提高高校檔案管理水平之我見

孫宏宇

摘 要：高校檔案管理直接關(guān)系到高校各階層數(shù)據(jù)資料的管理水平，依照高校的發(fā)展需求，采用合理的檔案管理辦法，有利于提升高校檔案管理水平的快速提升。本文將針對高校檔案管理水平發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行分析，重點(diǎn)分析基層檔案意識(shí)管理，確保高校管理得到快速發(fā)展和提升。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理

引言

在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的高低及對檔案工作的重視程度，直接影響到基層單位檔案工作的發(fā)展水平。因此，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具有清醒的認(rèn)識(shí)，在開展基層單位檔案工作的實(shí)踐中，必須采取有效手段提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，積極爭取他們對檔案工作的重視和支持，為基層檔案工作開創(chuàng)良好的發(fā)展空間。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視直接關(guān)系到基層單位檔案工作的發(fā)展

檔案作為社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，既是人類智慧的結(jié)晶，也是民族文化的載體。社會(huì)組織或個(gè)人在實(shí)踐中的所有記憶均需借助檔案進(jìn)行傳承。無論是人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，還是社會(huì)組織與個(gè)體的活動(dòng)，都與檔案息息相關(guān)，必須予以高度重視。近年來，重視和加強(qiáng)基層單位檔案工作的呼聲越來越高，對基層單位檔案工作的發(fā)展起到了推動(dòng)作用，使基層單位檔案工作水平有了大幅度提高。但由于多種原因的影響，基層單位人員的檔案意識(shí)仍相對薄弱，尤其是基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)水平不同，造成不同基層單位之間的檔案工作差距明顯。因此，培養(yǎng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)，提高其對基層單位檔案工作的重視程度勢在必行。

1、基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的支持是做好基層單位檔案工作的前提?？v觀當(dāng)前基層單位檔案工作所遇到地種種困給，如檔案材料收集舉步維艱，立卷歸檔敷衍了事，庫房面積狹小，設(shè)備落后，檔案工作人員素質(zhì)較低下等，都直接與基層單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作的重視程度相關(guān)聯(lián)。如果領(lǐng)導(dǎo)者能夠主動(dòng)了解檔案工作，積極解決檔案工作中的困難，經(jīng)常深入檔案工作，果斷問責(zé)檔案工作，務(wù)實(shí)支持檔案工作，那么，基層單位檔案工作就會(huì)得到長足的發(fā)展；反之，就會(huì)限制或阻礙基層單位檔案工作的發(fā)展。

2、基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的重視是發(fā)展基層單位檔案工作的保障?；鶎訂挝粰n案工作是一項(xiàng)艱苦、細(xì)致的工作，也是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)，需要各個(gè)方面支持和配合，當(dāng)前，檔案工作的發(fā)展正處在收集范圍廣、載體形式新、檔案數(shù)量大以及開展檔案信息化建設(shè)的緊要關(guān)頭，更需要有關(guān)各方向，尤其是基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的重視與支持。因?yàn)樵诨鶎訂挝?，檔案工作的發(fā)展與完善不是孤立的，而是牽涉機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、所需經(jīng)費(fèi)等各個(gè)方面，需要得到基層單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。實(shí)踐表明，基層單位領(lǐng)導(dǎo)者越是重視和關(guān)心檔案工作，單位各部門人員的檔案意識(shí)就會(huì)越強(qiáng)，基層單位檔案工作開展也會(huì)越順利。否則，基層單位檔案工作的發(fā)展就會(huì)受到種種影響與制約。

二、影響基層單位領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的因素分析

1、受基層檔案服務(wù)方式間接化的影響。在社會(huì)實(shí)踐中，基層單位領(lǐng)導(dǎo)者大多扮演著決策者的角色，其決策所面的資料多由其下屬業(yè)務(wù)職能部門進(jìn)行提供。而在眾多下屬業(yè)務(wù)職能部門中，作為提供決策參考依據(jù)源頭的基層單位檔案部門卻往往處于神經(jīng)末梢。這種基層單位檔案服務(wù)方式間接化的特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案部門難以與基層單位領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生直接的工作接觸，客觀上阻礙了基層單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作的深入了解。

2、受基層管理方式的影響。部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)者在公務(wù)活動(dòng)中所形成的檔案由個(gè)人保存與利用的狀況長期得不到解決；而受基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人權(quán)威等因素的影響，所屬工作人員又不愿主動(dòng)催收基層單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。這不但造成應(yīng)歸檔文件材料的流失，也使檔案部門在第一個(gè)精力環(huán)節(jié)上就與基層單位領(lǐng)導(dǎo)者之間的聯(lián)系被人為地割裂開來，直接影響到基層單位檔案工作科學(xué)管理水平的提高。

3、受基層領(lǐng)導(dǎo)工作側(cè)重點(diǎn)的影響?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)者作為單位內(nèi)部的首要決策者，必然在其管理活動(dòng)中有一定側(cè)重，如果領(lǐng)導(dǎo)者重視其他工作，忽略檔案工作，就會(huì)導(dǎo)致對檔案工作的關(guān)注度降低，主動(dòng)關(guān)心，支持基層單位檔案工作發(fā)展的意識(shí)受到一定程度的削弱。如部分基層單位檔案部門的工作人員把主要的工作精力集中在數(shù)字化、信息化建設(shè)上，對基層單位檔案管理的要求有所放松，客觀上也導(dǎo)致了基層單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作重視程度的降低。

三、爭取基層單位領(lǐng)導(dǎo)得重視檔案工作的措施

1、依托利用實(shí)效，宣傳檔案工作。作為爭取基層單位領(lǐng)導(dǎo)者重視檔案管理的有效手段，檔案宣傳工作必須改變以往單一宣傳檔案政策法規(guī)，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的方式，使宣傳工作的類別更為多樣、更具效果?；鶎訂挝坏臋n案部門要注意通過史料展覽、調(diào)查問卷、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、網(wǎng)站建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)、信息開發(fā)等多種方式，向基層單位領(lǐng)導(dǎo)者宣傳、介紹檔案工作，提出有利于基層單位檔案工作發(fā)展的合理建議，力求通過多角度、高強(qiáng)度的宣傳效應(yīng)縮短基層單位領(lǐng)導(dǎo)者與檔案工作之間的距離，增強(qiáng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作的認(rèn)識(shí)與了解。

2、加強(qiáng)檔案收集，從領(lǐng)導(dǎo)者入手。基層單位檔案部門要向基層單位領(lǐng)導(dǎo)得宣傳檔案的重要性，從基層單位領(lǐng)導(dǎo)者入手，全面收集基層單位領(lǐng)導(dǎo)者在任期間形成的各種檔案材料，必要時(shí)還可以為基層單位領(lǐng)導(dǎo)者建立個(gè)人檔案管理全宗。這樣不權(quán)能夠真實(shí)準(zhǔn)確地記錄基層單位的發(fā)展歷史，也能夠彰顯基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的工作業(yè)貫，讓基層單位領(lǐng)導(dǎo)者切身感受到重視檔案工作的必要性。

3、注重服務(wù)實(shí)效，開展檔案編研?；鶎訂挝坏臋n案編研工作的發(fā)展水平往往不盡如人意，只編篡一些檔案規(guī)章制度匯編、大事記、文件匯編等初級編研成果，深度開發(fā)不夠。因此，基層單位檔案部門要改變檔案編研工作的現(xiàn)狀，時(shí)刻關(guān)注、把握基層單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，根據(jù)客觀實(shí)際，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，深度開發(fā)檔案信息資源，編寫具有科學(xué)性、客觀性的檔案編研成果，為基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供方便快捷、準(zhǔn)確有效的檔案信息服務(wù)。

4、強(qiáng)化自身素質(zhì)，贏得領(lǐng)導(dǎo)重視。基層單位檔案部門應(yīng)樹立以人為本、積極向上的檔案工作理念，爭取通過各種有效途徑，強(qiáng)化隊(duì)伍素質(zhì)、培育團(tuán)隊(duì)精神、提高業(yè)務(wù)水平，引導(dǎo)基層檔案工作人員努力鉆研檔案業(yè)務(wù)，了解檔案工作發(fā)展的新趨勢，有針對性地開展基層單位檔案工作，取得優(yōu)異的檔案工作實(shí)績，從而贏得基層單位領(lǐng)導(dǎo)者的重視與支持，營造適合基層單位檔案工作良性發(fā)展的工作環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談高校檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 王文惠，秦嶺梅.九江職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào). 2016（01）

[2]對當(dāng)前高校檔案管理工作的探究[J]. 曹仕海.科技信息. 2016（15）

[3]淺談在新形勢下如何做好高校檔案管理工作[J]. 馬然.黑龍江科技信息. 2017（14）