淺析綜合性醫(yī)院檔案的分類管理與發(fā)展趨勢(shì)

鄭超

[摘要] 綜合性醫(yī)院檔案管理中的核心工作即是檔案分類管理，這是保障檔案各項(xiàng)工作得以順利實(shí)施的前提，是醫(yī)學(xué)檔案相關(guān)管理科學(xué)開展的保障。醫(yī)院檔案分類管理可以向檔案信息使用者提供全面有效的應(yīng)用服務(wù)。該文結(jié)合綜合性醫(yī)院檔案的重要意義與分類管理進(jìn)行闡述，并提出其未來的發(fā)展趨勢(shì)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案;分類管理;發(fā)展趨勢(shì)

[中圖分類號(hào)] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）08（b）-0071-02

綜合性醫(yī)院是與國計(jì)民生息息相關(guān)的首要單位，其包含了醫(yī)療教學(xué)、科研、康復(fù)、治療、病人診斷、醫(yī)學(xué)檔案等等諸多醫(yī)院活動(dòng)，而這些活動(dòng)會(huì)在醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)表、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)、醫(yī)療救助、行政管理等過程里形成各種影像、聲音、圖片、文字等資料檔案，這即反映了綜合性醫(yī)院的發(fā)展歷程與成長軌跡，又可以促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療救助水平與綜合管理水平的不斷提升?，F(xiàn)代化綜合性醫(yī)院對(duì)檔案管理能力提高的過程也是對(duì)信息資源進(jìn)一步收集與利用的過程，同時(shí)可以推動(dòng)檔案室改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，讓資源配置得以優(yōu)化，提升科學(xué)管理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下的信息資源集成與大數(shù)據(jù)形成的過程，以便滿足綜合性醫(yī)院對(duì)于檔案資料的各項(xiàng)需求。綜合性醫(yī)院檔案的分類對(duì)象即為醫(yī)院中資料檔案的實(shí)體，可以分別根據(jù)檔案形式、內(nèi)容、時(shí)間、出處分為不同類別與層次，讓其形成完整的體系。檔案分類是開展醫(yī)院科學(xué)管理的核心業(yè)務(wù)工作之一，強(qiáng)化醫(yī)院檔案分類的實(shí)踐過程研究即是現(xiàn)代醫(yī)院檔案學(xué)的重要課題。

1? 綜合性醫(yī)院檔案分類的重要意義

我國目前的綜合性醫(yī)院對(duì)于資料檔案開展科學(xué)分類處理能夠使得醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、集成化與系統(tǒng)化水平提高，結(jié)合醫(yī)院檔案分類的根本要求，那么醫(yī)院檔案在分類時(shí)重點(diǎn)按照實(shí)用性、邏輯性、客觀性的原則來進(jìn)行檔案分類管理。當(dāng)然，綜合性醫(yī)院檔案的分類也離不開醫(yī)院經(jīng)營狀況以及特點(diǎn)，在檔案分類合理性選擇時(shí)，可以結(jié)合醫(yī)院年度問題分類法開展，這種方法能夠把綜合性醫(yī)院檔案整理以及收集年份給予科學(xué)整合分類，隨后就可以按照不同年份來區(qū)分不同的檔案問題。

綜合性醫(yī)院的檔案實(shí)體分類直接會(huì)影響院檔案的系統(tǒng)化問題，對(duì)于醫(yī)院檔案整理工作的質(zhì)量、組織與管理檔案綜合管理均有很強(qiáng)意義。①對(duì)于醫(yī)院檔案合理分類可以發(fā)現(xiàn)其之間的深層次聯(lián)系，并清晰的展示醫(yī)院的發(fā)展歷程，方便資料檔案被存檔與有效利用;②醫(yī)院檔案的整理程序和具體工作，只能通過編目、排列、立卷、分類等過程才可能實(shí)施;③醫(yī)院檔案正確合理分類可以提升檔案管理工作的進(jìn)度與質(zhì)量，并讓檔案的運(yùn)用管理得以提升[1]。

2? 綜合性醫(yī)院檔案的分類管理

綜合性醫(yī)院按照相關(guān)資料的功能權(quán)限以及不同類別，可以把檔案分成以下幾類。

2.1? 個(gè)人檔案

醫(yī)院中個(gè)人的考核檔案主要涵蓋了個(gè)人的任職證書、專業(yè)職稱評(píng)審表、個(gè)人業(yè)績晉升成績單、進(jìn)修計(jì)劃表、年度聘任職稱申請(qǐng)表、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)記錄、從業(yè)人員考核表、技術(shù)人員專業(yè)年度考核表、業(yè)務(wù)狀況表以及醫(yī)院干部業(yè)務(wù)技術(shù)考績檔案等方面。

2.2? 科研檔案

綜合性醫(yī)院的科研檔案包括了醫(yī)學(xué)課題研發(fā)資料、上級(jí)主管單位的獲獎(jiǎng)證書、核心醫(yī)學(xué)刊物上的重要論文等幾個(gè)方面。

2.3? 出生證明記錄

醫(yī)院中出生證明記錄是指各城鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、市計(jì)劃生育簽發(fā)的服務(wù)證，由接生醫(yī)院填寫出生醫(yī)學(xué)證明，同時(shí)，醫(yī)院還要發(fā)放相應(yīng)副頁，以證明新生兒的親屬身份證明等。

2.4? 婦幼保健檔案

綜合性醫(yī)院中婦幼保健檔案包含了婦幼保健相關(guān)的婦幼工作標(biāo)準(zhǔn)、兒童疫病匯總表、工作考核記錄、每日菜譜、幼兒園營養(yǎng)膳食分析、保健工作制度、婦幼工作計(jì)劃、婦女普病統(tǒng)計(jì)、婚前登記檢查記錄、監(jiān)測(cè)生命跡象分析表、兒童出生缺陷情況、初級(jí)衛(wèi)生保健評(píng)審、婦幼工作年報(bào)記錄、培訓(xùn)總結(jié)等等。

2.5? 特殊載體檔案

醫(yī)院中的特殊載體檔案包括了聲像與實(shí)物資料兩種，涵蓋了重大活動(dòng)記錄有關(guān)的獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、影像光碟、視頻資料、照片等等。

2.6? 會(huì)計(jì)檔案

醫(yī)院中會(huì)計(jì)檔案包含了財(cái)務(wù)報(bào)告類、會(huì)計(jì)賬薄類、會(huì)計(jì)憑證類和其他類。財(cái)務(wù)報(bào)告類主要是醫(yī)院財(cái)務(wù)決算報(bào)表，可分為季報(bào)表和月報(bào)表;會(huì)計(jì)賬薄類主要是醫(yī)院固定資產(chǎn)明細(xì)賬、分戶賬、明細(xì)分類、日記賬、總賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬等;會(huì)計(jì)憑證類主要是涉外會(huì)計(jì)憑證、記賬憑證、原始憑證等;其他類主要包含銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交、醫(yī)院職工工資名冊(cè)等。

2.7? 醫(yī)院設(shè)備檔案

醫(yī)院的設(shè)備檔案由設(shè)備檢修維修、調(diào)試運(yùn)行、手冊(cè)、圖紙、安裝說明書、使用說明書、設(shè)備驗(yàn)收開箱申請(qǐng)單、設(shè)備申請(qǐng)購置表等相關(guān)資料組成。

2.8? 醫(yī)院基建檔案

醫(yī)院基建檔案涵蓋了基建合同資料文件、招投標(biāo)申請(qǐng)書、配套設(shè)施驗(yàn)收資料、竣工與施工相關(guān)圖紙資料、預(yù)結(jié)算材料、規(guī)劃許可證、項(xiàng)目工程建設(shè)情況等內(nèi)容。

2.9? 醫(yī)療管理檔案

醫(yī)療管理檔案是指醫(yī)院內(nèi)部各管理規(guī)定、疫情監(jiān)察記錄資料、醫(yī)生處方評(píng)定檢查記錄、醫(yī)療救護(hù)質(zhì)量記錄表、搶救記錄資料、會(huì)診與診療記錄資料、疑難病例的記錄資料、危重及死亡記錄資料、病情狀況分析表、考試試題、基礎(chǔ)理淪、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)計(jì)劃、考評(píng)記錄、患者檢查記錄、病歷資料、醫(yī)院內(nèi)部工作報(bào)表、工作總結(jié)、醫(yī)療質(zhì)量工作管理計(jì)劃等文件。

2.10? 醫(yī)療護(hù)理檔案

醫(yī)療護(hù)理檔案是指醫(yī)護(hù)滿意度匯總調(diào)查表、助產(chǎn)操作規(guī)章制度、護(hù)理檢查記錄、巡視記錄、感染記錄、護(hù)理手冊(cè)、消毒檢查分析表、注射乙肝疫苗記錄表、護(hù)理教學(xué)監(jiān)察表、專業(yè)護(hù)理考核題目、感染患者控制和登記資料、護(hù)理患者工作質(zhì)量評(píng)判、母乳喂養(yǎng)教育相關(guān)健康知識(shí)內(nèi)容等文件。

2.11? 醫(yī)院文書檔案

綜合性醫(yī)院的文書檔案即為醫(yī)院黨政工團(tuán)檔案，是醫(yī)院檔案中占比較大的一類。文書檔案文件歸檔分為上級(jí)文件以及醫(yī)院內(nèi)文件兩類。上級(jí)文件材料分為專題學(xué)習(xí)教育材料、工作表彰、黨組織內(nèi)部人事關(guān)系、介紹信與批準(zhǔn)決定資料、預(yù)備黨員及轉(zhuǎn)正通知、人員調(diào)配、組織關(guān)系調(diào)動(dòng)、晉升職務(wù)通知與批準(zhǔn)、工資調(diào)整、頂級(jí)轉(zhuǎn)正、招聘員工、離退休通知與批準(zhǔn)、干部任免與處分書面通知、工作人員辭退、人員編制、醫(yī)院內(nèi)部組織架構(gòu)等方面。醫(yī)院內(nèi)文件材料分為醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)臨時(shí)文件、人員工資資料、技術(shù)人員調(diào)配與任免、干部名冊(cè)、黨員資料、從業(yè)人員的調(diào)職、處分與任免、醫(yī)院內(nèi)部制度、各階段的工作計(jì)劃與總結(jié)等方面[2]。

3? 綜合性醫(yī)院檔案的發(fā)展趨勢(shì)

綜合性醫(yī)院檔案的發(fā)展趨勢(shì)離不開實(shí)用性、科學(xué)性與客觀性的要求。因?yàn)閷?duì)醫(yī)院檔案分類的行為并不是以目的為導(dǎo)向，而是一種科學(xué)管理方法，那么就務(wù)必要求有效實(shí)用，以便實(shí)現(xiàn)簡明與準(zhǔn)確;醫(yī)院檔案的科學(xué)性就是要讓檔案類目避免交叉與重合，其內(nèi)涵要清晰;檔案類目以綜合性醫(yī)院檔案工作為基礎(chǔ)，不得直接套用其他系統(tǒng)的分類標(biāo)準(zhǔn)。

3.1? 檔案管理信息化建設(shè)

綜合性醫(yī)院的檔案室要加入現(xiàn)代化的信息設(shè)備，結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將多種醫(yī)院數(shù)字化信息，運(yùn)用檔案管理軟件統(tǒng)一儲(chǔ)存管理，以便能夠提升查詢信息資料的效率，讓更多的用戶通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行掌握與了解，把各種醫(yī)院信息的查詢、存儲(chǔ)管理與數(shù)字化進(jìn)行集成，這樣就不會(huì)由于地域的差異而不能利用。醫(yī)院檔案信息的主頁面可以呈現(xiàn)于互聯(lián)網(wǎng)上，把醫(yī)院內(nèi)部的檔案資料可以給外來醫(yī)院參考、查閱與借鑒，以此來推動(dòng)醫(yī)院的長久健康發(fā)展。

3.2? 提高醫(yī)院檔案軟硬件的基礎(chǔ)建設(shè)

綜合性醫(yī)院檔案高效運(yùn)用必須要有較好的軟、硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，這也是科學(xué)開展綜合性醫(yī)院檔案管理的外部條件。目前的社會(huì)早已進(jìn)入信息化時(shí)代，多種多樣的檔案信息不斷涌入，對(duì)于綜合性醫(yī)院檔案的管理提出了更嚴(yán)更高的要求，這就讓醫(yī)院管理者不得不把更多的財(cái)力與更好的精力投入到檔案管理系統(tǒng)軟、硬件設(shè)施方面，以確保醫(yī)院綜合檔案發(fā)展過程中的網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化。醫(yī)院可借助“局域網(wǎng)+廣域網(wǎng)”的模式，即借助局域網(wǎng)來創(chuàng)建醫(yī)院核心檔案的分類存儲(chǔ)，有效區(qū)分醫(yī)院特殊事件、行政、人事、醫(yī)療診斷數(shù)據(jù)、醫(yī)院文書的歸類;借助廣域網(wǎng)來滿足使用人員的訪問要求，運(yùn)用防火墻、路由器創(chuàng)建安全訪問等級(jí)，嚴(yán)禁非法訪問者的入侵。因此，提高醫(yī)院檔案軟硬件的基礎(chǔ)建設(shè)，將是綜合性醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、長期化、制度化的發(fā)展方向[3]。

3.3? 分類檔案服務(wù)手段多元化

綜合性醫(yī)院服務(wù)手段的多元化，可以用現(xiàn)代化管理模式來替代過去傳統(tǒng)的手動(dòng)管理模式。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與醫(yī)院多媒體技術(shù)的結(jié)合，那么數(shù)字信息化必然會(huì)成為醫(yī)院檔案的發(fā)展趨勢(shì)。醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)需要進(jìn)一步加快改革速度，讓多元化的服務(wù)手段整合到管理過程當(dāng)中，以促成現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理模式，可以把過去單一的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)化成聲音、圖像、影音等諸多模式，以多元化形式向信息提取者和借鑒者呈現(xiàn)[4]。

3.4? 分類檔案管理模式創(chuàng)新性

綜合性醫(yī)院管理模式需要多樣化的創(chuàng)新，并不是單純的對(duì)醫(yī)院檔案資料進(jìn)行收集、分類和保管，而是把各類專題與材料資料通過匯編整理方式向使用者提供多樣化與及時(shí)的信息數(shù)據(jù)。現(xiàn)階段我國醫(yī)療行業(yè)正在蓬勃發(fā)展，綜合性醫(yī)院的檔案管理工作也在逐步融入信息化與規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理的目的是讓使用者可以及時(shí)的借鑒與查閱資料，因此醫(yī)院檔案管理人員需要較強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，可以借助檔案幫助醫(yī)院的醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)和臨床醫(yī)療等有關(guān)服務(wù)，將反饋數(shù)據(jù)合理有效的分析，以提升實(shí)際工作的成效，充分發(fā)揮其社會(huì)效益[5]。

4? 結(jié)語

隨著現(xiàn)代化醫(yī)療需求的多樣化與網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，綜合性醫(yī)院檔案的分類管理要求是越來越高，綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展過程離不開創(chuàng)新性，這樣才可以更好地融合互聯(lián)網(wǎng)信息化，才能使醫(yī)院檔案的管理能力不斷提升，并積累各種有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)與信息資源，推動(dòng)醫(yī)院的不斷前進(jìn)?？傊t(yī)院各級(jí)主管部門、各層管理人員以及醫(yī)護(hù)人員均務(wù)必要理解綜合性醫(yī)院檔案的重要性，并不斷強(qiáng)化使用現(xiàn)代化信息管理工具的能力，做好綜合檔案的收集、存檔、提取、使用、反饋等每一步工作，確保該體系可以為醫(yī)護(hù)人員、各個(gè)患者和社會(huì)大眾提供確實(shí)有效的幫助。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 熊含艷.綜合性醫(yī)院檔案分類踐行思考[J].黑龍江檔案，2017（2）：62.

[2]? 胡龍江.淺談醫(yī)院綜合檔案分類管理與創(chuàng)新[J].科技展望，2016（6）：238-239.

[3]? 胡冰.探討分析醫(yī)院檔案實(shí)體分類及其管理[J].臨床醫(yī)院文獻(xiàn)雜志，2015（9）：5545-5546.

[4]? 路瑤.淺談綜合性醫(yī)院全宗內(nèi)檔案分類[J].赤子，2015（8上中旬）：213.

[5]? 楊偉麗.醫(yī)院綜合檔案分類管理與創(chuàng)新[J].中華民居，2013（4下旬刊）：177-178.

（收稿日期：2018-05-17）