提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的思考

王瑋

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案之一，其數(shù)量較多，是反映企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況最全面的資料，也是企事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著大多企事業(yè)單位業(yè)務(wù)集約化和電子化的實(shí)施，會(huì)計(jì)檔案集中產(chǎn)生的成本和管理問題也日益凸顯，成為企事業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)重要的課題。本文結(jié)合新時(shí)代會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的新需求，剖析會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，提出現(xiàn)實(shí)可行的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理需求；現(xiàn)狀

作為企事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，檔案管理包含了企事業(yè)單位人力、財(cái)務(wù)以及物資采購等等涵蓋企業(yè)生產(chǎn)到服務(wù)一系列過程中形成的材料和單據(jù)等，這是企業(yè)以此作為依據(jù)制定策略的依據(jù)或參考。因此，做好企業(yè)檔案資料的管理，確保其真實(shí)、可行、保密和完整性是企業(yè)檔案管理工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容。

一、會(huì)計(jì)檔案的重要性

1.檔案管理是主營(yíng)業(yè)務(wù)管理，具有不可分性

無論是信貸業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)，這都不能離開檔案的服務(wù)，因?yàn)椴还苁鞘裁礃I(yè)務(wù)，在過程都會(huì)產(chǎn)生材料、憑證和賬簿等資料，而這些資料都要保管好。不管是什么金融業(yè)務(wù)活動(dòng)，都要按照一定的原則和方針做事，而這些原則和政策又是基于檔案產(chǎn)生的。所以，檔案管理同金融業(yè)務(wù)管理之間是不可分割的關(guān)系。

2.檔案材料是業(yè)務(wù)決策的重要依據(jù)

企業(yè)的業(yè)務(wù)決策需要大量的、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和情況分析。這類數(shù)據(jù)和情況大部分來自檔案。假若提供的情況不真實(shí)、數(shù)據(jù)來的準(zhǔn)確，就會(huì)造成決策上的重大失誤。因此檔案管理也是企業(yè)管理工作的主要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的地位和作用。

3.檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的基礎(chǔ)

企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展需要由檔案部門及時(shí)準(zhǔn)確地提供各種信息數(shù)據(jù)，以便對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行數(shù)理分析。因此，利用檔案材料加工、整理，然后輸入計(jì)算機(jī)整存。如果沒有可靠的原始記載和第一手材料，輸入的信息也不會(huì)準(zhǔn)確。

二、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.意識(shí)不強(qiáng)：會(huì)計(jì)檔案重視程度不夠

會(huì)計(jì)檔案與企業(yè)的各項(xiàng)工作“失聯(lián)”，存在檔案信息“孤島”問題。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案人員習(xí)慣于守?cái)偸降毓芾頇n案工作，“兩耳不聞窗外事，一頭鉆進(jìn)故紙堆”，忙忙碌碌無人知曉，和企業(yè)其他部門缺乏有效交流和溝通，人們對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的重要性了解不深。企業(yè)在應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的過程中，注重的是直觀經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)工作，檔案意識(shí)很薄弱，忽略文件收集、利用、歸檔工作，早期更是由于人員流動(dòng)大，審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失現(xiàn)象。

當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案工作大都停留在收與管的層面，對(duì)企業(yè)整體會(huì)計(jì)檔案缺乏編研意識(shí)，很少結(jié)合工作實(shí)際和經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，認(rèn)真分析研究，科學(xué)鑒定歸檔范圍，無論是否具有保存價(jià)值，都抱著萬無一失的狀態(tài)，寧愿增加檔案庫管壓力，將全部會(huì)計(jì)檔案都留檔保存。這導(dǎo)致大家長(zhǎng)期普遍持有會(huì)計(jì)檔案管理工作持有厭倦、可有可無、無關(guān)緊要的心態(tài)。

2.邊界不清：檔案范圍同辦法規(guī)定不匹配

會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容在擴(kuò)充的過程中因?yàn)閮?nèi)容的增加會(huì)致使分類邊界不清楚，進(jìn)而使得規(guī)范化管理受到影響。根據(jù)相關(guān)管理辦法，對(duì)其的定義為：會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告以及賬簿等會(huì)計(jì)核算材料。企事業(yè)單位在業(yè)務(wù)創(chuàng)新的過程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的拓展在不斷變化，業(yè)務(wù)資料也層出不窮，是否屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇沒有明確的界定。比如，企業(yè)簽約的電話、手機(jī)和網(wǎng)上銀行的協(xié)議，從真正意義上來說，并不屬于傳統(tǒng)所說的會(huì)計(jì)核算材料。但這對(duì)后期會(huì)計(jì)處理產(chǎn)生一定的影響。因而，在是否要把其作為會(huì)計(jì)檔案保管在理解上就存在很大的差異。這樣不同企業(yè)就會(huì)在實(shí)際操作中各行其是，而且在管理上也會(huì)有不規(guī)范的問題出現(xiàn)。

3.設(shè)計(jì)不周：流程設(shè)計(jì)與檔案保管不匹配

從實(shí)際來看，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的流程在設(shè)計(jì)的時(shí)候沒有考慮后期保管的需求，未在前端實(shí)現(xiàn)分期限裝訂，從而致使后期檔案銷毀瓶頸問題的出現(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案保管壓力大。為了保障款及事項(xiàng)的完整性以及連續(xù)性，會(huì)計(jì)部門一般會(huì)要求按照業(yè)務(wù)辦理的順序來裝訂資料。但是，入庫按照這種順序來裝訂就會(huì)產(chǎn)生多個(gè)保管期限的問題?；炱谙扪b訂不但會(huì)使得短期保管的檔案期限延長(zhǎng)，還會(huì)在銷毀檔案的時(shí)候要進(jìn)行分揀，這樣就加大了檔案銷毀的難度，使得檔案保管工作也面臨雙重的壓力。

4.保管不全：保管范圍與保管媒介不匹配

會(huì)計(jì)檔案制度要比其電算化發(fā)展落后，尤其是不能明晰紙質(zhì)和電子檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，這樣就容易出現(xiàn)重復(fù)保管、保管缺失的問題。在實(shí)際的工作當(dāng)中，企業(yè)的會(huì)計(jì)制度中僅有對(duì)紙質(zhì)資料的管理，但是對(duì)于電子數(shù)據(jù)的保管大多只是提及下，并沒有嚴(yán)格的從檔案角度做出規(guī)定，這就導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)還是沒有歸于檔案的統(tǒng)一管理中去。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)對(duì)業(yè)務(wù)需求也有考慮，但忽視了檔案管理功能模塊，常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)出口不暢通的問題。

5.保管與利用不匹配

會(huì)計(jì)檔案保管主要目的是為了維護(hù)企業(yè)權(quán)益需要以及滿足內(nèi)外部查詢的需要。從我國(guó)法律環(huán)境的現(xiàn)狀來看，債權(quán)債務(wù)關(guān)系的資料需要有紙質(zhì)形式外，在高度電子化的背景的環(huán)境中，其他資料也要實(shí)現(xiàn)電子歸檔來滿足查詢需要，實(shí)現(xiàn)保管目的。然而，因?yàn)橄嚓P(guān)制度的規(guī)定，有的企事業(yè)單位還是有大量紙質(zhì)檔案，并且在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，這就給檔案庫房帶來很大的壓力。檔案庫房建設(shè)的支出屬于低彈性費(fèi)用，如果一直處于持續(xù)高速增長(zhǎng)的狀態(tài)，對(duì)企業(yè)來說并不合理，會(huì)給企業(yè)的成本管理帶來壓力，甚至影響其競(jìng)爭(zhēng)力的提高。

另外，會(huì)計(jì)檔案管理缺少專職管理人員，極易造成檔案保管分散。一家單位的會(huì)計(jì)檔案，一般分為文書和業(yè)務(wù)檔案，僅僅文書檔案就分為系統(tǒng)內(nèi)文件、簽報(bào)、系統(tǒng)外收文、其他重要文件資料等，但收集難度大，除OA文件可控制外，其他大部分分散于各部門管理。會(huì)計(jì)檔案是“各人各理各家賬”這樣分散式管理體制缺乏有機(jī)的聯(lián)系與制約，造成檔案保管難度加大?；鶎訖C(jī)構(gòu)人員流動(dòng)性較大，檔案人員更換相對(duì)頻繁，如果交接雙方?jīng)]有端正思想、明確責(zé)任，就無法保證檔案交接工作按照規(guī)定辦理，容易出現(xiàn)漏洞。檔案高級(jí)、專業(yè)的管理人才更是缺乏。高級(jí)檔案管理專業(yè)人是指具備高政治理論和政策水平、高文化素質(zhì)、高現(xiàn)代管理技術(shù)水平的檔案人員。但是，大多基層單位檔案管理工作中沒有足夠的能夠掌握現(xiàn)代化技術(shù)的管理人才，這就使得新技術(shù)、新方法在檔案管理工作得不到使用、推廣，甚至也不能解決工作中的新情況、新問題，在一定程度上對(duì)單位各項(xiàng)工作的順利開展造成了影響。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)對(duì)策

1.思想上高度重視：專崗專責(zé)

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，專業(yè)性強(qiáng)，政策性強(qiáng)，有一定的特殊性，沒有正確的思想認(rèn)識(shí)，是無法做好檔案管理工作的。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，要把檔案管理當(dāng)作內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作來抓，納入崗位考核內(nèi)容，明確分管領(lǐng)導(dǎo)及工作職責(zé)，做到專人管理，權(quán)責(zé)明確；加大對(duì)檔案管理上的投入，在人力、財(cái)力上給予足夠的支持，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作。同時(shí)，思想上高度重視是前提，健全會(huì)計(jì)檔案制度才是必要之舉。

2.理念上保持先進(jìn)：前端控制、全程管理

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具備依靠新技術(shù)的新的管理觀念，具備與時(shí)代合拍的創(chuàng)新意識(shí)，改變傳統(tǒng)檔案管理中的重管理輕利用的思想觀念，從被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變，從封閉式的服務(wù)向開放式的服務(wù)轉(zhuǎn)變，使檔案工作能夠更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

檔案管理要求沒有在業(yè)務(wù)管理的全過程中得到貫徹，這也是致使檔案管理出現(xiàn)問題的一個(gè)根本原因。事實(shí)上，國(guó)內(nèi)外很多先進(jìn)的企業(yè)都把檔案管理歸納到業(yè)務(wù)管理中，然后嵌入到業(yè)務(wù)流程，同時(shí)在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中也有安排。雖然事先測(cè)定的工作量比較大，不過只要確定好標(biāo)準(zhǔn)，后期的管理就簡(jiǎn)單，這能夠在很大程度上提升檔案管理的規(guī)范性以及效率。所以，把全部流程控制理念引入進(jìn)來，將檔案管理同業(yè)務(wù)流程融合，把文件生成到銷毀等作為完成的生命周期過程來統(tǒng)籌規(guī)劃和管理，這樣對(duì)于檔案中分類不清或重復(fù)歸檔等問題來說就能得到處理，最終有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本節(jié)約的目標(biāo)。

3.素質(zhì)上需再提升：同步科技

科技的進(jìn)步促進(jìn)檔案管理手段發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法也相應(yīng)發(fā)生了變化，而這些變化對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，要求其具備較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平。檔案管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)武裝自己，提升能力，適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。對(duì)此，各基層單位要根據(jù)檔案工作的需要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化其的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)其創(chuàng)新精神，使其具備一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，擁有廣博的知識(shí)、強(qiáng)烈的進(jìn)取精神，掌握一定的計(jì)算機(jī)理論和操作技能，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.保管上更加規(guī)范：統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于企業(yè)來說，統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的建立是十分必要的。首先，要做好文件管理和檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，兩者要同步伐發(fā)展；其次，將文件管理前期指導(dǎo)歸到檔案部門職責(zé)，使得文件形成到最終歸檔能夠得到監(jiān)督；其次，要制定科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，接收電子文件時(shí)，鑒定歸檔的電子文件內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。

會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理是新時(shí)代不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、有效的管理勢(shì)在必行。會(huì)計(jì)檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，但也有了新的發(fā)展機(jī)遇。作為檔案管理人員，不僅要增強(qiáng)緊迫感，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，還要提高素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和管理意識(shí)，利用現(xiàn)代化管理設(shè)備，建立全新的現(xiàn)代化檔案管理模式，使會(huì)計(jì)單位檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

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