財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)探討

梁燕儀

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化成了當(dāng)今世界的主要趨勢。為了保障財(cái)務(wù)信息安全并且方便管理，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理成為了一個(gè)必須面臨的問題，必須革新財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的方式方法，拓展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的途徑，為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作更有利開展打開門路。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的有效管理，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化管理，這就需要建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案電子管理系統(tǒng)。本文將探討財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化的主要內(nèi)容，并為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)提供參考建議。

關(guān)鍵詞：信息化管理；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案；建設(shè)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)性材料，它是單位財(cái)務(wù)經(jīng)營狀況和營收狀況的憑據(jù)，是單位重要的經(jīng)濟(jì)歷史數(shù)據(jù)；2016年1月新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案管理年限調(diào)整為10年和30年兩類，其中包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)原始憑證，財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿等重要資料。會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間的延長，務(wù)必使單位會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存空間上造成難以應(yīng)對(duì)的壓力。然而這些重要的資料對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展是不可缺少的，它是分析企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中定位及發(fā)展的有效途徑，它的重要性和產(chǎn)生存在的時(shí)效性使我們必須妥善安全的保存的。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案也是企業(yè)重要的機(jī)密資料，任何人不能擅自變更改動(dòng)，因而在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理的嚴(yán)密上就顯得尤為重要。鑒于此，現(xiàn)在援用原有檔案管理的條件擇優(yōu)保留外，必須革新財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式，建立先進(jìn)可靠的信息化系統(tǒng)來保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)，使財(cái)務(wù)檔案保管既安全又節(jié)約空間，又有利于歷史數(shù)據(jù)的利用。為此需要建立電子化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，建立方便高效安全的管理體系是保障財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作順利進(jìn)行的首要前提。

1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理

1.1 數(shù)據(jù)管理

新的《檔案法》明確了單位可以利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。數(shù)字化是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理最重要的一步，傳統(tǒng)的通過紙張保存檔案的方法不僅容易出現(xiàn)細(xì)菌蟲菌及丟失損毀的情況，而且不方面查找使用，大大降低了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員的工作效率，降低了企業(yè)的生產(chǎn)效率。建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，不僅為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案提供了安全的保障，而且在查詢檢索的過程中大大節(jié)省了時(shí)間，是在當(dāng)今快節(jié)奏工作方式下的重要選擇。

1.2 加強(qiáng)建設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

檔案的作用就是在必要之時(shí)發(fā)揮其關(guān)鍵性能，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化不但能夠提高工作效率，而且還能夠保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，不容易出現(xiàn)大的紕漏。而且在數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)距離傳輸方面也做到了方便快捷，兩地距離遠(yuǎn)的關(guān)聯(lián)企業(yè)需要在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案方面產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)完成，而且在不同的地域都可以完成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息的檢索查詢，省時(shí)省力。所以對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是有效管控財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息的重要手段，是提升管理水平的有效途徑。

1.3 建立輔助決策系統(tǒng)

當(dāng)一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要完成對(duì)于財(cái)務(wù)使用的決策時(shí)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)決策輔助系統(tǒng)。這樣的做法不僅僅能夠提高決策者的決策水平，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展奠定一個(gè)優(yōu)良的基礎(chǔ)，更可以提高管理者的決策效率，提高在決策時(shí)的準(zhǔn)確性，是企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性和安全性的保證。

2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)的方式

2.1 提升硬實(shí)力

2.1.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化的建設(shè)需要不斷提升網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)水平，這是保證檔案信息化的基本前提，并且會(huì)促進(jìn)檔案在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中的重要作用得以高效發(fā)揮。一個(gè)健康的網(wǎng)絡(luò)水平，不僅能為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息安全性保駕護(hù)航，還會(huì)大大減輕工作人員的工作壓力，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，是檔案數(shù)據(jù)體系建立的重要組成部分。

2.1.2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化的建設(shè)需要完成建設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的輔助決策系統(tǒng)。企業(yè)決策者需要通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案來分析企業(yè)的發(fā)展道路，在這個(gè)過程中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性就成了決策的關(guān)鍵。建立完善的輔助決策系統(tǒng)，不僅能夠幫助決策者更加便捷的完成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分析，為企業(yè)發(fā)展制定良好的發(fā)展戰(zhàn)略，而且還能夠同過數(shù)據(jù)分析，找到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中存在的問題，糾正決策者的偏差。面對(duì)如此巨大的工作項(xiàng)目，需要通過電腦科學(xué)和控制論進(jìn)行輔助，營造完善的輔助決策系統(tǒng)，它會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的處理，并且根據(jù)不同的工作狀況來確定不同的處理策略，這樣的輔助決策系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的有效管控，更可以保障財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

2.1.3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的戰(zhàn)略方針，所以其安全性要得到切實(shí)的保障，建立一套完整的控制體系是增強(qiáng)其可靠性的有效手段，還可以對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行透明的監(jiān)督。要想建立可靠的控制體系，必須對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行合理的監(jiān)控，并且在每個(gè)任務(wù)階段完成工作后進(jìn)行安全備份。

2.2 提升軟實(shí)力

2.2.1 制度是一個(gè)企業(yè)發(fā)展持久性保證的前提，所以要想完成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)，就必須制定有效的制度作為保障，這是一個(gè)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的基石，是完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理所必備的軟實(shí)力。首先要對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表體系進(jìn)行完善，因?yàn)樨?cái)務(wù)報(bào)表是財(cái)務(wù)狀況的真實(shí)反映，只有保證財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性才能為信息化管理提供一個(gè)基本的道路，所以提升財(cái)務(wù)報(bào)表的水平是制度制定以及實(shí)行的前提。其次就是提升核算體系的能力，以促進(jìn)管理控制體系的完善，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的每個(gè)環(huán)節(jié)上，實(shí)行有效的管控手段，避免出現(xiàn)紕漏，才能使得整個(gè)管理體系的建設(shè)更高效。

2.2.2 管理人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注重對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作的監(jiān)督，保證每一條數(shù)據(jù)有證可循，把企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況當(dāng)做放在心里時(shí)刻關(guān)注，這樣才能在整個(gè)管理體系上下一心，促進(jìn)管理體系的完善成熟。

2.2.3 對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息的利用是一件至關(guān)重要的工作，在電子化信息的時(shí)代，每一條數(shù)據(jù)的對(duì)比和整理都顯得輕而易舉，這樣使得決策者在分析企業(yè)財(cái)務(wù)狀況時(shí)更加清晰有條理，這是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式所不具備的優(yōu)點(diǎn)。與此同時(shí)還能給管理者制定企業(yè)的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略提供有效的參考，幫助其分析市場規(guī)律、經(jīng)濟(jì)規(guī)律，從而提升企業(yè)效益。

2.2.4 一個(gè)豐富的數(shù)據(jù)庫是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)的必要手段。以往傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理方式不但繁瑣低效，而且對(duì)于數(shù)據(jù)的分析處理是一個(gè)很麻煩的工作。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)中，一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以幫助工作人員解決這個(gè)難題，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料越豐富，就越有利于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作的進(jìn)行。

2.2.5 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)始終需要人的參與，這就需要提升管理人員的自身業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)一個(gè)系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)，能夠?qū)π畔⒒芾碇谐霈F(xiàn)的問題及時(shí)糾正，能夠根據(jù)自己的專業(yè)知識(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，這是所有工作開展的前提。

3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式，大多采用紙張進(jìn)行檔案的記錄與保存，這種方式不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且在記錄的過程中極容易出現(xiàn)誤差。大量的紙張會(huì)占用不少的存儲(chǔ)空間，為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的保存帶來了極大的不便。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)，節(jié)省了其存儲(chǔ)空間，利用先進(jìn)的電腦信息化就可以完成對(duì)于檔案的管理工作，而且在備份的時(shí)候，不必像紙張那樣需要手動(dòng)抄寫或者打印，通過數(shù)據(jù)的遷移就能夠準(zhǔn)確高效的完成，這是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式所不能比擬的地方，而且在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日益成熟的趨勢下，紙張檔案的保存管理方式必將逐步被替代。所以，及時(shí)建立起信息化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理模式，是一個(gè)企業(yè)在競爭中立于不敗治理的關(guān)鍵。

4 結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案的電子信息化管理是當(dāng)今世界的發(fā)展潮流，尤其是隨著當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，完成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)是一項(xiàng)勢在必行的任務(wù)，因?yàn)檫@不僅順應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流，更是我國完善市場經(jīng)濟(jì)的重要一環(huán)。這個(gè)過程需要不斷提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的科技水平，引進(jìn)前沿的科研成果，為管理體系的建立提供可靠的技術(shù)保障。同時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)人員應(yīng)該不斷提升自己的管理水平，告別傳統(tǒng)管理觀念，完成向信息化管理的轉(zhuǎn)變。

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