職業(yè)院校人事檔案管理問題與對策

章志梅

摘 要：隨著社會經濟的發(fā)展，信息技術的提高，各企事業(yè)單位人才流通速度加快，對人事檔案管理工作的要求也越來越高。作為教書育人的職業(yè)院校，對教職工的人事檔案管理更需要嚴格，不僅對教職工的一般資料，而且對其各項工作成績、綜合素質等均需要全面記錄。但當前的院校人事檔案管理中尚存在部分問題，本文即針對這些問題進行展開分析，并探討對策。

關鍵詞：職業(yè)院校 人事檔案管理 問題 對策

引言：人才，是這個世紀最熱門的話題，與最搶手的資源。本著“人才強國，人才強校”的戰(zhàn)略，各職業(yè)院校不斷招聘、引進人才，教職工隊伍日益壯大，作為院校人力資源規(guī)劃基石的人事檔案管理工作也引來了新的挑戰(zhàn)。

1職業(yè)院校人事檔案管理的重要性

1.1人事檔案在人才建設中的重要性

一份完整的人事檔案包括了每一名員工的個人信息，求學、任職經歷，學歷、職稱，培訓方向、專長，工作中取得成績，獲得的榮譽等等，全面、真實的反應了員工的綜合信息，在員工求職時，招聘單位通過檔案描述，對員工的個人情況一目了然，選擇是否任用時，也可以此為依據。通過對人事檔案的科學管理，可以更清楚的掌握院校師資隊伍情況，明確師資隊伍的優(yōu)勢與劣勢，為進一步加強師資隊伍建設，可以更有目標的引進人才。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，在牽涉到人員晉升、任免時，能迅速提供可靠、完整的資料，為領導的決策提供了有利依據，也能讓每一名員工都有公平發(fā)展的機會，從而打心里對學校組織產生信任感，自覺自愿的在學校穩(wěn)扎實干，為學校的發(fā)展貢獻自己的一份力量。當學校有成立新項目、新部門時，也可以根據人事檔案情況更方便、迅速的調動適合的人才，即能節(jié)約時間成本，又能優(yōu)化人員配置，利于新項目、新部門的運轉。因此，院校人事檔案管理系統(tǒng)是否健全、完善，直接關系到學校長遠的發(fā)展。

1.2 個人檔案在個人發(fā)展中的重要性

個人檔案隨著員工的學習、工作經歷，一路跟隨員工到每一個工作單位，每一次崗位更換的時候，都會有內容更新，可以說，人事檔案就是一個員工的所有成長經歷，也是所有走過路程的證明，伴隨著員工的一生。員工憑借自己檔案中的經歷、信息、取得的成績來爭取晉職、升遷的機會，每取得一次成績，都會在人事檔案上增添新的一筆，將其中的內容一點點豐富起來。如果沒有完善的管理體系，導致資料未被妥善保管而殘缺不全，每次到晉升的時候，都會要求員工重新自行準備材料上交，而不是直接查閱人事檔案。由于晉升需要準備的材料非常復雜，需要花費大量的精力，這樣一來，就會造成大量的時間浪費，員工怨聲載道，影響工作效率，對學校的管理質疑，動搖繼續(xù)為學校扎根奉獻的決心，造成學校人心浮動，人才難以留住，制約學校發(fā)展。

1.3人事檔案對院校和諧發(fā)展的重要性

院校建立完善的人事檔案管理制度，有專人管理，專人定期整理，并根據每名員工新變更的資料，不定時增補檔案信息，保證每名員工個人檔案的完整性，相當于保護了每名員工的利益，保證了晉升、任選時的公平公正，以及人事變動時的高效性，促進了院校的和諧發(fā)展。

2職業(yè)院校人事檔案管理存在問題

2.1院校對人事檔案管理缺乏重視，沒有完善的管理體系

大部分院校都以做出科研成績、創(chuàng)造經濟效益為重，而人事檔案不是直接化為經濟利益的手段，不能直接提高學校的聲譽，在領導層面就得不到重視。很多人認為管理檔案就是簡單的將紙質材料裝訂整齊，將檔案庫房打掃干凈，需要用的時候能找到，不隨便泄露或丟失就可以了。所以，平時很少有人去過問，沒有足夠的資金支撐，更不用說建立什么完善的體系了。管理制度上也不健全，檔案管理出現紕漏的情況，對管理人員也沒有明確的獎懲措施，沒有責任到人，出現問題就可能會“踢皮球”，最后不了了之。

2.2管理人員綜合素質不足

因為檔案管理本身在院校得不到重視，分配到檔案室的管理人員自然相對來說文化、素質等均較差，有些沒有專門人員管理，還是由其他部門的人員兼職，影響了管理人員的穩(wěn)定性。收入待遇也普遍偏低，大部分管理人員缺乏工作熱情與責任心，不思進取，得過且過；對檔案管理認識不足，又沒有專門的資金用于相關人員的培訓，管理人員本身不清楚檔案里需要什么、缺什么，不會適時通知院校教職工及時提交必須的補充材料，導致需要查詢檔案時，發(fā)現材料不完整，缺失較多。

2.3管理方式過于落后、單一

由于領導層面對檔案管理的重視不夠，資金分配時，大多數都分配給容易出成績、創(chuàng)收益的科研項目，導致很多院校的人事檔案還是完全手工管理。檔案資料包含信息量復雜，完全手工整理、記錄、裝訂，工作繁重，耗時較大，管理人員配備不足，有限的人手需要應付巨大的工作量，又沒有健全的激勵機制，更不可能有工作上的積極主動與創(chuàng)新。

2.4檔案管理與人事管理脫節(jié)

現今，人們對自身的發(fā)展越來越重視，在一個單位得不到預料中的提升，不能按自己的目標計劃前進，往往就會選擇跳槽去新的單位，人員的流動非常頻繁。有些院校沒有完善的檔案管理體系，檔案提交程序復雜，內容不全，會使得人員在變動工作單位時，棄原檔案不用，直接建立新檔案，造成檔案紊亂，甚至有人無檔，有檔無人的現象，讓檔案管理純粹成了不能發(fā)揮實際作用的擺設。

3職業(yè)院校人事檔案管理的對策

3.1增強檔案意識

需要通過對檔案管理工作的宣傳與檔案管理相關法規(guī)授課，讓全院教職工從上到下都能認識到人事檔案管理的重要性，認識到檔案關系到切身利益，認識到檔案關系到晉升、任用的公平公正，提高人事調配的工作效率，以及保證學校決策的正確性。提高了認識之后，逐步將檔案管理納入學校年度工作計劃，建立工作考核機制，組織專門人員定期檢查、督導，認真聽取檔案管理人員的意見和建議，針對問題及時提出解決辦法。完善檔案管理制度，建立科學、合理的獎懲措施，提高管理人員工作積極性。

3.2加強專業(yè)培訓

定期組織管理人員進行相關專業(yè)知識培訓，擴充專業(yè)知識，提高專業(yè)技能。定期考核管理人員對檔案業(yè)務的熟練程度，對考核優(yōu)秀人員給予一定獎勵，考核未通過人員予1次補考機會，若再未通過，需給予一定懲罰。加強管理人員思想建設，增強管理人員對本職工作的責任感與事業(yè)心。平時需要多關心管理人員的工作、生活，了解他們生活、工作上遇到的困難，給予一定幫助，讓他們感受到組織的關心，從而自愿在工作上給予回報。

3.3建立檔案管理網絡平臺

加大資金投入力度，實現人事檔案管理的信息化。建立檔案管理網絡平臺，由專門操作人員電腦錄入信息，建立完整的檔案數據庫，設立搜索查詢系統(tǒng)，便于查詢、調用。配備專門的檔案網絡管理人員，定期維護、更新，保證整個網絡平臺的運行。

4 結語

人事檔案管理是一項系統(tǒng)化、復雜繁瑣的工作，需要院校整體高度重視，投入大量的人力物力，在這項工作合理化、規(guī)范化的同時，也能推進院校的發(fā)展。

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