南水北調(diào)中線干線工程檔案管理工作淺析

曹會利

南水北調(diào)中線干線工程從位于長江支流漢江上游的丹江口水庫引水，一路向北最終抵達北京和天津，貫通長江、淮河、黃河、海河四大流域，涉及河北、河南、湖北三省，惠及北京、天津等沿線20多座大中城市、5000多萬居民。南水北調(diào)中線干線全長約1433 km，沿途通過300余座控制性建筑物，其中包含世界上最大的輸水渡槽、第一次隧洞穿越黃河、世界首次大管徑輸水隧洞近距離穿越地鐵等多項世界之最工程和63項新材料、新工藝及110項國內(nèi)專利技術(shù)。其規(guī)模大、跨度長，控制建筑物多，工程的復雜性與艱巨性，無與倫比。

規(guī)模如此龐大的調(diào)水工程，產(chǎn)生的工程檔案是工程建設過程中的真實記錄，在工程建設過程中的質(zhì)量評定、審計稽查、責任認定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作中具有重要作用，并且在工程建成后的運行管理、維修養(yǎng)護、改建擴建等工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。因此南水北調(diào)中線干線工程檔案管理是工程建設與管理的重要組成部分，對工程檔案進行完整收集、規(guī)范整理、做好驗收、安全保管、有效利用等是工程檔案管理工作的主要內(nèi)容。

筆者從2009年開始，參與了南水北調(diào)中線干線工程檔案管理工作，積累了一些經(jīng)驗并運用于實際工作中取得了較好的效果，同時對繼續(xù)做好工程檔案管理工作有一些思考和建議。

一、南水北調(diào)中線干線工程檔案管理的做法

1.健全規(guī)章制度，提高檔案意識

南水北調(diào)中線干線工程建設管理局（以下簡稱：中線建管局）作為項目法人，在工程建設初期，根據(jù)《檔案法》和國調(diào)辦的相關(guān)文件要求，建立了科學、合理、適用、可操作性強的檔案管理制度，使檔案管理工作和檔案管理人員的行為規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化。

為了進一步做好南水北調(diào)中線干線工程檔案管理工作，中線建管局先后相繼出臺了《南水北調(diào)中線干線工程檔案管理辦法》《南水北調(diào)中線干線工程檔案項目法人驗收辦法》《南水北調(diào)中線工程檔案工作手冊》《南水北調(diào)中線干線工程檔案技術(shù)規(guī)定》《南水北調(diào)中線干線工程建設管理局檔案保管技術(shù)規(guī)定》等一系列管理辦法和規(guī)定，明確規(guī)定檔案的管理辦法、歸檔范圍、分類標準、整編要求及驗收相關(guān)規(guī)定，為各參建單位工程檔案整理工作提供切實可行的依據(jù)。

在建立完善的檔案管理制度和辦法的同時，中線建管局組織各參建單位領(lǐng)導、檔案人員學習《檔案法》《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》《南水北調(diào)中線工程檔案工作手冊》等法律和相關(guān)規(guī)定；并將檔案工作納入合同管理、納入相應的規(guī)章制度及工作流程，納入有關(guān)人員的崗位責任制等多種形式和有力措施加大檔案工作力度，提高了檔案人員的法律意識和責任意識。

2.建立和完善檔案管理體系

為更好的貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則，在工程開工初期建立完善的檔案管理體系，強化項目法人、建設管理、監(jiān)理及施工的實施力度。南水北調(diào)工程檔案管理是以項目法人為檔案統(tǒng)一領(lǐng)導單位，負責指導、檢查、監(jiān)督各建管單位工程檔案管理情況；各建設管理單位負責各管轄范圍項目的檔案，對監(jiān)理和施工單位的檔案現(xiàn)場指導、檢查，建立相關(guān)檢查臺賬，發(fā)揮現(xiàn)場機構(gòu)直接監(jiān)管作用，明確建設管理、監(jiān)理單位和施工單位歸檔范圍和責任；由監(jiān)理單位負責對施工單位的檔案進行指導、督促和檢查；從而形成自上而下的樹狀管理體系與責任體系，使南水北調(diào)中線干線工程檔案管理做到人員明確，職責分明。

3.工程檔案與工程建設同步管理

南水北調(diào)中線干線工程檔案與工程建設進程實行同步管理。工程建設初期及時收集、整理工程前期有關(guān)文件；合同、協(xié)議中對工程檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責任；檢查工程進度與施工質(zhì)量的同時，檢查工程檔案的收集、整理情況；工程質(zhì)量評定和工程驗收時，審查工程檔案整理質(zhì)量與歸檔情況。做到四個同步，就是實現(xiàn)對工程檔案的全過程管理，全過程的管理對保證工程檔案始終處于監(jiān)管狀態(tài)非常有效。

4.加強業(yè)務培訓和指導，提高檔案人員素質(zhì)

南水北調(diào)中線干線工程工期長、參建單位多、工程各參建單位檔案管理人員絕大部分沒有檔案專業(yè)知識，且人員更換頻繁，因此，加強檔案管理人員培訓是一項長期的任務。自工程開工以來，中線建管局以分片式、多次組織培訓班讓各參建單位參加“工程檔案業(yè)務培訓”“ 工程檔案知識講座”“ 南水北調(diào)中線干線檔案實體整理方法推介會”“ 數(shù)字文檔系統(tǒng)應用培訓”等，還分片式組織到各監(jiān)理、施工單位進行現(xiàn)場指導、互相觀摩學習和創(chuàng)建“示范點”，通過培訓和現(xiàn)場指導，幫助檔案管理人員及時掌握南水北調(diào)中線干線工程建設項目檔案管理、收集、整理、分類、歸檔、安全保管等具體要求，強化了檔案管理人員的管理意識，提高了檔案管理人員的業(yè)務水平，使工程檔案管理始終處于可控狀態(tài)。

5.明確歸檔范圍，規(guī)范檔案整理

在檔案工作檢查時發(fā)現(xiàn)，各參建單位在建設過程中產(chǎn)生的文件重復較多，多類文件存在建管、監(jiān)理及施工單位同時歸檔的情況。為了避免了同類文件的不重復歸檔，中線建管局要求按照《工程建設管理檔案類別及保管期限對照表》規(guī)定，明確了各參建單位的歸檔范圍，根據(jù)各自工作職責收集、整理檔案，即誰產(chǎn)生誰歸檔的原則，節(jié)約了大量的人力物力。

為了規(guī)范各參建單位歸檔范圍和排列順序，中線建管局設計了《案卷分類統(tǒng)計表》供各單位參考使用，各單位根據(jù)各自工程特點適當調(diào)整。因此整個中線干線工程基本采用統(tǒng)一的分類排列方式，保證了各參建單位工程檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，便于整個中線干線工程統(tǒng)一的規(guī)范化管理，且利用查找更準確、迅速。

6.嚴把檔案驗收關(guān)，確保工程檔案質(zhì)量

南水北調(diào)中線干線工程線路長，各段開、完工時間相差較多，因此中線干線工程檔案專項驗收工作是以設計單元工程（中線干線共劃分為74個設計單元）為單位進行。

南水北調(diào)中線干線工程建立了嚴格的工程檔案驗收制度。在分部工程驗收時，監(jiān)理部同時檢查每一個單元工程資料，確保原始資料的真實、齊全；合同工程完工驗收前，由建管單位組織工程和檔案人員對工程檔案進行預驗收，如果工程檔案不合格，不能進行合同項目完工驗收，預驗收是工程檔案超前控制的重中之重，為以后的專項驗收打下良好的基礎(chǔ)；設計單元工程法人驗收前，中線建管局組織對設計單元工程檔案進行法人專項驗收工作；工程竣工驗收前，國調(diào)辦組織對設計單元工程檔案進行檢查評定和專項驗收工作。各階段嚴格的驗收程序，確保南水北調(diào)中線干線工程檔案的齊全性、完整性、真實性和系統(tǒng)性。

二、開展南水北調(diào)中線干線工程檔案工作的幾點經(jīng)驗與建議

1.把工程檔案編制工作納入合同管理至關(guān)重要

工程檔案是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程成果的組成部分。南水北調(diào)中線干線工程在合同中規(guī)定：未按檔案管理要求完成歸檔任務或工程檔案質(zhì)量不合格的項目，建設管理單位可暫扣工程保證金的50%，并督促責任方完成歸檔任務，直到滿足檔案歸檔要求為止。在各工程項目簽發(fā)工程移交證書前，工程檔案應通過項目法人驗收；在返還全部工程質(zhì)量保證金時，應完成工程檔案遺留問題的整改。將工程檔案管理納入工程合同條款進行合同化管理，實踐證明是行之有效的辦法。

2.全員檔案意識的加強是做好工程檔案的重要保證

首先領(lǐng)導重視是前提。建設期間各級領(lǐng)導非常重視檔案工作，在人員配備、物質(zhì)裝備上都得到支持，各建管單位均設置檔案管理專職崗位，安排專門的檔案庫房和配備檔案設施設備，為做好工程檔案管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

其次全員檔案意識的加強才是做好工程檔案的重要保證。檔案工作不是一個部門的責任，也不是一個人的事情。他需要各部門、每個人平時做好文件的收集，交由本部門兼職檔案人員將本部門文件分類、整理和定期向檔案室移交等一系列的工作。把工程文件歸檔作為本部門工作職責的一部分，這種主動地、有針對性地收集、整理和移交檔案室做法，使得工程檔案的歸檔率大大提高。

3.建議做好工程檔案專項驗收后后續(xù)工作的歸檔任務

由于南水北調(diào)中線干線工程線路長，設計單元多，工程檔案專項驗收工作安排較早，因此在工程檔案專項驗收后，尚有不少遺留工作，如：新增或變更項目工程、索賠處理、其它專項驗收、工程結(jié)算、完工決算、竣工驗收等，這些遺留問題處理耗費時間較長，待完成時各監(jiān)理、施工單位已經(jīng)撤離現(xiàn)場，造成各單位應該收集整理此部分文件較困難，因此建議各建管單位收集、整理此部分文件，歸到相應的各單位檔案中，以確保工程檔案的齊全、完整性。

三、總結(jié)

南水北調(diào)中線干線工程檔案是工程建設的歷史見證，具有憑證和參考的作用。南水北調(diào)中線干線工程檔案為今后工程的管理、運行、維護、改建、擴建提供重要的憑證和依據(jù)，為稽察和審計提供了準確翔實的數(shù)據(jù)，為同類工程的投資確定、招投標工作、工程概算、預算編制和工程投資效益分析等方面具有重要的參考借鑒作用。管理好南水北調(diào)中線干線工程檔案，做好有效保護，合理使用是管理者的責任。隨著工程進展，工程檔案數(shù)量增加，南水北調(diào)中線干線工程檔案的科學管理任重而道遠。

（作者單位：河北省崗南水庫管理局）