文書檔案數(shù)字化的實(shí)施與應(yīng)用

龐艷麗

【摘要】文書檔案因保管年代久遠(yuǎn)，實(shí)體檔案材料發(fā)生變化，庫藏以紙質(zhì)為載體進(jìn)行提供利用，信息化時(shí)代，檔案管理應(yīng)適應(yīng)發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變管理模式，便于檔案長期保管并利用。綜合分析原因，制定方案，開展實(shí)施文書檔案數(shù)字化工作，達(dá)到實(shí)體檔案不出庫長期保管、電子檔案利用高效快速的目的，提升檔案服務(wù)利用能力，提高管理水平。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；數(shù)字化；實(shí)施與應(yīng)用

文書檔案即管理類檔案，是指職能部門在其職能活動(dòng)中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的管理性文件材料。文書檔案涵蓋管理活動(dòng)中各種資料，庫藏?cái)?shù)量巨大，如何保證檔案保管周期和實(shí)體安全，提升紙質(zhì)檔案提供利用能力，是檔案工作必須解決的難題之一。為適應(yīng)信息化管理要求，多元化服務(wù)與發(fā)展需求，實(shí)施文書檔案數(shù)字化工作勢(shì)在必行。要積極探索開展工作，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化。

一、文書檔案數(shù)字化實(shí)施狀況

（一）文書檔案管理情況。文書檔案涵蓋企業(yè)發(fā)展過程中重要文件資料，包含企業(yè)管理過程中形成的上行文、平行文、下行文，種類涉及決議、命令（令）、決定、公告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。 文書檔案跨越按卷管理與按件管理兩種分類管理方式。通過多年的實(shí)踐操作總結(jié)，作為重要政策支持性檔案，文書檔案多年來以紙質(zhì)檔案借查閱為主，未實(shí)施數(shù)字化工作前，無論是按卷管理還是按件管理，檔案工作都無法體現(xiàn)輕整理重價(jià)值的理念，辦公文書人員和檔案工作人員把大量的時(shí)間精力用在前期整理分類和后期進(jìn)庫準(zhǔn)確查找實(shí)體檔案方面，工作重心無法向深度發(fā)掘檔案資源價(jià)值方面?zhèn)戎?，檔案管理模式停留在重保管輕管理階段。通過文書檔案數(shù)字化的實(shí)施和應(yīng)用，充分體現(xiàn)其管理方式和模式由繁至簡，提供利用從慢到快，檔案價(jià)值體現(xiàn)從弱到強(qiáng)的過程。

（二）文書檔案數(shù)字化實(shí)施情況。檔案數(shù)字化是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。1.檔案數(shù)字化的原則。文書檔案數(shù)字化的實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。制定計(jì)劃工作流程、保證基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備投入、制定規(guī)章制度、確定專門的數(shù)字化加工場(chǎng)所、確認(rèn)檔案數(shù)字化的范圍。本著以需求為導(dǎo)向，以共享為基點(diǎn)的要求，數(shù)字化一般遵循常用優(yōu)先、急用優(yōu)先、孤本優(yōu)先、目錄優(yōu)先、特色優(yōu)先“五個(gè)優(yōu)先”原則，將有較高價(jià)值的檔案信息優(yōu)先數(shù)字化。檔案數(shù)字化堅(jiān)持應(yīng)用與搶救并重的理念，積極將企業(yè)重要的、利用率高的、急需搶救的檔案納入數(shù)字化范圍。2.檔案數(shù)字化的安全。文書檔案數(shù)字化工作內(nèi)容包括將傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)字化和檔案內(nèi)容數(shù)字化，建立目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案數(shù)字化工作在企業(yè)管理方指定的符合安全要求的場(chǎng)所進(jìn)行，安裝監(jiān)控系統(tǒng)和保密設(shè)施，配備消防系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，制定嚴(yán)格的數(shù)字化工作場(chǎng)所人員出入管理制度，進(jìn)行定期和不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

二、文書檔案數(shù)字化的應(yīng)用實(shí)踐

通過系統(tǒng)性地完成文書檔案數(shù)字化，依據(jù)實(shí)踐數(shù)據(jù)跟蹤匯總，電子用檔效果非常良好，極大方便了利用者，查檔用檔人員不斷增多，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)憑證作用的準(zhǔn)確性、便捷性、及時(shí)性。相對(duì)于傳統(tǒng)入庫調(diào)卷用檔，這種方式有以下優(yōu)點(diǎn)：一是較以前單一用檔提供了更豐富全面的信息支持。二是確定用檔范圍后，可以快速瀏覽到電子數(shù)據(jù)目錄，縮短了時(shí)間節(jié)點(diǎn)并提高工作效率，很大程度上方便了員工利用。三是在應(yīng)急狀態(tài)下，可以及時(shí)啟用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行提供利用。四是針對(duì)日常工作中利用率高的檔案原件，電子化檔案的提供更有效地保護(hù)了原件，使重要檔案不再進(jìn)行出庫調(diào)閱。實(shí)踐證明，檔案數(shù)字化建設(shè)在工作中有很大的優(yōu)越性，發(fā)揮檔案信息更加全面的價(jià)值，解決問題實(shí)時(shí)快捷，用檔時(shí)間縮短了近一半，工作效率大幅提高，充分發(fā)揮檔案憑證價(jià)值。

三、文書檔案數(shù)字化實(shí)施的思考

按照檔案工作的總體思路和目標(biāo)，持續(xù)推進(jìn)檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系和檔案組織體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、館藏?cái)?shù)字化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、人員專業(yè)化、管理現(xiàn)代化的發(fā)展目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)還有待完善。

（一）需要多種方式開發(fā)檔案資源。依托信息化建設(shè)的平臺(tái)，應(yīng)充分搭建多種方式進(jìn)行信息服務(wù)支持，深度開發(fā)信息資源，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)憑證。在業(yè)務(wù)工作中，應(yīng)主動(dòng)收集用戶的需求信息，主動(dòng)發(fā)布與之關(guān)聯(lián)的檔案信息，滿足利用者的需求。

（二）需要進(jìn)一步提升檔案管理人員的水平。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要和長期的工作，企業(yè)檔案需要建立自己的集成系統(tǒng)、數(shù)字檔案館網(wǎng)站，后續(xù)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，為適應(yīng)檔案工作的發(fā)展需要，檔案信息化建設(shè)要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，引導(dǎo)其提高技能達(dá)到信息化要求做復(fù)合型人才，達(dá)到檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、企業(yè)主體專業(yè)都熟練的要求，提高自身綜合能力，有了人才保障才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的發(fā)展。

四、結(jié)論

文書檔案數(shù)字化的實(shí)施與應(yīng)用，提高了檔案利用率、轉(zhuǎn)變了檔案工作服務(wù)方式、增強(qiáng)了檔案應(yīng)急能力的保障，提升了企業(yè)檔案管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]胡艷玲.淺談文書檔案辦公自動(dòng)化管理的應(yīng)用[J].企業(yè)管理，2013（6）：16-18.

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