論體育場(chǎng)館檔案資料管理的方法

符星

摘要：盡管國(guó)家在體育場(chǎng)館項(xiàng)目建設(shè)中不斷規(guī)范相關(guān)法律法規(guī)，但基礎(chǔ)設(shè)施文件管理仍存在一些問(wèn)題，需要不斷優(yōu)化和完善?；n案是體育場(chǎng)館項(xiàng)目工程建設(shè)的重要組成部分，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面起著重要的作用，所以體育場(chǎng)館項(xiàng)目建設(shè)中必須加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。

關(guān)鍵詞：基建檔案；管理；意義；問(wèn)題；方法

1開(kāi)放性場(chǎng)館檔案管理工作現(xiàn)狀簡(jiǎn)析

1.1檔案管理機(jī)制不健全

直到20世紀(jì)80年代我國(guó)檔案法剛出臺(tái)，檔案管理才被作為研究對(duì)象被提上學(xué)術(shù)研究日程。然而在實(shí)際管理中，大部分體育館對(duì)檔案缺乏足夠的重視，造成檔案管理機(jī)制不健全。建檔意識(shí)不強(qiáng)，建檔范圍不明確是主要問(wèn)題。由于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對(duì)許多案卷沒(méi)有進(jìn)行分類、標(biāo)引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來(lái)困難；各種檔案受重視程度不一，如辦公室對(duì)體育館的日常管理檔案還比較重視，但對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有統(tǒng)一的要求，各種形式檔案殘缺不全。如此的檔案資料裝訂起來(lái)很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說(shuō)電子檔案了?？梢哉f(shuō)，在數(shù)字化技術(shù)相當(dāng)發(fā)達(dá)的今天，我國(guó)檔案管理制度相當(dāng)滯后。

1.2對(duì)檔案管理不重視

在檔案管理制度尚未成熟的時(shí)期，許多場(chǎng)館領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案意識(shí)和依法治檔觀念不強(qiáng)。檔案管理人員更是欠缺專業(yè)素質(zhì)，使得檔案管理工作進(jìn)展艱難。體育館檔案作為體育館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是體育館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。然而管理檔案的人員多由辦公室的行政工作人員兼職，在進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔工作時(shí)，缺乏檔案收集意識(shí)和統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)。這使得很多應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案因散落在不同經(jīng)辦人手中，終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。檔案管理的專業(yè)性要求很高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人無(wú)法運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行系統(tǒng)整理。正是由于各場(chǎng)館對(duì)檔案管理不夠重視，才會(huì)造成現(xiàn)在這種混亂局面。

1.3檔案結(jié)構(gòu)不合理

目前，我國(guó)法律對(duì)開(kāi)放性場(chǎng)館的檔案范圍規(guī)定不是很明確，許多場(chǎng)館的檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)沒(méi)有合理的依據(jù)。大部分體育館僅將工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作年鑒等報(bào)送檔案室（館），而其他的概不作為檔案室（館）保存的對(duì)象。其實(shí)檔案的范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)這些文件。作為各場(chǎng)館的專門(mén)檔案，不僅在內(nèi)容上要求涵蓋各種管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案等，還應(yīng)在載體形式上涵蓋所有的載體，如紙質(zhì)檔案、電子文本、圖片、音像等等。那些未被歸檔的文件從某種程度上說(shuō)是資源的流失。只有明確了檔案的范圍，才能保證檔案結(jié)構(gòu)的合理性。

1.4檔案管理缺乏系統(tǒng)性，分類方法不明確

檔案管理作為一門(mén)管理技術(shù)，就是為了能輔助各部門(mén)順利的管理決策。完整、系統(tǒng)的檔案信息是順利管理決策的保證。但是，由于缺乏統(tǒng)一的管理制度，沒(méi)有專業(yè)的管理人員，檔案的管理也一度陷入混亂。在龐大的檔案信息中，沒(méi)有像正規(guī)檔案室（館）般地登記造冊(cè)、分類編目，使缺失的檔案無(wú)法保持其完整性。更不要說(shuō)在歸檔時(shí)按照一定的主題進(jìn)行分類標(biāo)引，形成一套完整的分類方法，以便進(jìn)行二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)了。這也在一定程度上造成館藏檔案資源的浪費(fèi)。

2、對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行完善的方法

2.1加強(qiáng)重視程度

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展與動(dòng)態(tài)性質(zhì)，檔案管理面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，一方面是它概括的信息內(nèi)容可以進(jìn)行公開(kāi)性與傳播性，另一方面它的檔案數(shù)量也不斷在增多，那么相對(duì)應(yīng)的保管和提供信息的工作量就越來(lái)越多、復(fù)雜和困難。而管理方式過(guò)于落后，會(huì)對(duì)檔案的管理質(zhì)量直接構(gòu)成影響，而只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理的相關(guān)人員的意識(shí)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。具體操作如下：

（1）首先要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中所具有的基礎(chǔ)地位，還有對(duì)檔案進(jìn)行清晰的整理，可以對(duì)相關(guān)資料的現(xiàn)代化處理有促進(jìn)作用，比如：對(duì)檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)的記錄和保存，可以迅速地進(jìn)行電子建檔，利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行直接管理。體育場(chǎng)館的管理人員可以對(duì)相關(guān)的崗位人員進(jìn)行培養(yǎng)和教導(dǎo)，只有樹(shù)立正確的意識(shí)，才能規(guī)范他們的行為。另外，讓工作人員加強(qiáng)檔案工作的推廣力度，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)的檔案管理意識(shí)都得以提升，可以使檔案管理的運(yùn)營(yíng)工作更具有效性。

（2）對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要進(jìn)行提升。管理人員對(duì)基層工作人員具有榜樣和帶頭作用，因此，提升管理人員這方面意識(shí)的同時(shí)，需要促進(jìn)他們對(duì)現(xiàn)代化的管理技能的提高和深入掌握。因?yàn)闄n案管理的過(guò)程是數(shù)字化與信息化的，這已經(jīng)是社會(huì)進(jìn)行信息化發(fā)展階段，對(duì)檔案工作的基礎(chǔ)要求，也是檔案工作者一定要運(yùn)用到的技巧和方式。所以管理人員需要首先對(duì)這些技能和意識(shí)進(jìn)行掌握，這樣才能在工作人員面前具有管理優(yōu)勢(shì)，可以一邊學(xué)習(xí)一邊操作，特別是一些計(jì)算機(jī)知識(shí)等需要熟練掌握，另外，在信息知識(shí)與文化方面，也要進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，雖然需要一個(gè)過(guò)程，但是管理人員只有具備綜合且全面的專業(yè)學(xué)識(shí)和技能，才能使管理工作更加有效。

（3）對(duì)檔案管理使用的硬件設(shè)施進(jìn)行加強(qiáng)和質(zhì)量提高。設(shè)置專門(mén)的檔案室，而且進(jìn)行相關(guān)硬件設(shè)施地配置，如：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案置放柜、檔案文件袋等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。那么在檔案整理的過(guò)程中，工作人員可以通過(guò)現(xiàn)代電子技術(shù)的高效運(yùn)用，使工作質(zhì)量更加高效。比如：計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行資料的電子文檔整理與歸類等，使用打印機(jī)就可以快速地進(jìn)行打印和裝訂，讓整個(gè)工作過(guò)程事半功倍。

2.2對(duì)檔案資料的管理制度進(jìn)行完善

將制度規(guī)范并進(jìn)行完善是將工作順利完成且達(dá)到一定質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，檔案管理也同樣如此。分析可見(jiàn)，如今檔案資料的管理工作存在較多的不足，制度的不完善、標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性是其重要的影響因素。由此看來(lái)，把管理制度進(jìn)行全面地完善是改善工作質(zhì)量的關(guān)鍵部分。

2.3對(duì)檔案資料管理的主體進(jìn)行體現(xiàn)，使工作流程順利進(jìn)行檔案資料的主體是對(duì)其所屬范圍的明確。體育場(chǎng)館的資料與檔案具有一定的特殊性，與其他政府新聞或雜志娛樂(lè)等性質(zhì)不同，它主要是記錄以體育場(chǎng)館為目標(biāo)對(duì)象發(fā)生的一些相關(guān)的活動(dòng)記錄與記載等。因此，需要明確它的主體性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)地分類與歸納整理，為了以后方便查閱與利用，也為了科學(xué)地對(duì)體育場(chǎng)館的正確記載。

2.4建立完善的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)要求，建設(shè)工程項(xiàng)目管理的特點(diǎn)和建設(shè)檔案館，建設(shè)部門(mén)應(yīng)建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職人員，明確各自的管理職責(zé)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。深化功能，用制度管人，把基建檔案作為工程方面的重要工作，基建檔案工作以制度規(guī)定的形式，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員的建設(shè)項(xiàng)目自開(kāi)始就積極參與，加強(qiáng)建設(shè)人員和檔案人員交流溝通。根據(jù)實(shí)際情況和建設(shè)單位的具體要求，制定基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，規(guī)定應(yīng)明確主要基建檔案歸檔，歸檔要求和基礎(chǔ)設(shè)施傳輸和文件整理、保存、借閱等。這樣可以在基本建設(shè)檔案管理過(guò)程中為相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案的基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行安排，保證建設(shè)檔案收集工作的完備、規(guī)范、及時(shí)歸檔、整理。

結(jié)語(yǔ)

基建檔案利用工作是基建檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好基建檔案的開(kāi)發(fā)和利用是基建檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，只有全力做基建檔案管理工作，才能為體育場(chǎng)館建設(shè)科學(xué)有序地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)，隨著改革的新要求，基建檔案緊密聯(lián)系改革和技術(shù)的發(fā)展，檔案工作者應(yīng)做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自己的價(jià)值，為社會(huì)的和諧發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)。

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（作者單位：天津奧林匹克中心體育場(chǎng)）