公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)探究

馬睿

[摘要] 隨著科技的不斷更新與進(jìn)步，信息化建設(shè)與發(fā)展越來越受到更多組織的認(rèn)可與應(yīng)用，且對于公立醫(yī)院檔案管理來說，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式無法繼續(xù)適應(yīng)檔案管理新要求。該文結(jié)合公立醫(yī)院檔案管理的信息化特征，簡單闡述其信息化建設(shè)優(yōu)勢，并探究加強(qiáng)信息化建設(shè)的措施，促進(jìn)公立醫(yī)院優(yōu)化檔案管理。

[關(guān)鍵詞] 公立醫(yī)院;檔案管理;信息化建設(shè)

[中圖分類號] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（c）-0031-02

在新時(shí)代，尤其是醫(yī)療衛(wèi)生改革越來越深入，使得公立醫(yī)院面臨更高的醫(yī)療管理要求，檔案管理也不例外。公立醫(yī)院的檔案主要包括患者信息、病歷資料等，有效管理這些資料對醫(yī)院后續(xù)的工作和發(fā)展有重要意義。只是當(dāng)前的檔案管理存在投入不足、制度不完善、安全性得不到保障、人員隊(duì)伍整體素質(zhì)不高等問題，阻礙公立醫(yī)院加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，急需改進(jìn)和優(yōu)化，促使檔案管理不斷趨于規(guī)范化、合理化、信息化。

1? 公立醫(yī)院檔案管理信息化的特征

首先，傳統(tǒng)檔案管理中的公立醫(yī)院檔案存儲方式主要是文本，而隨著現(xiàn)代檔案管理中信息化建設(shè)的加強(qiáng)與普及，檔案出現(xiàn)方式不再局限于文本，更多的是在服務(wù)患者的過程中生成的視聽檔案、電子文件等，涉及文本、圖像、聲音以及影像等多樣化存儲方式，在節(jié)省物理空間的同時(shí)擴(kuò)大存儲范圍，保持檔案完整，延長壽命。其次，由于公立醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理手段落后，存儲空間有限，導(dǎo)致檔案人員只能有選擇性地收集檔案，信息來源受到限制，在實(shí)行信息化建設(shè)之后則能促使各部門、各科室互聯(lián)互通，檔案人員幾乎能采集公立醫(yī)院的醫(yī)療、行政、財(cái)務(wù)、教學(xué)科研、人事等所有檔案信息，使其來源更加多元化。另外，公立醫(yī)院檔案不僅要為各個(gè)職能部門服務(wù)，還要為患者以及上級主管部門服務(wù)，所以檔案人員必須快速有效地處理檔案信息，使其系統(tǒng)化、電子化，方便使用。通過提供檔案信息的計(jì)算機(jī)管理、光盤存貯、網(wǎng)絡(luò)通信、視聽傳播等服務(wù)，促使使用者能多途徑獲取公立醫(yī)院的檔案信息，提高檔案處理時(shí)效，提高檔案信息利用率[1]。

2? 公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)有利于公立醫(yī)院保護(hù)珍貴檔案原件。在對公立醫(yī)院各種各樣的檔案實(shí)施信息化處理之后，能有效保護(hù)原件，預(yù)防檔案原件因被過多借閱、使用等出現(xiàn)損壞，降低甚至避免丟失重要資料的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，信息化建設(shè)有助于公立醫(yī)院整合并共享檔案信息資源。整合公立醫(yī)院檔案信息資源的主要目的在于體現(xiàn)檔案信息的有效性、系統(tǒng)性與共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大使用檔案資源的范圍，促使檔案事業(yè)緊跟信息化發(fā)展步伐[2]。毫無疑問，電子文件和傳統(tǒng)檔案原件相比更容易導(dǎo)航，能提高原始檔案的使用率，方便公立醫(yī)院的各個(gè)部門與科室瀏覽，隨機(jī)存取，提高檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)最大程度的資源共享。除此以外，檔案管理信息化建設(shè)能促使公立醫(yī)院的檔案檢索與使用越來越便捷。手工查詢檔案的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且經(jīng)常無法達(dá)到目的，經(jīng)過信息化處理的檔案則使用電子文檔與電子目錄的方式歸檔，能通過信息系統(tǒng)便捷查詢，輸入關(guān)鍵詞即可找到所需資料與信息。

由此可見，基于檔案信息化特征加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有諸多優(yōu)勢，是時(shí)代發(fā)展需要。隨著人們對公立醫(yī)院檔案信息的需求越來越大、對共享檔案信息資源的要求越來越強(qiáng)、對檔案管理信息化服務(wù)的要求越來越高，傳統(tǒng)檔案管理不斷受到來自現(xiàn)代科技的沖擊與挑戰(zhàn)，公立醫(yī)院檔案人員必須把握機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，加快信息化建設(shè)，更好地適應(yīng)新要求，更好地為公立醫(yī)院的臨床醫(yī)療、教學(xué)科研等提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，滿足醫(yī)務(wù)人員、上級主管部門、患者以及公眾對醫(yī)療信息的需求，更好地為公立醫(yī)院發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)。

3? 加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1? 增加投入，改善檔案管理?xiàng)l件

增加檔案管理投入，改善檔案管理?xiàng)l件，這是公立醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。為加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，公立醫(yī)院必須增加投入，有效解決檔案管理信息化建設(shè)的硬件與基礎(chǔ)設(shè)施問題。公立醫(yī)院不僅要增加資金投入，將檔案管理信息化建設(shè)所需資金納入財(cái)政預(yù)算以及公立醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，通過計(jì)劃投入多渠道籌措信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，解決檔案管理?xiàng)l件差、硬件與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后的問題，還要配齊檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，基于實(shí)際要求以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守在滿足工作要求的同時(shí)控制成本的基本原則，配足必需的檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備，主要有專用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器以及掃描儀、移動(dòng)存儲器、UPS電源等，更要加速公立醫(yī)院檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺、內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，促進(jìn)各個(gè)部門和科室之間的網(wǎng)絡(luò)化連接、網(wǎng)絡(luò)化管理，充分利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，切實(shí)有效提高檔案利用效益。

3.2? 完善制度，控制管理的隨意性

公立醫(yī)院務(wù)必要注意完善檔案管理信息化建設(shè)制度，明確職能科室和個(gè)人在檔案管理信息化建設(shè)中的職責(zé)，嚴(yán)格控制檔案管理的隨意性，提高信息化水平。公立醫(yī)院的檔案整理以及信息化建設(shè)工作涉及大量材料，按照材料提供對象主要分為個(gè)人提供材料、組織提供材料，其中的個(gè)人提供材料主要有醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員的學(xué)籍材料、進(jìn)修材料等，很容易存在材料不完整、填寫不規(guī)范、提交不及時(shí)等現(xiàn)象;組織提供材料主要有各個(gè)科室的臨床醫(yī)務(wù)材料、部門科室信息、人事材料、財(cái)務(wù)資料、教學(xué)科研材料等，通常是統(tǒng)一收集，有較高的規(guī)范性，有利于檔案管理工作效率的提升。對此，公立醫(yī)院應(yīng)基于形成檔案材料的一般規(guī)律，定時(shí)定向收集材料并及時(shí)有效歸檔，注意登記、催繳、補(bǔ)充檔案中缺少的資料，保證檔案的完整性。特別是檔案管理部門要制定并執(zhí)行檔案立卷歸檔制度，詳細(xì)規(guī)定收集各項(xiàng)材料的時(shí)間以及電子檔案的格式、內(nèi)容等要求，且為預(yù)防個(gè)人提交材料發(fā)生不規(guī)范填寫的現(xiàn)象，應(yīng)指定檔案人員負(fù)責(zé)初步審核個(gè)人提交的材料，嚴(yán)格把控入檔大關(guān)，鑒別材料真?zhèn)?，注意查漏補(bǔ)缺，保證材料檔案的規(guī)范性。如果發(fā)現(xiàn)材料與歸檔要求不符，必須及時(shí)處理，通知個(gè)人補(bǔ)繳檔案缺少的材料，材料手續(xù)不全時(shí)也要退回補(bǔ)充，禁止虛假信息入檔，要求個(gè)人對無法提交原件的材料繳納證明材料，保證檔案完整。

公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，前期要進(jìn)行大量基礎(chǔ)性的整理、掃描、上傳等工作，為準(zhǔn)確分類并有序編排檔案，有效銜接信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)在完善制度的基礎(chǔ)上優(yōu)化工程流程，做好記錄，方便核查進(jìn)度。在檔案管理信息化建設(shè)的核查中則要執(zhí)行存儲圖片的標(biāo)準(zhǔn)，每一張圖片都必須完整、清晰，禁止圖片尺寸失真、歪斜、過度曝光，并由專人負(fù)責(zé)處理圖片[3]。在檔案材料入庫之前，應(yīng)抽查對比紙質(zhì)檔案材料與圖片存儲標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)庫中的圖片材料真實(shí)還原原件，同時(shí)要科學(xué)布局掃描儀器，減少材料對接環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的提速提質(zhì)。

3.3? 消除障礙，確保檔案的安全性

公立醫(yī)院各個(gè)科室還存在相互獨(dú)立的情況，組織界限分明，不但妨礙相互之間的交流，還給檔案人員收集和編研檔案信息造成阻礙。因此，公立醫(yī)院務(wù)要淡化科室概念，消除科室界限與障礙，改變過去各自為政的不良局面，強(qiáng)化橫向聯(lián)系，從分散型、封閉式走向開放式，實(shí)施一體化、網(wǎng)絡(luò)化的無縫隙管理，以便檔案部門及時(shí)把各個(gè)部門與科室的信息匯集起來。在該過程中，檔案部門要遵守國家規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，吸收行業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)、參考行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，完善公立醫(yī)院管理電子文件的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)對電子文件的收集、歸檔、鑒定以及銷毀、利用、保密等，基于電子文件的特征嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，對公立醫(yī)院的電子文件與電子檔案等實(shí)施全過程管理。檔案人員還要借助信息化建設(shè)的技術(shù)力量，制定并執(zhí)行檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，確保在信息化環(huán)境下有條不紊地開展檔案管理工作。檔案部門還務(wù)必要配備專業(yè)檔案安全管理人員，實(shí)行檔案的專業(yè)化安全管理，憑借較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識實(shí)時(shí)監(jiān)控公立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，防止黑客篡改或盜取檔案信息，維護(hù)系統(tǒng)安全。尤其要注意給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，杜絕病毒入侵，保證檔案信息的安全性。

3.4? 以人為本，打造優(yōu)質(zhì)管理隊(duì)伍

公立醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性，一支事業(yè)心強(qiáng)、基礎(chǔ)扎實(shí)、對信息技術(shù)能熟練運(yùn)用的專業(yè)復(fù)合型人才隊(duì)伍不可或缺[4-5]。基于當(dāng)下公立醫(yī)院的實(shí)際情況，為提高檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍，必須要做好幾方面工作：①積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案專業(yè)畢業(yè)生，吸納優(yōu)秀的管理專業(yè)人才，優(yōu)化檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，加速調(diào)整公立醫(yī)院檔案管理人才結(jié)構(gòu)，促進(jìn)技能升級;②強(qiáng)化對公立醫(yī)院在職檔案人員的培訓(xùn)，使其在參觀學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、脫產(chǎn)進(jìn)修等活動(dòng)中不斷提升崗位技能以及綜合素質(zhì)，具備更強(qiáng)的信息化管理知識與專業(yè)能力;③強(qiáng)化檔案人員考核，完善檔案管理信息化建設(shè)的獎(jiǎng)勵(lì)和淘汰制度，基于信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要以及檔案管理崗位要求，大力整頓隊(duì)伍，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，無法勝任檔案管理信息化建設(shè)工作的人員應(yīng)轉(zhuǎn)崗或者是下崗，淘汰工作不負(fù)責(zé)任、專業(yè)素質(zhì)差的檔案人員，鼓勵(lì)優(yōu)秀人員、獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀人員，調(diào)動(dòng)每一名檔案人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，持續(xù)全面提升公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的整體水平與效能。

綜上所述，加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是促使醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障，是公立醫(yī)院在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代增強(qiáng)競爭力的關(guān)鍵，是新世紀(jì)發(fā)展檔案事業(yè)的重要方向，公立醫(yī)院的檔案人員務(wù)必要堅(jiān)持信息化建設(shè)理念，利用所有可利用的資源，清楚認(rèn)識檔案管理信息化的存儲方式多樣、信息來源多元、處理追求時(shí)效等特征，注意發(fā)揮優(yōu)勢，增加投入，改善檔案管理?xiàng)l件，并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，消除安全障礙，打造優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，加快信息化建設(shè)進(jìn)程，促使公立醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 劉文斌.醫(yī)院檔案管理信息化現(xiàn)狀及優(yōu)化對策[J].蘭臺內(nèi)外，2017（5）：18.

[2]? 農(nóng)永英.醫(yī)改背景下公立醫(yī)院檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：74，76.

[3]? 丁宇琳.基于信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理的新模式探討研究[J].管理觀察，2015（36）：188-190.

[4]? 劉曉華.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2016（2）：183.

[5]? 游昌財(cái).城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案管理工作[J].海峽科學(xué)，2016（2）：60-62.

（收稿日期：2018-05-27）