信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

陶立

摘 要：當(dāng)前世界科技飛速發(fā)展，不斷的新技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)生活和社會(huì)生產(chǎn)之中，尤其是信息技術(shù)的應(yīng)用給人們的生活帶來(lái)了巨大的改變。然而，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)本身也發(fā)生革命性的轉(zhuǎn)變。例如，云技術(shù)的出現(xiàn)，改變了以往了信息儲(chǔ)存模式。因此，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會(huì)背景之下，事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理工作時(shí)，該進(jìn)行怎樣的調(diào)整和適應(yīng)，才能緊跟時(shí)代發(fā)展的步乏。本文以此為目標(biāo)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并提出了相應(yīng)的信息化改進(jìn)意見(jiàn)以期可以為相關(guān)部門(mén)提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；改進(jìn)

前言：當(dāng)前世界科技飛速發(fā)展，不斷的新技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)生活和社會(huì)生產(chǎn)之中，尤其是信息技術(shù)的應(yīng)用給人們的生活帶來(lái)了巨大的改變。在我國(guó)社會(huì)不斷信息化的環(huán)境下，對(duì)于辦公室的文案管理要求逐漸增高，帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。怎樣使辦公室的文書(shū)檔案管理能符合現(xiàn)階段社會(huì)需求的不斷更新，是辦公室工作人員面臨的一項(xiàng)問(wèn)題。想要提升文書(shū)檔案方面的管理，辦公室人員必須做到對(duì)管理方式進(jìn)行不斷革新。這樣會(huì)對(duì)辦公室人員和事物的管理方法或效率都有相當(dāng)重大的意義。

1 辦公室文書(shū)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題與困境

近年來(lái)，文書(shū)檔案的數(shù)量隨著各單位的發(fā)展而不斷增多，從而凸顯了原本隱藏在深處的一些不足與弊端，影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。因此，認(rèn)真地面對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題與困境，單位內(nèi)部各部門(mén)之間的有效溝通才能得以實(shí)現(xiàn)。

1.1企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視程度不高，檔案利用價(jià)值低

企業(yè)的檔案管理工作所體現(xiàn)價(jià)值沒(méi)有得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，利用率較低，對(duì)于檔案管理的資金投入和檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行較為滯后，信息不匹配。要不斷發(fā)展和完善企業(yè)的檔案管理機(jī)制，充分利用其有效價(jià)值，建立適合公司發(fā)展的索引，真正讓企業(yè)的檔案價(jià)值得到充分應(yīng)用，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航[1]。

1.2文書(shū)檔案管理人員的認(rèn)知水平不一

將信息技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中，需要高業(yè)務(wù)水平與高綜合素質(zhì)的管理人員進(jìn)行操作。但是，由于個(gè)體間具有不同的認(rèn)知水平與不同的操作能力，而檔案管理工作的智能化與科學(xué)化均需要較高的技術(shù)水平與認(rèn)知能力，因此容易在檔案管理工作中產(chǎn)生問(wèn)題。

1.3企業(yè)檔案管理整體規(guī)劃缺乏統(tǒng)一性

電子存檔系統(tǒng)作為信息化檔案管理的重要組成部分有助于檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，但缺乏整體規(guī)劃性，這一系統(tǒng)中存在協(xié)調(diào)運(yùn)作模式的缺失，各部門(mén)的文書(shū)管理歸檔無(wú)法通過(guò)信息化自動(dòng)生成，這給管理工作帶來(lái)了整理方面的困難，需要整體的規(guī)劃和協(xié)調(diào)[2]。

2 辦公室文書(shū)管理工作信息化的重要性

第一，文書(shū)檔案管理工作的重要性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案是事業(yè)單位建立、變更、注銷(xiāo)及其活動(dòng)開(kāi)展的記錄載體，也是其進(jìn)行管理工作的原始材料，供相關(guān)部門(mén)進(jìn)行查看的重要依據(jù)和憑證。而且，這些檔案和資料也可以作為黨和國(guó)家開(kāi)展政治經(jīng)濟(jì)文化等工作的重要數(shù)據(jù)支持，可以為國(guó)家保存寶貴的歷史資料。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位所提供資料真實(shí)的記錄和反映了機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展業(yè)務(wù)的范圍、資金用度、資源配置等相關(guān)材料，可以為社會(huì)提供相當(dāng)又利用價(jià)值的的信息服務(wù)[3]。

第二，推進(jìn)辦公室文書(shū)管理工作信息化的必要性。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加快社會(huì)各行業(yè)的工作效率和制度革新，也使得其在許多領(lǐng)域都有了較大范圍的普及。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以使檔案的管理者更快的去收集、整理、歸納和分析，更讓檔案查閱和使用的效率大大提高，而利用數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行在線瀏覽更是為這些使用提供了相當(dāng)?shù)谋憷?，尤其是單位各分支機(jī)構(gòu)的信息交流。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓文書(shū)檔案保存更具完整性和安全性；也為外派的機(jī)關(guān)人員提供便利的信息下載、分享和傳遞功能，使得檔案的使用效率得到相當(dāng)大的提升[4]。

3 推進(jìn)信息化背景下辦公室文書(shū)管理工作的改革與創(chuàng)新

3.1改革辦公室文書(shū)檔案管理方式

在辦公室的文書(shū)檔案管理中，往往會(huì)出現(xiàn)一些檔案登記不明的情形。這些情況對(duì)辦公室的文書(shū)檔案安全和人事信息安全都產(chǎn)生了較大的威脅，也不利于辦公室職能的有效發(fā)揮。因此，在辦公室的文書(shū)檔案管理中，需要在管理方式上進(jìn)行一定的變革。首先，在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，應(yīng)明確到具體的責(zé)任人。也就是說(shuō)，辦公室人員在接受一份文書(shū)后，就需要對(duì)文書(shū)檔案的流動(dòng)有個(gè)準(zhǔn)確的了解，并且需要對(duì)文書(shū)檔案的安全負(fù)責(zé)。此外，需要在辦公室內(nèi)部建立明確的分工體系，使辦公室人員的工作能夠職責(zé)明確。這樣做是為了使辦公室在文書(shū)檔案管理過(guò)程中能夠減少一些問(wèn)題的出現(xiàn)，也是為了通過(guò)改革使辦公室的文書(shū)檔案管理工作能夠步入科學(xué)規(guī)范的道路[5]。辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革，將能夠?yàn)檗k公室解決一些職責(zé)不明確或者出了問(wèn)題卻難以將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的問(wèn)題。有益的改革對(duì)保持辦公室文書(shū)檔案管理的效率來(lái)說(shuō)是極為重要的，這也是辦公室走向規(guī)范管理的必由之路。

3.2改善辦公室文書(shū)檔案的安保工作

將辦公室文書(shū)檔案進(jìn)行合理管理，不僅是為了資料方便辦公人員查找，也是為了保障公司資料的安全性。因此，在辦公室的文書(shū)檔案管理中，要不斷對(duì)其保密性和安全性采取有效的措施。辦公室應(yīng)根據(jù)自身的情況開(kāi)展相對(duì)的安保措施，但安保措施的實(shí)施并不是簡(jiǎn)單地對(duì)管理的革新，而是要對(duì)文書(shū)檔案的安全進(jìn)行負(fù)責(zé)，并且保障辦公室的整體職能得以發(fā)揮。保證辦公室文書(shū)檔案的安全并不是一個(gè)獨(dú)立的過(guò)程，而是和整個(gè)辦公室的職能密切不可分割的。

3.3構(gòu)建科學(xué)信息管理平臺(tái)

科學(xué)信息管理平臺(tái)的構(gòu)建，能夠使得檔案信息管理更加科學(xué)化和嚴(yán)密化，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展，并有效提高檔案信息的安全性首先，應(yīng)建立檔案信息的加工系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行有效分類(lèi)、整理，建立檔案文件的收發(fā)軌道；其次，應(yīng)構(gòu)建文件檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，將檔案信息完整地存入檔案資料庫(kù)，既保證資料的完整性，還能確保其安全性此外，構(gòu)建檔案信息的查詢(xún)和保密系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢(xún)的便捷性和保密性。

3.4建立相關(guān)監(jiān)督的制度

對(duì)辦公室文書(shū)檔案的管理，并不是表面看上去的簡(jiǎn)單管理工作，這些資料還存著在沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的重大價(jià)值。因此，企業(yè)管理人員應(yīng)十分重視辦公室文書(shū)檔案的管理，并且根據(jù)不同的情況建立相關(guān)的監(jiān)督制度，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行抽樣檢查。對(duì)于普通文件的抽樣調(diào)查，管理人員可實(shí)施無(wú)時(shí)限的；對(duì)于企業(yè)重要的文書(shū)檔案抽查情況，管理人員要實(shí)施定期檢查，對(duì)其進(jìn)行每周、每月或者每季度的方式進(jìn)行抽檢查看。

結(jié)語(yǔ)：在信息技術(shù)的世界，各行業(yè)都借信息技術(shù)來(lái)提升自身的工作效率，辦公室文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的嘗試和應(yīng)用，這對(duì)整個(gè)工作的發(fā)展和革新具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值與意義。這種文書(shū)檔案工作上的改革與創(chuàng)新，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展需要，提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的工作積極性與技術(shù)水準(zhǔn)，保證了文書(shū)的安全以及科學(xué)有效性，從很大程度上促進(jìn)事業(yè)單位的工作更加高效和便捷。

參考文獻(xiàn)：

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