衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理體會

陳董來

[摘要] 衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)職能履行及管理活動開展的全面記錄，對這一檔案進行規(guī)范化的管理能夠促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的順利開展，衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有一定的社會性特點，其包含的內(nèi)容是非常廣泛的，使得衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中還存在一些不足之處。該文對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理進行了探討，提出了一些管理改進的策略，希望能夠幫助提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的水平。

[關(guān)鍵詞] 衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；體會

[中圖分類號] R19 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）01（a）-0191-02

衛(wèi)生監(jiān)督工作與人民群眾的生活息息相關(guān)，現(xiàn)代社會衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的職能正在進行不斷的調(diào)整和深化，這一機構(gòu)所擔(dān)負的職責(zé)也是逐漸增加的，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對其工作中的各項業(yè)務(wù)以及執(zhí)法活動的全面、真實的記錄[1]。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生監(jiān)督部門的發(fā)展中是不可缺少的組成內(nèi)容，管理人員需要根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的一些問題進行分析，實現(xiàn)管理工作水平的不斷提升，更好的為人民群眾服務(wù)。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的概念及作用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在開展衛(wèi)生監(jiān)督、質(zhì)量抽檢及行政稽查、行政許可、處罰、宣教等工作過程中所形成的信息資料，是對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)進行的一系列管理活動的記錄，這些資料檔案的實用價值以及保存價值都是非常高的，還能夠督促衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)不斷的提升自身的工作質(zhì)量水平[2]。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中的作用主要體現(xiàn)在幾個方面：①為執(zhí)法管理人員提供工作上的依據(jù)，衛(wèi)生監(jiān)督管理工作的開展與老百姓的生活與健康關(guān)系是非常密切的[3]。比如對公共場所以及生活飲用水、醫(yī)療衛(wèi)生、傳染病與消毒管理等監(jiān)督都是與人們?nèi)粘５纳钣嘘P(guān)的內(nèi)容，在市場的運營過程中如果出現(xiàn)了危害人們的健康權(quán)益的情況，執(zhí)法人員就需要依據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督的相關(guān)法律法規(guī)對市場運作中出現(xiàn)的問題進行監(jiān)督與監(jiān)測，對出現(xiàn)的違法行為進行處理與處罰，使得人們的健康權(quán)益得到保護。②為領(lǐng)導(dǎo)階層的決策提供依據(jù)。近年來衛(wèi)生執(zhí)法力度不斷增強，也提出了一系列行之有效的措施。這些措施的提出依靠的就是對大量衛(wèi)生監(jiān)督信息的借鑒，只有對這些信息檔案進行及時深入的研究分析，才能找到正確解決問題的辦法，真正實現(xiàn)監(jiān)督執(zhí)法力度的增強。③為修改衛(wèi)生法律、法規(guī)提供數(shù)據(jù)依據(jù)?，F(xiàn)代社會發(fā)展迅速，新的衛(wèi)生監(jiān)管問題也層出不窮，原有的衛(wèi)生法律、法規(guī)內(nèi)容還需要不斷地進行改進完善以適應(yīng)新時期的需求，為了與時俱進，就需要在原有的基礎(chǔ)上進行科學(xué)的修改。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集途徑

衛(wèi)生監(jiān)督方面的報表上報制度已經(jīng)日趨成熟，比如醫(yī)療衛(wèi)生報表、傳染病報表等等，各個縣、市的衛(wèi)生部門也都形成了按時逐級上報的制度，這樣基層單位的詳細全面的數(shù)據(jù)信息就能夠及時的被獲得了[4]。而那些上級反饋的各省的報表以及全國匯總報表等也需要及時的進行立卷歸宗，這樣衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)不僅能夠掌握詳細的縱向情況也能了解橫向的情況了，信息來源的深度與廣度都得到了拓展。上級下達的各種信息材料，比如重大自然災(zāi)害或者疫情爆發(fā)等的突發(fā)事件的材料，需要及時地根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求進行歸卷。這些材料能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中提供必要的參考，同時衛(wèi)生技術(shù)人員也可以在實際工作中借鑒這些資料，做到工作有章可循、有法可依。為了能夠第一時間獲得有價值的資料，衛(wèi)生監(jiān)督部門除了要正常開展業(yè)務(wù)監(jiān)管工作外，還需要積極的參與到各種社會活動之中，比如每年舉行的各個衛(wèi)生主題宣傳日活動和到社區(qū)、廠區(qū)開展的專題講座互動等。通過這些不同類型的社會實踐活動的開展，能獲取第一手的資料，對其進行匯總歸檔，使得衛(wèi)生監(jiān)督檔案得以更加充實完整。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

3.1 檔案管理缺乏有效的應(yīng)用

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作開展的時間比較短，工作業(yè)務(wù)很多還不成熟，它主要承擔(dān)著衛(wèi)生行業(yè)的監(jiān)督、許可、處罰等方面的工作，在促進社會穩(wěn)定、健康發(fā)展道路上發(fā)揮著重要的積極作用[5]。衛(wèi)生監(jiān)督工作涉及的工作范圍是非常廣的，與市場上的各行各業(yè)都有或多或少的關(guān)聯(lián)。這樣所產(chǎn)生的衛(wèi)生監(jiān)督檔案的種類也就非常多樣化了，給實際的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作增加了難度。當(dāng)前相關(guān)機構(gòu)之中專業(yè)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員還是比較缺少的，管理工作的發(fā)展還不夠規(guī)范化、專業(yè)化。這無疑降低了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的效用。一些檔案還存在不完整的情況。雖然國家、省、市檔案部門都有設(shè)置檔案管理辦法、規(guī)定等，但行業(yè)內(nèi)的檔案管理仍缺乏統(tǒng)一性，在很多情況下都會出現(xiàn)信息歸檔不及時或者信息遺漏等的問題，這對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的整體效益的提升都是非常不利的。

3.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化水平不高

現(xiàn)代社會信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息化也已經(jīng)成為了各個行業(yè)的發(fā)展不可缺少的一部分。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段也有了非常廣泛的應(yīng)用，一定程度上提升了檔案管理工作的效率[6]。但是實際上衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理科室的計算機操作技能以及軟件開發(fā)等方面的水平還有待提高，檔案管理的載體仍然比較單一化，大部分的資料信息都是通過檔案的形式進行記錄保存的，智能化的檔案管理手段不足，還須要加快開發(fā)應(yīng)用。

3.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理期限不規(guī)范

由于衛(wèi)生監(jiān)督工作的性質(zhì)決定了衛(wèi)生監(jiān)督檔案包含的范圍是比較廣泛的，資料多樣化的特點非常明顯，各種各樣的資料信息管理起來非常龐雜，而因為工作場所、工作類型的影響衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料本身的差異也是很大的，一些資料信息只在短時間之內(nèi)具有使用價值，而有的資料信息則需要長時間的進行保存，而當(dāng)前的衛(wèi)生監(jiān)督檔案的期限管理還不規(guī)范，管理缺乏統(tǒng)一性，各類檔案不斷累積，反而降低了檔案資料的利用率，而衛(wèi)生監(jiān)督檔案的記錄方式以及歸檔方式上的不規(guī)范，也大大降低了衛(wèi)生監(jiān)督管理工作的效率。

4 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的完善策略

4.1 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作水平

在具體的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的開展中，相關(guān)的檔案管理人員需要對這一工作有充分的重視，全面認識到衛(wèi)生監(jiān)督檔案所具備的使用價值，根據(jù)單位內(nèi)的實際情況，設(shè)立專門的檔案管理辦公室，同時由專門的檔案管理人員負責(zé)，對單位內(nèi)檔案資料的收集、整理、歸檔等工作進行認真的處理[7]。另外，還需要對相關(guān)的管理制度進行進一步的明確與細化，使得管理人員都能明確自身工作的職責(zé)，實行責(zé)任化的管理模式，實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案不同門類及載體的統(tǒng)一管理，管理人員則主要負責(zé)對檔案進行收集、整理、保管等工作，還包括有檢索軟件系統(tǒng)的編制及檔案利用服務(wù)等工作。在這些衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的基礎(chǔ)性工作的實施過程中，除了要配備足夠的專業(yè)檔案技術(shù)人員外，還需要注重的就是保證檔案資料收集的及時性與全面性，對有保密需要的檔案還應(yīng)該根據(jù)保密制度進行嚴格的管理，防止檔案內(nèi)容的外泄，增強檔案管理的安全性。

4.2 注重對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)與利用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案本身所具備的保存與使用價值都是比較大的，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理過程中需要注重對這些檔案資料進行綜合性的開發(fā)與利用，以便能夠?qū)崿F(xiàn)其價值的最大化[8]。衛(wèi)生監(jiān)督管理機構(gòu)需要制定一套科學(xué)完善的檔案利用機制，對檔案具體的利用范圍以及利用程序等進行明確規(guī)定，對單位內(nèi)部的檔案利用工作給予鼓勵。管理部門還需要獲得檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的配合，積極展開衛(wèi)生監(jiān)督檔案的編研工作，從衛(wèi)生監(jiān)督管理機構(gòu)的實際的職能活動出發(fā)，詳細編寫全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、組織沿革、專題文件、大事件等的資料類型，使這些檔案資料能夠為衛(wèi)生監(jiān)督管理及衛(wèi)生行政執(zhí)法工作提供更多的幫助與借鑒。

4.3 促進衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化發(fā)展

利用先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去進行衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理，不僅可以對各種檔案資料進行及時有效的匯編，使得衛(wèi)生簡短檔案資料更加快速地收集起來，而且還能夠使衛(wèi)生監(jiān)督檔案的檢索利用效率得到提高。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化發(fā)展進程中，需要對檔案管理信息化內(nèi)容的全面性提供保障，應(yīng)該包含文書檔案、影音圖像資料、專業(yè)檔案等；傳統(tǒng)的檔案逐漸轉(zhuǎn)換為電子檔案的形式；在檔案的儲存上應(yīng)選擇大容量的存儲設(shè)備，還應(yīng)做好資料的備份。通過智能化的管理軟件實現(xiàn)檔案的實時查閱，并且要根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)要求，建立健全專業(yè)的信息化平臺，使得檔案的查詢檢索、編研能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

5 結(jié)語

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)承擔(dān)著醫(yī)療衛(wèi)生、傳染病防治、飲水衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生等多方面的工作內(nèi)容，每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常多，且監(jiān)督、管理專業(yè)分類也較復(fù)雜。為有效地保管和發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督員工作成果的載體—檔案，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作就需要不斷探索與完善，從業(yè)務(wù)實際出發(fā)，尋找與衛(wèi)生監(jiān)督檔案性質(zhì)更加符合的管理方法與策略，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案獲得標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化的長足發(fā)展，促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作質(zhì)量的不斷提升。

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（收稿日期：2017-11-04）