從大數(shù)據(jù)視角探究高職院校檔案管理模式的改革

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，現(xiàn)在高職院校的檔案管理也發(fā)生了很大的變化，面臨著許多機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為了實(shí)現(xiàn)這方面良好的管理，本文將以高職檔案管理為例，結(jié)合大數(shù)據(jù)基本特征，以及高校檔案管理的具體變化情況，對當(dāng)下高職院校檔案管理模式改革進(jìn)行詳細(xì)的分析，期望通過這些措施的實(shí)行能夠給高職院校檔案管理帶來實(shí)質(zhì)性的幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；檔案管理；改革

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，大量的數(shù)據(jù)信息也使得人們迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這種情況下，傳統(tǒng)的高職院校檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理要求。因此，對當(dāng)下檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變是非常必要的，高職院校應(yīng)該提高自身對這方面的重視程度，根據(jù)具體情況采取有效的措施。

一、 大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理概述

1. 大數(shù)據(jù)的時(shí)代特征

相對其他的時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代具有非常明顯的特征，其中具體的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面。第一，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)信息量將變得非常大，而且在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，這些數(shù)據(jù)信息給人們工作生活帶來了很大的影響。第二，在數(shù)據(jù)信息處理方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代能夠快速進(jìn)行信息處理，可以較好滿足當(dāng)下社會發(fā)展的需求。第三，數(shù)據(jù)種類形式也非常多樣化，如視頻、語音、網(wǎng)頁等。最后就是數(shù)據(jù)信息價(jià)值比較高，它不僅可以提供基本信息，同時(shí)還可以根據(jù)用戶實(shí)際情況提供個(gè)性化的信息服務(wù)。

2. 大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理的變化情況

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，現(xiàn)在高職院校在檔案管理方面也發(fā)生了非常大的變化，其中具體的有以下幾個(gè)方面。首先，現(xiàn)在高職院校檔案管理數(shù)據(jù)量相對以前要增加非常多，而且在種類方面也更加多元化。其次，在數(shù)據(jù)需求主體方面也變得更加多樣化，除了廣大師生之外，社會也存在著非常多的需求主體。最后，經(jīng)過大數(shù)據(jù)處理之后，高職院校的檔案數(shù)據(jù)在價(jià)值方面將實(shí)現(xiàn)最大化，很好實(shí)現(xiàn)了高職院校檔案管理。

二、 大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理模式改革策略

1. 改變原先的檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想實(shí)現(xiàn)高職院校檔案良好管理，高校管理人員應(yīng)該改變原先的管理理念。在實(shí)際中，高職院校應(yīng)該提高自身對這方面的重視程度，知道大數(shù)據(jù)時(shí)代下，加強(qiáng)自身檔案管理是非常重要的。同時(shí)高校還應(yīng)該對現(xiàn)代化檔案管理理念進(jìn)行大力的宣傳，提高相關(guān)人員對于大數(shù)據(jù)的認(rèn)識，培養(yǎng)工作人員的大數(shù)據(jù)服務(wù)意識。此外，高校管理人員應(yīng)該改變原先紙質(zhì)保存檔案方式，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

2. 加強(qiáng)各部門之間的協(xié)同合作

高校檔案管理是一個(gè)工作量非常大的工作，因此在實(shí)際中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作良好進(jìn)行，高校就應(yīng)該加強(qiáng)個(gè)部門之間的協(xié)同合作。在實(shí)際中，各部門應(yīng)該加強(qiáng)溝通和交流，了解具體的工作情況，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息良好共享。同時(shí)高校應(yīng)該制訂相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制，對各部門之間工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，從而保證工作有效的銜接，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作良好開展。

3. 制定科學(xué)合理的檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

良好的戰(zhàn)略計(jì)劃可以保證檔案管理工作有效進(jìn)行，為后期檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，因此制定科學(xué)合理的戰(zhàn)略是非常重要的。在具體操作中，高校管理人員應(yīng)該提高這方面認(rèn)識，根據(jù)當(dāng)下大數(shù)據(jù)時(shí)代特征，制定一個(gè)良好的管理戰(zhàn)略。通過這種方式，高校就可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)二次處理和分析，從而提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)良好管理和利用。

4. 詳細(xì)進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)收集和分析

作為檔案管理重要環(huán)節(jié)，詳細(xì)進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)收集和分析是非常必要的。在檔案管理過程中，檔案管理人員應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，然后進(jìn)行信息錄入和保存，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的檢查，對于一些虛假數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行處理，從而提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。另一方面，檔案管理人員應(yīng)該充分借用利用專業(yè)的數(shù)據(jù)處理分析軟件，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和處理。

5. 重視數(shù)據(jù)歸檔和保存

數(shù)據(jù)的歸檔和保存作為檔案管理的最后一個(gè)步驟，對于后期檔案數(shù)據(jù)利用具有重要的影響作用。良好的檔案數(shù)據(jù)分類可以幫助人們快速找到其中有用的信息，實(shí)現(xiàn)信息良好利用。因此檔案管理人員在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)保存時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案數(shù)據(jù)的種類進(jìn)行存儲，并對其中設(shè)置一定的存儲年限。通過這種方式就可以實(shí)現(xiàn)對高校檔案數(shù)據(jù)良好管理，從而保證高職院校良好發(fā)展。

三、 總結(jié)

通過上述分析可以知道，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高職院校的檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足高校的發(fā)展需求，因此加強(qiáng)這方面研究是非常重要的。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良好進(jìn)行，高職院校檔案管理人員需要從自身的管理理念、各部門之間合作情況、管理戰(zhàn)略、檔案數(shù)據(jù)收集和保存等幾個(gè)方面采取有效的措施，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下高職院校檔案工作的良好開展。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

李晶國，內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市，赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。