論企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用

韋俊

摘 要：檔案作為一種重要的信息資源，在企業(yè)的科研生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中顯現(xiàn)出越來越高的利用價(jià)值。通過對(duì)依法加強(qiáng)檔案收集、提高檔案信息化水平、強(qiáng)化編研工作等方面的論述，闡明了企業(yè)應(yīng)如何加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案信息資源 開發(fā)利用

企業(yè)在多年的發(fā)展歷程中，積累了大量寶貴的檔案資料，這些珍貴的檔案是國家的重要財(cái)富，開發(fā)利用好這些豐富的信息資源為我國的基本建設(shè)服務(wù)是企業(yè)義不容辭的責(zé)任。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，檔案作為一種重要的信息資源，在企業(yè)的科研生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中顯現(xiàn)出越來越高的利用價(jià)值。利用檔案信息對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)行科學(xué)決策已成為現(xiàn)代企業(yè)規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。特別是從事高、精、尖技術(shù)的大中型國有企業(yè)，已把檔案信息資源看作是一種重要的戰(zhàn)略資源，開發(fā)利用好企業(yè)的檔案信息資源對(duì)提升企業(yè)的整體管理水平、維護(hù)自身利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、保持企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

2 如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

2.1 依法加強(qiáng)檔案收集

檔案收集是檔案信息資源開發(fā)的前提和基礎(chǔ)。企業(yè)檔案部門應(yīng)適應(yīng)新形式的發(fā)展需要，依法加強(qiáng)檔案收集工作，不斷地豐富館藏資源。

2.1.1以檔案法及國家十號(hào)令為依據(jù)及時(shí)完善收集范圍

面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)不斷地更新經(jīng)營理念與管理方法，科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理呈多元化趨勢(shì)，企業(yè)在對(duì)外投資、合作及改革改制等眾多新領(lǐng)域的經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生了大量如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密及產(chǎn)權(quán)重組、法律事務(wù)、信用等方面的文件材料。檔案部門應(yīng)跟上企業(yè)改革的步伐，以檔案法及國家十號(hào)令為依據(jù)，及時(shí)完善文件材料的歸檔范圍，制定新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案收集的及時(shí)、完整、齊全。

2.1.2 完善制度建設(shè)

近年來，隨著企業(yè)改革改制工作進(jìn)一步深化，機(jī)構(gòu)重組、下崗分流等政策的執(zhí)行，各部門人員變動(dòng)較為頻繁，由于人員調(diào)動(dòng)交接班的不規(guī)范，加之部分人員檔案法制意識(shí)薄弱，造成一些重要的文件留在私人手中未能及時(shí)歸檔，有的甚至已經(jīng)遺失，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成不必要的損失。為此，檔案部門要完善檔案管理的制度建設(shè)，把文件材料的及時(shí)歸檔納入員工日常工作的考核范圍，用制度培養(yǎng)員工的歸檔法律意識(shí)，提高檔案的收集工作。

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的不斷加快，電子檔案的數(shù)量也在逐年增加，對(duì)于一些需用特殊軟件程序讀出或已進(jìn)行加密處理的電子檔案（如財(cái)務(wù)電子檔案及企業(yè)的核心技術(shù)方面的電子檔案）還需制定相關(guān)的軟件程序和密碼的歸檔制度，才能保證檔案的收集完整、齊全，信息有效。

2.1.3 加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳力度

使企業(yè)員工提高檔案意識(shí)，增加檔案知識(shí)，對(duì)檔案的收集工作能起到事半功倍的作用。檔案部門要加大《檔案法》及相關(guān)規(guī)章制度的宣傳力度，充分利用廠辦報(bào)刊和局域網(wǎng)作為宣傳陣地，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳教育，舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)、舉辦檔案宣傳周的評(píng)比活動(dòng)，以此提高全員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案法律意識(shí)，使檔案工作引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，得到員工的支持。

2.2 提高檔案信息化水平

2.2.1 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫

企業(yè)的館藏資源非常豐富，但絕大部分是紙質(zhì)檔案，查詢利用還是依靠傳統(tǒng)的手工檢索工具，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，往往還達(dá)不到理想的利用效果。抓好館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立檔案機(jī)讀目錄中心，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行目錄檢索能夠方便快捷地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，大大提高檔案信息的利用效率。目錄著錄是建立目錄數(shù)據(jù)庫的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)與信息準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。由于企業(yè)早期歸檔的文件材料因管理不規(guī)范，原有的紙質(zhì)手寫目錄沒有按著錄要求進(jìn)行規(guī)范著錄，各門類檔案的著錄項(xiàng)目對(duì)應(yīng)關(guān)系混亂，還存在缺項(xiàng)、漏項(xiàng)現(xiàn)象，如果完全按照原有的紙質(zhì)手寫目錄進(jìn)行數(shù)字化著錄，則會(huì)使檔案查詢的準(zhǔn)確率受到影響。因此，在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的過程中應(yīng)以國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定出具體的著錄工作細(xì)則，統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一著錄項(xiàng)目，實(shí)行規(guī)范著錄，確保計(jì)算機(jī)檢索的查全率與查準(zhǔn)率。

2.2.2 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化

檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立有利于人們快速查找所需信息的存儲(chǔ)位置，而檔案全文數(shù)字化則能夠使利用者直接在計(jì)算機(jī)上瀏覽調(diào)閱信息內(nèi)容，可以大大節(jié)省查閱時(shí)間，提高檔案信息資源的利用率。在短期內(nèi)，檔案全文數(shù)字化工作應(yīng)根據(jù)企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營決策的需要，有計(jì)劃、有步驟的分批進(jìn)行，對(duì)企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動(dòng)影響重大的、查找利用率較高的檔案要先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

2.2.3 建立和完善檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，OA、ERP、PDM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于的企業(yè)科研生產(chǎn)成為企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和管理的主要手段，企業(yè)應(yīng)通過現(xiàn)代信息技術(shù)來整合各種檔案信息資源，建立各類檔案數(shù)據(jù)中心，對(duì)內(nèi)通過園區(qū)網(wǎng)的建設(shè)使多種信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)互相連通，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和有效利用，使檔案信息資源更方便、更快捷地為企業(yè)各層次、各部門和人員服務(wù)；對(duì)外通過興航網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)航空工業(yè)各單位檔案信息的交流、傳遞、共享。

2.3 強(qiáng)化編研工作

檔案的價(jià)值能否實(shí)現(xiàn)，檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮得如何，與檔案資源開發(fā)利用的程度密切相關(guān)。檔案信息資源只有通過進(jìn)行深層次的加工，才能使其價(jià)值最大限度地發(fā)揮作用。

2.3.1 檔案信息的編研要有針對(duì)性和實(shí)用性

檔案信息的編研要有針對(duì)性和實(shí)用性，這就要求檔案人員要深入基層，主動(dòng)去了解企業(yè)的科研生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，及時(shí)與用戶進(jìn)行溝通，了解用戶需求。近年來，公司檔案部門根據(jù)集團(tuán)公司開展質(zhì)量整頓的要求，編寫了《公司產(chǎn)品質(zhì)量分析》；根據(jù)科研生產(chǎn)的需要，編撰了《公司產(chǎn)品簡史》等，取得了較好的成效。

2.3.2編研人員結(jié)構(gòu)配置要合理

檔案編研工作對(duì)編研人員的素質(zhì)要求很高，不但要求編研人員要具有扎實(shí)的文學(xué)功底、高度的責(zé)任心，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，還要全面了解企業(yè)的歷史沿革、科研生產(chǎn)動(dòng)態(tài)及主要產(chǎn)品的基本情況。強(qiáng)化編研工作就要對(duì)編研人員進(jìn)行合理的配置，人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要比較全面，要有互補(bǔ)性，檔案人員、工程技術(shù)人員及其它專業(yè)人員比例要合理；人員的年齡結(jié)構(gòu)要有層次，要老、中、青結(jié)合，年紀(jì)大的有豐富的閱歷和經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)較為缺乏，中年人積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，也易于接受新事物，逐步擔(dān)起大梁；青年人思想活躍，觀念新潮，但還需要時(shí)間的沉淀。三者互相結(jié)合，取長補(bǔ)短，人盡其才，才能促進(jìn)編研工作健康發(fā)展。

2.3.3 努力提高編研水平

編研工作不能停留在“只編不研”的階段，企業(yè)要通過對(duì)檔案信息資源的二、三次加工，為企業(yè)經(jīng)營決策、管理創(chuàng)新、機(jī)制轉(zhuǎn)換等方面提供系統(tǒng)性、成套性、針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，開發(fā)出有深度的編研成果。要提高編研水平，編研人員不但要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)和能力，檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)部門的合作，利用檔案部門的檔案優(yōu)勢(shì)和技術(shù)部門的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，合作開發(fā)出綜合性、分析性、預(yù)測(cè)性的編研成果。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)程度決定了企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，對(duì)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用。隨著檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對(duì)文件材料的歸集、管理和檔案資源開發(fā)利用的要求也越來越高，唯有依法強(qiáng)化檔案收集，加速企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)，充分發(fā)揮檔案信息為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)的作用，才能推動(dòng)企業(yè)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為國防科技現(xiàn)代化建設(shè)提供有利保障。