《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.2文件歸檔范圍

7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)（2004）4號(hào)文件要求。

一個(gè)企業(yè)的檔案應(yīng)該能夠反映這個(gè)企業(yè)各個(gè)階段和各項(xiàng)重要活動(dòng)的全貌。通常情況下，我們所說(shuō)的企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的檔案，這些檔案固然重要，但企業(yè)在籌備、建設(shè)等前期工作中形成的檔案仍然是不可忽視的。特別是前期籌建中會(huì)形成很多涉及企業(yè)權(quán)益方面的文件，比如國(guó)家有關(guān)部門(mén)對(duì)企業(yè)中土地使用等若干問(wèn)題的批準(zhǔn)文件、建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量保證和驗(yàn)收結(jié)論文件等等，無(wú)數(shù)實(shí)踐證明這些文件在若干年后的企業(yè)變化和社會(huì)變化中仍然會(huì)有很重要的憑證和依據(jù)作用。然而很多企業(yè)在籌建初期，由于組織架構(gòu)還不完全、參與人員很有限、要做的工作又很多、管理制度建設(shè)沒(méi)能及時(shí)跟上等等原因，致使初期形成的重要文件有很多都沒(méi)能得到安全保存，當(dāng)若干年后有情況發(fā)生時(shí)就會(huì)造成不必要的損失，有些甚至是慘重的損失。因此，企業(yè)應(yīng)該建立較強(qiáng)的檔案意識(shí)，從企業(yè)籌備初期，就要注重收集保存有關(guān)文件，在建立管理制度時(shí)將企業(yè)在各個(gè)階段和各項(xiàng)重要活動(dòng)中形成的、具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件納入歸檔范圍。

我國(guó)的企業(yè)按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為多種類(lèi)型，比如，按企業(yè)資產(chǎn)的所有性質(zhì)可以分為國(guó)有企業(yè)、集體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)，現(xiàn)在又將所有沒(méi)有國(guó)有資本參與的企業(yè)統(tǒng)稱(chēng)為民營(yíng)企業(yè)，還有混合所有制企業(yè)，如中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)、國(guó)內(nèi)具有按照多種經(jīng)濟(jì)成分的股份制企業(yè)等。按企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)性質(zhì)分主要有工業(yè)企業(yè)、農(nóng)業(yè)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)、物流企業(yè)、交通運(yùn)輸企業(yè)、金融企業(yè)，除此之外還有郵電、旅游企業(yè)等。按企業(yè)規(guī)模分為超大型企業(yè)、大型企業(yè)、中型企業(yè)和小型企業(yè)。還有一些其他的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)如按企業(yè)制度、產(chǎn)業(yè)性質(zhì)、組織形式、資源集約度、技術(shù)先進(jìn)程度、生產(chǎn)與市場(chǎng)特點(diǎn)等等進(jìn)行分類(lèi)。企業(yè)的類(lèi)型很多，各種類(lèi)型的企業(yè)其檔案種類(lèi)既有共性又有個(gè)性，比如就一般具體的企業(yè)而言，企業(yè)檔案可以按照其所反映的企業(yè)活動(dòng)的職能性質(zhì)劃分為管理類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)等幾個(gè)基本類(lèi)別。其中管理類(lèi)檔案可以包括行政管理、黨群管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理等工作內(nèi)容；財(cái)會(huì)類(lèi)和人事類(lèi)檔案則是兩種專(zhuān)門(mén)檔案，各種類(lèi)型的企業(yè)都會(huì)形成，這些是企業(yè)檔案具有共性的部分；業(yè)務(wù)類(lèi)檔案情況比較多樣：生產(chǎn)、建筑等類(lèi)型的企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動(dòng)，其檔案內(nèi)容主要為科技檔案，經(jīng)營(yíng)、運(yùn)營(yíng)、物流、運(yùn)輸、金融等類(lèi)型的企業(yè)則指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的活動(dòng)產(chǎn)生的檔案，這是最能反映業(yè)文件企業(yè)個(gè)性和特色的部分，在不同企業(yè)的歸檔范圍中應(yīng)有所不同。

這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是，企業(yè)檔案要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程，無(wú)論是哪種類(lèi)型的企業(yè)，反映企業(yè)從籌建一直到注銷(xiāo)的各個(gè)階段的各項(xiàng)重要活動(dòng)的記錄，都應(yīng)在檔案中有所保存。其中，國(guó)有企業(yè)的檔案既是企業(yè)資產(chǎn)也是國(guó)有資產(chǎn)，其文件的歸檔范圍應(yīng)符合國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)資委發(fā)布的《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā)〔2004〕4號(hào)）要求。其他類(lèi)型的企業(yè)可以參照?qǐng)?zhí)行。

7.3.2.2歸檔文件的主要來(lái)源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引|進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件：

——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。

歸檔文件應(yīng)該體現(xiàn)“以我為主”的原則，但不能機(jī)械地理解為所有外來(lái)文件都不需要?dú)w檔保存。需要?dú)w檔保存的企業(yè)文件主要來(lái)源于本企業(yè)，但除此之外，還有一些來(lái)源于上級(jí)、下級(jí)以及非隸屬關(guān)系的外單位的重要文件，其中有利用價(jià)值的或本企業(yè)需要執(zhí)行、辦理的，應(yīng)該屬于企業(yè)文件材料的歸檔范圍，譬如，上級(jí)單位對(duì)本企業(yè)請(qǐng)示或事項(xiàng)的批復(fù)文件、與本企業(yè)工作密切相關(guān)的通知等；本企業(yè)及下屬企業(yè)的資產(chǎn)評(píng)估材料、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移證等產(chǎn)權(quán)界定材料；企業(yè)股權(quán)材料、引進(jìn)項(xiàng)目或外購(gòu)設(shè)備等接收的文件、合作項(xiàng)目投資可行性描述文件（如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告）、資產(chǎn)證明文件（如土地使用證、房產(chǎn)證、專(zhuān)利證等）和資產(chǎn)清單、債權(quán)債務(wù)清單；等等。這些文件雖然不是本企業(yè)產(chǎn)生的，但對(duì)于服務(wù)企業(yè)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益都有著不可或缺的重要作用，應(yīng)該納入企業(yè)文件材料的歸檔范圍收集齊全。

（未完待續(xù)）