背景下，醫(yī)院應該突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案信息庫進行建立與完善。管理人員可以結合醫(yī)院的實際情況，對各個環(huán)節(jié)以及各個科室的檔案資料進行收集，并將它們放入到統(tǒng)一的系統(tǒng)中進行保存，再對其進行分類，進而增強醫(yī)院檔案管理的科學化與系統(tǒng)化。同時也要及時更新系統(tǒng)軟件，確保系統(tǒng)運行效率，進而提升檔案管理效率，彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的耗時、費力等不足之處。對檔案信息庫進行建立與完善，是提升醫(yī)院檔案管理水平的前提條件。

3.4 提升檔案利用率

對文件進行歸檔的重要目的在于提升文件的利用率，所以在對文件進行歸檔時，應該對文件形成規(guī)律進行充分考慮，對內容以及保管年限等進行合理區(qū)分，對時間點、關鍵字等進行標注，進而為后續(xù)的檔案查閱與利用創(chuàng)造便利條件。

3.5 對數(shù)字化技術進行充分利用

在數(shù)字化時代背景下，在檔案管理工作中可以對各種數(shù)字化技術進行充分利用。各個科室可以通過各自的電腦終端實現(xiàn)對檔案信息的查找與利用，對申請流程進行簡化，在方便各個科室查詢的同時，也提升了檔案的利用率。

醫(yī)院要想對檔案管理進行數(shù)字化建設，筆者認為可以從下述幾個方面入手：第一，通過數(shù)字化技術對信息系統(tǒng)、醫(yī)院影像存檔系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、放射信息系統(tǒng)等進行有效整合，對檔案查詢系統(tǒng)、服務共享平臺等進行完善，從檔案檢索以及檔案編研等方面對檔案進行統(tǒng)一管理，同時也要做好檔案管理的跟蹤與監(jiān)管工作；第二，對檔案數(shù)據(jù)庫進行充分利用，對檔案管理進行科學評價，尤其是對臨床醫(yī)療以及醫(yī)學研究等方面的評價；第三，對云計算以及大數(shù)據(jù)技術等進行充分利用，可以建立“醫(yī)療云”，在深入開發(fā)與加工醫(yī)院檔案信息的基礎上，為各個科室提供檔案管理與利用的終端，提升檔案管理的實效性。同時，也應該對檔案查詢、檔案調取以及檔案使用等功能進行完善，全面發(fā)揮檔案對醫(yī)院的價值。另外，也應該確保檔案管理系統(tǒng)和居民健康檔案以及公共衛(wèi)生系統(tǒng)等的銜接，進而為患者、社會群眾以及醫(yī)務人員提供全方位的社會服務；第四，在數(shù)字化時代下，醫(yī)院也應該加強和其他醫(yī)院的檔案資源合作，通過計算機技術、互聯(lián)網技術等進行交流與協(xié)作，對檔案資源進行共享，進而為社會群眾提供優(yōu)質的醫(yī)療服務。

數(shù)字化時代雖然為醫(yī)院檔案管理工作帶來了便利，但是也存在一些潛在問題，例如網絡運行以及設備系統(tǒng)等方面的安全問題，如果文件被病毒攻擊，那么就會出現(xiàn)文件損毀、文件被盜等問題，所以管理人員應該做好備份工作，并對一些防病毒軟件進行靈活運用。在進行信息共享時，也應該對信息使用者的行為進行規(guī)范，可以為他們設置相應的使用權限。另外，醫(yī)院也可以對員工進行檔案信息安全建設、法律意識培養(yǎng)等方面的培訓，進而約束他們的檔案信息管理與使用行為，提升醫(yī)院檔案資源的安全性[2]。

4 結論

總而言之，完善檔案管理模式是數(shù)字化時代為醫(yī)院管理提出的新要求，也是醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展的必經之路。所以對于醫(yī)院而言，應該創(chuàng)新傳統(tǒng)觀念，增加檔案管理的投入力度，對先進的管理設備、管理技術等進行引進，突破傳統(tǒng)模式，對各種檔案資源進行統(tǒng)籌管理，同時也需要對檔案進行科學分類，提升它的利用率。另外，在數(shù)字化時代當中，也應該對數(shù)字化技術進行充分利用，對相關系統(tǒng)、相關平臺等進行完善，對檔案存儲環(huán)境、檔案管理流程以及信息存儲空間等進行不斷優(yōu)化，進而做好檔案的收集、分類、整合與歸檔工作，促進醫(yī)院的數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻

[1]張澄橙. 數(shù)字化時代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構建[J]. 信息記錄材料， 2016， 17（4）：82-83.

[2]鄒明超， 姜翠玉. 數(shù)字化時代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構建研究[J]. 經濟管理：文摘版：00182-00182.