醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐及展望

張杰

[摘要] 經(jīng)過建立具有極強(qiáng)的專業(yè)技能的檔案信息組織，將醫(yī)院員工的數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的監(jiān)管，相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)中就包括醫(yī)務(wù)護(hù)理、人事招聘調(diào)動(dòng)、科研藥品采購、干部履歷收集等內(nèi)容，具有極強(qiáng)的模塊維護(hù)及集成調(diào)閱兩種功能，高效從本質(zhì)上將檔案數(shù)據(jù)資料使用效率低下、管理不集中、工作重復(fù)性強(qiáng)等現(xiàn)象規(guī)避，真正將檔案信息的協(xié)同共享管理方法落實(shí)到位，能夠?yàn)榻窈筢t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和員工考核提供有效的參考數(shù)據(jù)。

[關(guān)鍵詞] 檔案信息系統(tǒng)；模塊化；展望

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）01（a）-0197-02

醫(yī)院組織創(chuàng)建的信息檔案管理系統(tǒng)（HTAMS）屬于醫(yī)院人力資源監(jiān)管部門的重要構(gòu)成要件。信息化檔案是通過醫(yī)院全部員工在長期的醫(yī)療工作過程中累積起來的數(shù)據(jù)資料，這當(dāng)中包含相應(yīng)的醫(yī)務(wù)護(hù)理、人事招聘調(diào)動(dòng)、科研藥品采購、干部履歷收集等信息資料，是通過全部醫(yī)務(wù)人員的長期勞動(dòng)獲取的，具有很高的醫(yī)學(xué)價(jià)值及相應(yīng)的科學(xué)研究成果。以往的醫(yī)院檔案管理資料都是使用人工進(jìn)行記錄、內(nèi)容過于混亂，無法對(duì)整體的數(shù)據(jù)資料做出公正客觀的評(píng)價(jià)，給人才的選拔挖掘等形成嚴(yán)重的阻礙。現(xiàn)階段醫(yī)院信息化建設(shè)的步伐在逐步加快，相應(yīng)的人事制度改革方面也有很大的變動(dòng)，使用建設(shè)信息化檔案資料管理系統(tǒng)來完善醫(yī)院工作業(yè)務(wù)管理工作具有極大的必要性，在醫(yī)院檔案資料制度的監(jiān)管指引下，醫(yī)院的檔案監(jiān)管體系變得更加規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效的達(dá)到醫(yī)療、教學(xué)及科研工作的需求。

1 現(xiàn)階段專業(yè)技術(shù)檔案管理存在問題

1.1 重視程度不高

就目前情況來說醫(yī)院對(duì)員工技術(shù)檔案管理工作缺乏重視力度，完全沒有從根本上察覺到員工檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事工作中發(fā)揮的重要作用。專業(yè)技術(shù)檔案主要是用來掌控員工的政治、工作及生活生命線，是醫(yī)院用來監(jiān)管員工工作及規(guī)范員工行為的重要工具及手段，是醫(yī)院用來內(nèi)部升干、選用人才的重要平臺(tái)，也是醫(yī)院用來培養(yǎng)后備人才、增強(qiáng)醫(yī)療品質(zhì)的重要載體。但是因?yàn)獒t(yī)院員工沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，與其相關(guān)的都很多檔案資料（相關(guān)證件、等級(jí)證書等）由其自行保管，通常都會(huì)處于比較無序零散的現(xiàn)象，由于自己比較粗心導(dǎo)致相關(guān)證件經(jīng)常丟失，每次遇到職稱晉升和考試應(yīng)聘需要使用時(shí)都要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力去整理檔案數(shù)據(jù)資料[1]。

1.2 管理缺乏規(guī)范、制度不健全

醫(yī)院專業(yè)檔案對(duì)員工工作過程中發(fā)生的相關(guān)變故經(jīng)歷、晉級(jí)職稱、科研論文、執(zhí)業(yè)范圍及相應(yīng)的考核技術(shù)等信息進(jìn)行連續(xù)性記載，就現(xiàn)階段來說醫(yī)院缺乏完備的規(guī)范機(jī)制來確保相關(guān)的檔案資料采集具有及時(shí)準(zhǔn)確的特征，從而出現(xiàn)檔案資料不準(zhǔn)確不具備真實(shí)性等現(xiàn)象，收集的渠道具有多樣性特征，因此造成嚴(yán)重的丟失情況。

1.3 管理部門較多、資料不能共享

相對(duì)來說，醫(yī)院員工的類型極富多樣性并且相應(yīng)的崗位性質(zhì)設(shè)置比較多，因?yàn)獒t(yī)院里面醫(yī)務(wù)人員的工作跨度比較大，所以相應(yīng)的檔案資料收集具有很大的挑戰(zhàn)性，通常情況下收集起來的相關(guān)信息資料都是由本科室部門自主管理，里面的涵蓋面也比較廣（工號(hào)、姓名、性別、年齡、參加工作時(shí)間等），很多工作都還停留在以往的Excel工具記載的原始資料狀態(tài)，關(guān)于醫(yī)生的職業(yè)技能等級(jí)、醫(yī)療績效考核、學(xué)會(huì)任職、外出會(huì)診等數(shù)據(jù)信息都交由醫(yī)務(wù)處采用手工填充，相應(yīng)的護(hù)理人員就護(hù)士分級(jí)監(jiān)管、工作履歷、考核等數(shù)據(jù)資料也是交由護(hù)理部采用手工填充[2]。醫(yī)院所有人員的論文發(fā)表情況、再深造、課題等數(shù)據(jù)信息均交給科教處采用手工填充。而相應(yīng)的員工檔案管理資料都是由多部門科室進(jìn)行管理無法進(jìn)行匯總交流，因而導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料信息無法實(shí)施共享，信息的整合程度、使用價(jià)值極為低下，導(dǎo)致醫(yī)院的工作效率嚴(yán)重下降。

1.4 信息無法傳遞、效益核算不準(zhǔn)確

就目前情況來說，相應(yīng)的人力資源信息通常都是由各科室采用手工方法實(shí)施數(shù)據(jù)傳送，不能從根本上和實(shí)際的人員調(diào)整保持一致。員工的信息變動(dòng)無法和員工在臨床中的業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)節(jié)保持一致，進(jìn)而給醫(yī)療人員在該科室中的臨床業(yè)務(wù)工作的匯報(bào)造成嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致該科室的效益審核與計(jì)算工作無法有效得出落實(shí)。員工的上下班情況沒有辦法準(zhǔn)確及時(shí)地傳送至人力資源部，人力資源無法在第一時(shí)間進(jìn)行出勤情況核對(duì)并上報(bào)給財(cái)務(wù)進(jìn)行薪酬核算。人力資源部也無法將臨床上醫(yī)護(hù)人員每天的工作量做到準(zhǔn)確分析及掌握，對(duì)工作的全方位發(fā)展缺乏根本性的認(rèn)知，不能對(duì)全部員工的績效審核提供有效的參考數(shù)據(jù)[3]。

2 專業(yè)技術(shù)檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

將各種專業(yè)人員的技術(shù)檔案采集規(guī)整和相應(yīng)的開發(fā)使用工作落實(shí)到位，對(duì)有效增強(qiáng)醫(yī)院的全方位管理工作開展具有無可替代的作用。蘇北人民醫(yī)院自2012年迄今為止，按照醫(yī)院的全方位監(jiān)管要求，有效制定了較為專業(yè)的技術(shù)資料檔案系統(tǒng)。

2.1 系統(tǒng)的目的及原則

關(guān)于蘇北人民醫(yī)院所設(shè)計(jì)的檔案信息管理系統(tǒng)將高效管理作為中心論點(diǎn)，其宗旨就是遵循高效傳遞、標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定、操作簡單等，相應(yīng)的操作原則就是遵從領(lǐng)導(dǎo)、全面參與、全方位協(xié)調(diào)合作、分環(huán)節(jié)見效果、數(shù)據(jù)資料導(dǎo)入和錄入相組合的模式。

2.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

該系統(tǒng)所使用的就是在WEB應(yīng)用基礎(chǔ)上的B/S方法，通常情況下都是依靠醫(yī)院自制的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在配置方面具有較強(qiáng)的稱可塑性和拓展性，調(diào)配起來比較方便。該系統(tǒng)所開發(fā)出的語言為C#，相關(guān)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫就是Oracle，能夠和醫(yī)院的全部系統(tǒng)的接口相連接，除比較簡單還具備較強(qiáng)的操作性特征。

2.3 系統(tǒng)模塊

①員工基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)資料。這里面包含相應(yīng)的基礎(chǔ)資料、教育程度、職業(yè)數(shù)據(jù)信息、任職信息、職位變更、工資增減情況、合同變動(dòng)、考核情況、獎(jiǎng)懲資料、相關(guān)等級(jí)證書、家庭人員組成情況等。員工的基礎(chǔ)信息資料就包含相應(yīng)的（工號(hào)、姓名、性別、年齡、籍貫所在地、民族、身份證號(hào)碼、所獲學(xué)位、畢業(yè)院校時(shí)間、首次參加工作時(shí)間、工作性質(zhì)、崗位類型、聯(lián)系方法等），除此之外還有相應(yīng)的人事部門、考勤部門、就屬支部、電子郵箱、家庭住址等相應(yīng)數(shù)據(jù)信息資料；和教育有關(guān)的就包含相應(yīng)的工作履歷和教育經(jīng)歷；職業(yè)信息里面還涵蓋相應(yīng)的資格證書編號(hào)、執(zhí)業(yè)證書編號(hào)還有醫(yī)生等級(jí)等；崗位職務(wù)就包含相應(yīng)崗位變動(dòng)和職務(wù)變更記載；合同變更就是在工作過程中對(duì)合同中相應(yīng)信息的更改；考核情況就是記載相應(yīng)的年度測(cè)評(píng)信息[4]。②醫(yī)療檔案方面。就包含相應(yīng)的職業(yè)信息數(shù)據(jù)、體檢記載、職業(yè)醫(yī)生再深造和其他相應(yīng)的學(xué)習(xí)機(jī)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。③醫(yī)生職業(yè)道德和干部履歷數(shù)據(jù)。采用相應(yīng)的界面填充表格來填充醫(yī)生道德和干部履歷信息，并由系統(tǒng)自主生成醫(yī)生道德和干部履歷填充表。

3 專業(yè)技術(shù)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)施效果

3.1 落實(shí)人員全面信息化管理

創(chuàng)建屬于全員職工的唯一可以使用的ID，并據(jù)此來創(chuàng)建相應(yīng)的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)資料管理系統(tǒng)，管理對(duì)象就面向全院的職工展開，通常情況下包含相應(yīng)的（正式職工、再度聘用職工、進(jìn)修醫(yī)生、研究生、實(shí)習(xí)醫(yī)生、工人），并將全部人員交給人力資源部門、醫(yī)務(wù)科、護(hù)士站、課教處等相關(guān)部門進(jìn)行相應(yīng)的分工合作。

3.2 降低提交資料的重復(fù)度

通常情況下作為相應(yīng)的衛(wèi)生部門醫(yī)院經(jīng)常都要面臨上級(jí)衛(wèi)生單位的突擊檢查，每次都需要收集很多的資料進(jìn)行上交，醫(yī)院內(nèi)部相應(yīng)的監(jiān)管部門也要花費(fèi)大量的時(shí)間及精力去進(jìn)行分門別類的整理；從另外一個(gè)角度來講當(dāng)員工職稱晉級(jí)或者需要用到檔案信息資料的情況下也要向醫(yī)院的所有部門所要索手工資料。相應(yīng)的技術(shù)檔案資料高效化運(yùn)行，通過系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)地全方位的信息調(diào)閱方法，有效增強(qiáng)了專業(yè)技術(shù)檔案管理的效率和品質(zhì)[5]。

3.3 達(dá)到和臨床業(yè)務(wù)系統(tǒng)中人員基本信息的同步更新

在檔案平臺(tái)中使用同種手段維護(hù)全部人員的基本數(shù)據(jù)信息，就包含相應(yīng)的（科室、職務(wù)、職稱）等，這樣全部的資料信息就可以在同段時(shí)間及時(shí)的更新到相應(yīng)的PACS、HIS、LIS等臨床業(yè)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)站里面，經(jīng)過對(duì)全部的資料信息進(jìn)行有機(jī)整合再創(chuàng)造就能從根本上將人員信息無法統(tǒng)一、不能及時(shí)有效更新等導(dǎo)致的信息安全問題及相應(yīng)的醫(yī)療隱患問題有效的規(guī)避。

4 專業(yè)技術(shù)檔案系統(tǒng)的展望

4.1 對(duì)員工檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入利用

對(duì)于相關(guān)網(wǎng)站系統(tǒng)的高效構(gòu)建應(yīng)該分層、分級(jí)的進(jìn)行落實(shí)，就比如相應(yīng)的職工績效考核KPI指標(biāo)條例，最終使全部員工的績效考核數(shù)據(jù)資料以量化的形式呈現(xiàn)在大眾面前，為醫(yī)院職工評(píng)估、內(nèi)部晉升、績效薪酬變革、獎(jiǎng)金配置等工作供應(yīng)有效的參考數(shù)據(jù)[6]。

4.2 達(dá)到和醫(yī)院會(huì)議考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步

應(yīng)將醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)學(xué)術(shù)講座的刷卡考勤記載和相應(yīng)的參會(huì)記錄直接在技術(shù)檔案系統(tǒng)里面展現(xiàn)出來，并自動(dòng)生成數(shù)據(jù)表格進(jìn)行匯總分析。相關(guān)醫(yī)院專業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息管理的終極目標(biāo)為：能夠?qū)崿F(xiàn)并有效將全部人員的資料信息集中統(tǒng)一管理，有效達(dá)到各個(gè)科室之間協(xié)同合作，較好完善有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，從根本上將醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)資料及信息無法共享、科室間管理較為混亂等問題解決，并創(chuàng)建全面客觀的檔案信息資料[7]。

[參考文獻(xiàn)]

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[3] 楊凝.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的醫(yī)院綜合檔案管理探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016（18）：132-133.

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（收稿日期：2017-11-09）