基于信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式探討

李欣佳

摘 要：企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)表現(xiàn)其自身經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的重要依據(jù)，而如何提高檔案信息資源管理的質(zhì)量對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義?；诖?，下文對(duì)企業(yè)檔案信息資源共享進(jìn)行了概述，對(duì)信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行了分析，希望對(duì)相關(guān)人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；企業(yè)檔案；管理模式

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)經(jīng)驗(yàn)的積累，記錄了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程以及產(chǎn)品生產(chǎn)活動(dòng)環(huán)節(jié)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供了信息支持，給企業(yè)的發(fā)展指明了方向。而企業(yè)檔案信息的共享能力是企業(yè)創(chuàng)建和維持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的決定性因素，因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，就要推動(dòng)企業(yè)檔案信息管理模式的改革。

1企業(yè)檔案信息資源共享的概述

1.1企業(yè)檔案信息資源的概念

企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中為了解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題而產(chǎn)生的原始記錄。由于企業(yè)具有多種類型的企業(yè)活動(dòng)，使得企業(yè)檔案信息資源具有檔案資源的歷史性、內(nèi)容多樣性以及復(fù)雜性的特點(diǎn)。而企業(yè)檔案信息資源作為一種企業(yè)財(cái)富，在記錄企業(yè)歷史和維護(hù)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮著重要的作用，并且能夠提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2企業(yè)檔案信息資源共享的必要性

1.2.1是加快企業(yè)信息化進(jìn)程的重要途徑

企業(yè)信息化程度的高低對(duì)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有的地位有著決定性的影響，而企業(yè)檔案信息資源共享是將企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中所形成的各種具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行信息化，然后提供給檔案用戶的過(guò)程。在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加速了企業(yè)檔案信息資源價(jià)值的有效發(fā)揮。因此，企業(yè)信息化的過(guò)程就是企業(yè)檔案信息資源共享的過(guò)程，而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享是加快企業(yè)信息化進(jìn)程的一個(gè)重要途徑。

1.2.2是促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在需求

企業(yè)檔案管理工作不僅在于積累企業(yè)的信息，其還是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享的重要途徑。其中，企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，首先，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)說(shuō)，如果信息資源的掌握不到位，那么就會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成重大的影響；其次，對(duì)于廉政建設(shè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案信息資源保留了企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所有的資料，從而有利于企業(yè)日后的管理與查詢，同時(shí)有助于廉潔風(fēng)險(xiǎn)評(píng)定準(zhǔn)則的有效落實(shí)，從而防止企業(yè)內(nèi)部存在弄虛作假的現(xiàn)象；最后，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)，由于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中很容易產(chǎn)生大量的文件，為了提高工作效率，將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案資源管理工作中，可以最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。

2企業(yè)檔案信息資源共享存在的問(wèn)題

企業(yè)檔案信息資源共享是企業(yè)檔案工作的最終目標(biāo)，人們雖然對(duì)檔案信息資源作為一種經(jīng)濟(jì)資源、管理資源、競(jìng)爭(zhēng)資源形成共識(shí)，對(duì)檔案信息資源共享模式的構(gòu)建也已經(jīng)提出很多方法，但仍然存在著不足，主要包括以下幾個(gè)方面：

2.1檔案內(nèi)容較為匱乏

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力也越來(lái)越大，能夠及時(shí)捕捉顧客的需求信息并為顧客提供定制服務(wù)成為了企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地的關(guān)鍵。然而，企業(yè)對(duì)信息資源的管理還是停留在收集和整理方面，檔案內(nèi)容量大無(wú)序，檔案室不能針對(duì)顧客的特定需求來(lái)提供專門(mén)的信息內(nèi)容，從而阻礙了信息資源的共享。同時(shí)，由于企業(yè)檔案編制工作的落后，對(duì)企業(yè)檔案信息資源共享的進(jìn)程產(chǎn)生了極大的影響，再加上人們對(duì)編制成果不夠認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致與企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)密切相關(guān)的檔案信息資源沒(méi)有得到有效的開(kāi)發(fā)。另外，由于企業(yè)檔案缺乏特色，大多企業(yè)所收藏的檔案都是以文書(shū)檔案為主，科技、聲像檔案所占比例較小，從而無(wú)法滿足企業(yè)的信息需求，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了一定的阻礙。

2.2管理模式落后

企業(yè)檔案信息資源管理工作，在傳統(tǒng)的重藏輕用檔案管理模式的影響下，使得公眾對(duì)檔案的利用意識(shí)不夠，缺乏對(duì)檔案的了解與認(rèn)識(shí)。同時(shí)，企業(yè)檔案管理模式的服務(wù)方式仍然屬于被動(dòng)提供數(shù)據(jù)，檔案室只負(fù)責(zé)接收檔案、保管檔案和利用檔案，沒(méi)有對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科研開(kāi)發(fā)中檔案信息的需求進(jìn)行了解，不能對(duì)其提供針對(duì)性的檔案信息。另外，企業(yè)檔案管理模式采用的是自上而下的管理方式，沒(méi)有一個(gè)共同的目標(biāo)，以至于企業(yè)檔案散落于各個(gè)部門(mén)之間，管理處于零散狀態(tài)，很難激發(fā)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，并且使得企業(yè)檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)共享。

2.3缺乏相應(yīng)的管理人才

企業(yè)檔案管理者是利用企業(yè)檔案信息資源、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享的關(guān)鍵因素。但是，在實(shí)際的管理工程中，企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，造成部分企業(yè)檔案管理人員的收入甚微，使得企業(yè)檔案管理崗位無(wú)人問(wèn)津，或者從事檔案管理多年、責(zé)任心強(qiáng)且經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才流失。同時(shí)，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)薄弱，使得大部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，在加上大部分企業(yè)都是以職務(wù)高低或者是否能為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益作為制定員工薪酬的標(biāo)準(zhǔn)，從而制約了企業(yè)檔案信息資源價(jià)值的有效發(fā)揮。

3對(duì)企業(yè)檔案管理信息資源共享模式的分析

3.1從檔案信息的安全性分析

檔案信息的安全性是檔案資源管理的重要因素。在檔案資源管理中，如果仍然采用分散共享的管理模式，使檔案的信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中，那么企業(yè)在利用檔案信息時(shí)，必須先通過(guò)系統(tǒng)的分析才能得出準(zhǔn)確的結(jié)論，而這種分散存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，一旦有任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)生故障就會(huì)使其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)得不到有效的利用，從而為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理造成不便。在企業(yè)檔案信息管理中應(yīng)用集中共享式的管理模式，即便發(fā)生突發(fā)狀況，企業(yè)也能夠利用整體的數(shù)據(jù)備份做出有效的處理，從而保證了檔案信息的安全性。

3.2從企業(yè)的管理方面分析

首先，從企業(yè)的管理效果來(lái)看，為了向企業(yè)展示其品牌價(jià)值，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理信息必須保持高度透明的狀態(tài)。所以，將企業(yè)各部門(mén)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，能夠?qū)⑵髽I(yè)的形象價(jià)值鮮明地體現(xiàn)在公眾視野中，能夠?qū)φw的信息進(jìn)行系統(tǒng)的整合，從而提高企業(yè)內(nèi)部的管理效果；其次，從企業(yè)的管理性質(zhì)來(lái)看，集中共享管理模式與分散共享模式相比，其有助于企業(yè)更好地掌握各部門(mén)的真實(shí)檔案資料，并有助于企業(yè)制定統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，從而提高了企業(yè)檔案資料質(zhì)量，保證了檔案資料的真實(shí)性。

3.3從企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Ψ治?/p>

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)步入了大數(shù)據(jù)的信息化時(shí)代，而從信息技術(shù)的發(fā)展方向來(lái)看，我國(guó)的檔案信息資源管理會(huì)趨向于集中式的管理模式。因此，集中共享管理模式與分散共享管理模式相比，集中共享管理模式更加符合于時(shí)代不斷發(fā)展的方向，從而給企業(yè)檔案信息共享管理模式帶來(lái)了更多的發(fā)展空間，不斷推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)有機(jī)活動(dòng)整體的綜合反映，能夠直接反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的工作過(guò)程和成果，從而成為了企業(yè)的重要財(cái)富。而企業(yè)檔案信息資源共享是將這種財(cái)富變成實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益的唯一途徑，因此要對(duì)企業(yè)檔案共享模式的優(yōu)劣進(jìn)行不斷的分析，從而選擇適合企業(yè)發(fā)展的資源共享模式，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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