干部人事檔案管理問(wèn)題探討

趙延濤

【摘要】本文首先分析了當(dāng)前我國(guó)干部人事檔案管理工作存在的不足，并在此基礎(chǔ)上探討了解決相關(guān)問(wèn)題的對(duì)策，期望我國(guó)干部人事檔案管理工作能在人力資源開(kāi)發(fā)利用中發(fā)揮更大的作用。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理問(wèn)題；解決對(duì)策

干部人事檔案是記錄干部個(gè)人基本信息、政治面貌、品德作風(fēng)的重要材料，既是我國(guó)管理人口的重要參考信息，也是提高人力資源開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的重要參考信息，由此可見(jiàn)做好干部人事檔案管理工作勢(shì)在必行。

一、干部人事檔案管理問(wèn)題

（一）政治制度不完善，忽視干部人事檔案管理。雖然干部人事檔案管理工作十分重要，但是由于傳統(tǒng)管理過(guò)程中，我國(guó)政治制度并不十分完善，在該種狀態(tài)下所形成的傳統(tǒng)干部人事檔案管理方式存在著不足的問(wèn)題，其特別體現(xiàn)在管理人員管理意識(shí)淡薄、相關(guān)部門(mén)忽視干部人事檔案管理工作層面上。從有關(guān)部門(mén)在干部人事檔案管理中所投入的人力、物力、財(cái)力來(lái)看，我們也可以發(fā)現(xiàn)很多地方缺少專業(yè)與專職的檔案管理人員，為其投入的資金也相對(duì)較多，在工作過(guò)程中所使用的管理設(shè)施相對(duì)落后，造成管理質(zhì)量與管理效率都出現(xiàn)過(guò)低的問(wèn)題。同時(shí)，從檔案管理人員所在地位來(lái)看，我們可以發(fā)現(xiàn)有些檔案管理人員被邊緣化，無(wú)法受到檔案管理單位的重視。

（二）干部人事檔案管理交接工作不力。在干部人事檔案交接過(guò)程中，主要存在以下幾方面問(wèn)題：一是重視程度問(wèn)題，此問(wèn)題直接影響著交接效率與及時(shí)性，由于檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人員不能夠做好交接監(jiān)督工作，導(dǎo)致交接過(guò)程中出現(xiàn)信息遺漏、交接不及時(shí)等問(wèn)題。這就造成后期在開(kāi)發(fā)與應(yīng)用干部人事檔案信息時(shí)，出現(xiàn)信息共享程度不高的問(wèn)題，人才得不到最有效的配置。二是交接不規(guī)范的問(wèn)題，部分檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)人員只能夠?qū)⒔唤庸ぷ髯鳛橐豁?xiàng)事務(wù)性工作，其認(rèn)為只要工作人員自行完成交接即可，缺少規(guī)范的工作程序與嚴(yán)格的監(jiān)督制度。

（三）干部人事檔案管理工作專業(yè)水平低。從表面上來(lái)看，干部人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜度并不高，在實(shí)際工作中也只需要做好檔案歸檔、調(diào)用、交接即可，但是從管理內(nèi)容等眾多方面來(lái)看，干部人事檔案管理工作具有更強(qiáng)的專業(yè)性，很多檔案材料在鑒別以及分類過(guò)程中就存在著較大的難度，若檔案管理人員專業(yè)水平相對(duì)較低則無(wú)法順利完成管理工作。基于相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)部分干部人事檔案管理人員為兼職人員，很多單位檔案管理者更換速度較快，且在單位錄用認(rèn)識(shí)檔案管理人員后，尚未為其提供有效培訓(xùn)，造成其工作水平無(wú)法滿足對(duì)人事檔案管理工作的需求，影響具體檔案管理工作質(zhì)量。

（四）干部人事檔案管理工作信息化不足。在我國(guó)信息化水平不斷提高，國(guó)家推行“無(wú)紙化”辦公的背景下，干部人事檔案管理工作也應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)信息化管理，但是由于很多干部人事檔案管理單位在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所投入的資金不足，單位基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后，在利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中只能夠完成簡(jiǎn)單的操作，像干部人事檔案儲(chǔ)存以及檢索，實(shí)用性并不高。檔案管理人員既無(wú)法利用干部人事檔案電子信息管理系統(tǒng)完成信息收集工作，也尚未利用該系統(tǒng)提高信息的開(kāi)放性與利用效果，導(dǎo)致我國(guó)人才流動(dòng)合理性并不高，社會(huì)上人才有效配置與共享受到阻礙。

二、干部人事檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

（一）提高對(duì)干部人事檔案管理工作的重視。由于單位以及相關(guān)部門(mén)對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度影響著工作質(zhì)量與工作方向，因此在政治制度不斷完善的背景下，檔案單位管理人員應(yīng)提高對(duì)干部人事檔案管理工作的重視，一方面，在思想上，有關(guān)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重新審視干部人事檔案存在的必要性與重要作用，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生的積極影響，進(jìn)而在思想指導(dǎo)下做好管理人員人事調(diào)動(dòng)、工作安排、工資調(diào)整工作，促使干部人事檔案管理人員可以在單位領(lǐng)導(dǎo)的重視下，積極完成檔案管理工作。另一方面，檔案管理單位也應(yīng)增加在管理過(guò)程中所投入的人力與資金，及時(shí)更新檔案管理工作中需要使用的電子設(shè)備以及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案管理工作可以在技術(shù)設(shè)備的支持下順利完成。

（二）制定細(xì)致管理制度，規(guī)范檔案交接工作。基于現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作在交接過(guò)程中還存在著眾多不足，檔案管理單位要想提升管理質(zhì)量與管理有效性，就必須從不足入手，通過(guò)制定更為細(xì)致的管理制度，使得檔案交接工作更為規(guī)范。第一，明確交接人員責(zé)任與義務(wù)，重點(diǎn)規(guī)范在交接過(guò)程中應(yīng)交接的內(nèi)容，讓每一名交接人員都能夠基于細(xì)致管理制度以及相關(guān)管理細(xì)則做好交接內(nèi)容準(zhǔn)備工作，在分條核對(duì)的基礎(chǔ)上，保證交接檔案的全面性與真實(shí)性。第二，檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)積極參與到檔案交接過(guò)程中，做好監(jiān)督與管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在干部人事檔案交接過(guò)程中所存在的不足，并在確定交接準(zhǔn)確無(wú)誤后，對(duì)交接內(nèi)容進(jìn)行署名，落實(shí)責(zé)任到人制度。

（三）加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)與監(jiān)督。由于干部人事檔案管理人員是完成檔案管理工作的主體，因此要想解決檔案管理問(wèn)題，提高檔案管理質(zhì)量與效率，相關(guān)單位就需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)與監(jiān)督。一方面，應(yīng)通過(guò)全面培訓(xùn)讓檔案管理人員明確檔案信息必須收存的內(nèi)容，保證其在日后工作中可以準(zhǔn)確核對(duì)檔案信息的全面性，避免出現(xiàn)信息缺失與信息漏填的問(wèn)題。與此同時(shí)，也需要開(kāi)展與收集范圍以及歸檔內(nèi)容有關(guān)的培訓(xùn)，使得干部人事檔案管理人員認(rèn)識(shí)到所歸檔的材料必須齊全、完整、文字清楚、真實(shí)、對(duì)象明確，歸檔材料必須統(tǒng)一使用辦公紙，且辦公紙規(guī)格為A4，辦公紙所呈現(xiàn)的文字必須要膠印、鉛印、油印，或使用黑色墨水、墨汁以及藍(lán)黑色墨水書(shū)寫(xiě)，其余顏色均不得作為干部人事檔案歸檔所用。另一方面，在干部人事檔案管理人員專業(yè)水平較高的情況下，單位也需要做好日常監(jiān)督工作，切實(shí)提高其工作準(zhǔn)確性，保證檔案歸檔與調(diào)動(dòng)質(zhì)量。

（四）變革管理方式，利用現(xiàn)代技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源。在信息化水平不斷提升的背景下，我國(guó)應(yīng)大力倡導(dǎo)建立“干部人事檔案信息管理系統(tǒng)”，在推行無(wú)紙化辦公的基礎(chǔ)上，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，既有助于提高干部人事檔案管理效率，也可以減少在管理過(guò)程中發(fā)生的事故。為此，相關(guān)單位應(yīng)該積極變革管理方式，在增加資金投入的基礎(chǔ)上，引入更為先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，應(yīng)用與管理干部人事檔案。首先，應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代化服務(wù)方式，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立更為系統(tǒng)與完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證干部人事檔案信息能夠得到及時(shí)更新與管理，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性、實(shí)效性以及真實(shí)性。其次，需要通過(guò)新的管理方式來(lái)提高管理開(kāi)放程度，在全面收集個(gè)人能力材料、保證干部信息隱私性的基礎(chǔ)上，讓信息具有一定的開(kāi)放性，使得我國(guó)人才可以得到有效配置。

三、總結(jié)

綜上所述，在當(dāng)前我國(guó)干部人事檔案管理過(guò)程中，存在著多方面的問(wèn)題，要想提高干部人事檔案管理的有效性，就必須提高對(duì)干部人事檔案管理工作的重視，制定細(xì)致的管理制度，規(guī)范檔案交接工作，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)與監(jiān)督，利用現(xiàn)代技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，合理擴(kuò)大信息公開(kāi)化程度，讓干部人事檔案信息既可以得到保護(hù)又可以得到合理使用。

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