淺談如何做好辦公室文秘工作

賀彥龍

【摘要】本文論述了做好辦公室文秘工作要具備的技能和素質(zhì)，結(jié)合學(xué)習(xí)談體會認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘工作；素質(zhì)；體會

近日，有幸讀到一篇文章——《論文稿寫手的職業(yè)意識》，作者雄文。作為一名“文稿寫手”，讀罷，掩卷而思，該篇文章結(jié)構(gòu)精巧、語言優(yōu)美、內(nèi)容豐富、引經(jīng)據(jù)典、發(fā)人深思，勘稱“雄文”。

文章指出：“文稿寫手的職業(yè)意識，是人們對寫手職業(yè)角色的認(rèn)知、意向、評價、情感和態(tài)度等心理成分的綜合反映，是寫手職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能、職業(yè)作風(fēng)、職業(yè)道德、職業(yè)行為等職業(yè)要素的綜合，是每個出彩寫手必須具備的最基本的職業(yè)規(guī)范”，并從具備“稿比天大”的至上意識、登高望遠(yuǎn)的“上位”意識、敢于突破的“出位”意識、精益求精的工匠精神、勤撿“石頭”的儲備意識等九個方面表達了作者的觀點。結(jié)合自身工作實際，感觸良多，受益匪淺。本文就如何做好辦公室文秘工作淺談幾點認(rèn)識。

一、熱愛文秘事業(yè)，自覺扛起責(zé)任

愛默生說過，“有史以來，沒有任何一件偉大的事業(yè)不是因為熱情而成功的”。文秘工作是件苦差事，只有熱愛文秘工作的人，具備甘當(dāng)文秘人員的職業(yè)認(rèn)同，才能自覺以良好的工作態(tài)度、工作精神、工作標(biāo)準(zhǔn)要求自己，規(guī)范自己，磨練自己，才能擁有“三不怕” （不怕寫、寫不怕、怕不寫）的敬業(yè)情懷，苦中作樂，不管遇到什么困難，都能出色地完成任務(wù)。辦公室文秘工作處于組織的中心位置，文秘人員的寫作行為不是個人行為，是為組織撰稿。文秘人員撰寫的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、總結(jié)材料、匯報材料、經(jīng)驗材料等文稿本身的特殊重要性決定了文秘人員的特殊重要性。作為文秘人員，必須認(rèn)識到這一特殊重要性，并將組織的事業(yè)和個人的工作緊密地聯(lián)系起來，增強工作的榮譽感、責(zé)任感，干一行、愛一行、精一行。

二、培養(yǎng)職業(yè)意識，保證工作質(zhì)量

一是樹立換位意識。所謂換位意識，就是從文稿的使用組織或個人的角度來思考和撰擬文稿。撰寫文稿不是作者的自我表述，而是一種代擬工作。文秘人員必須完全以用稿組織或領(lǐng)導(dǎo)的身份和角度來思考，來撰寫，即所謂“關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”“關(guān)起門來代表組織”。要設(shè)身處地考慮組織或領(lǐng)導(dǎo)所處的各種背景，考慮受眾情況；必須站在全局思考，服務(wù)大局需要；必須做“心靈捕手”，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急、慮領(lǐng)導(dǎo)之所慮。

二是樹立創(chuàng)新意識。文稿工作要出彩，需要自覺摒棄“死框框、硬套套”，不斷追求創(chuàng)新、追求超越自我的精神。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的源泉。作文文秘人員，要不斷學(xué)習(xí)充電，積極更新已有思想，走出自我認(rèn)知局限。要注重在形勢的變化中找到認(rèn)知的突破口，以新的認(rèn)知適應(yīng)新的形勢。要學(xué)習(xí)政府部門、上級單位有關(guān)精神，同本單位工作實際結(jié)合起來，提高自己的認(rèn)識。要走出思維定勢、僵化模式，積極研究新情況、采用新方法、解決新問題。

三是發(fā)揚工匠精神。文秘工作無小事，國家強調(diào)工匠精神，這不僅對制造業(yè)等生產(chǎn)行業(yè)具有重要意義，而且對文秘工作也同樣具有指導(dǎo)作用。文秘工作作為文字工匠，要寫出高質(zhì)量文稿，必須發(fā)揚工匠精神，增強工匠意識。在寫作過程中，要具有高度認(rèn)真的工作態(tài)度，高度專注的工作狀態(tài)，精益求精的價值取向，必須“想得到、做得細(xì)、抓得實”，精雕細(xì)刻，字斟句酌，追求精品。

四是樹立儲備意識?！疤觳旁谟诜e累”，作為一名文秘人員，必須善于 “撿石頭”，通過各種途徑，積累與寫作有關(guān)的點滴素材，包括思想觀點、政策舉措及數(shù)據(jù)案例等，以備寫作之用。要加強順便撿，在日常工作生活中，有些零散材料當(dāng)時看起來不起眼、不成形，但卻是日后寫作中必不可少的原料。要開展專門撿，通過閱讀書籍報刊、瀏覽網(wǎng)頁、學(xué)習(xí)有關(guān)文件、調(diào)研等，發(fā)現(xiàn)有價值素材，并勤做筆記。通過不斷地積累儲備，豐富知識內(nèi)容，提高寫作水平。

三、爭做出彩寫手，書寫非凡人生

夢想是人生的方向，也是工作的動力。作為文秘人員，要心中有夢。這個夢想就是職業(yè)規(guī)劃，要樹立爭做出彩寫手的職業(yè)愿景，以此來不斷激勵自己，不忘初心，低調(diào)奉獻，務(wù)實精進，正確看待一時榮辱得失，高度敬業(yè)、全身心投入、不斷完善自我，以自己的優(yōu)秀工作業(yè)績，贏得組織認(rèn)可，憑實干讓夢想成真、為人生添彩。