淺析科技項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：科技項(xiàng)目的開展以及地區(qū)推進(jìn)科技發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，使得科技項(xiàng)目的規(guī)模空前龐大，進(jìn)而產(chǎn)生了激增的科技項(xiàng)目檔案。大量的科技項(xiàng)目給單位的檔案管理工作帶來了不少問題。本文就科技項(xiàng)目檔案管理方面的相關(guān)問題進(jìn)行了研究與探討，希望能夠找出一些改善途徑，為提高檔案管理工作的質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：科技；檔案；收集

一、科技項(xiàng)目檔案的概述

在科技發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施過程中，避免不了大規(guī)模的科技項(xiàng)目，而這一過程中必然帶來大規(guī)模的檔案資料。目前，地區(qū)科技項(xiàng)目接連不斷，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，使得科技檔案的規(guī)模也空前膨脹，給科技項(xiàng)目檔案管理工作帶來了壓力。

科技項(xiàng)目檔案是對(duì)地區(qū)科技創(chuàng)新建設(shè)過程中的科技項(xiàng)目和工作過程的原始記錄憑證。在科技戰(zhàn)略實(shí)施過程中，科技項(xiàng)目對(duì)于社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展有著重大意義，科技項(xiàng)目的建設(shè)和發(fā)展都需要檔案的記載，只要是稱得上完善的科技項(xiàng)目檔案，必然是包含著整個(gè)地區(qū)的各種科技項(xiàng)目建設(shè)過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個(gè)地區(qū)的科技項(xiàng)目實(shí)施發(fā)展歷程以及發(fā)展水平，對(duì)地區(qū)的改革發(fā)展，推陳出新，有著寶貴的參考價(jià)值。科技項(xiàng)目檔案的管理流程日趨復(fù)雜，管理要求日趨嚴(yán)格，想要順利的做好科技檔案管理工作，需要抓住科技檔案特點(diǎn)，全神貫注的對(duì)現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，力求找出解決方案。

二、科技項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

1.記錄性

科技檔案記錄著地區(qū)科技項(xiàng)目建設(shè)的過程以及項(xiàng)目的特點(diǎn)，在科技管理單位中處于重要地位，也是地區(qū)未來科技項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的重要參考資料。通過對(duì)科技項(xiàng)目檔案的查閱，可以了解到每一次科技發(fā)展的過程，了解到科技項(xiàng)目實(shí)施的歷史進(jìn)程，通過分析檔案資料，在今后的科技發(fā)展規(guī)劃和設(shè)計(jì)時(shí)，就能夠少走彎路。

2.來源廣

科技項(xiàng)目檔案在科技項(xiàng)目實(shí)施的過程中，一般根據(jù)科技項(xiàng)目的實(shí)施流程分為前期，中期，后期三類材料來源。前期包括項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目任務(wù)書等，然后是項(xiàng)目建設(shè)過程中需要收集科技項(xiàng)目產(chǎn)生的財(cái)務(wù)票據(jù)，項(xiàng)目設(shè)備的采購文件，產(chǎn)生的專利、論文、技術(shù)等檔案資料，最后是后期的成果材料，這些材料來源廣泛，且要求的專業(yè)性較強(qiáng)。

3.復(fù)雜性

科技項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間長(zhǎng)、范圍廣，耗費(fèi)較多人力，關(guān)系到科技、財(cái)政等多個(gè)部門的配合工作，從開始的申請(qǐng)立項(xiàng)、再到科技中期審查、最后的項(xiàng)目驗(yàn)收都需要記錄，而且不同的科技項(xiàng)目有著不同的專業(yè)特點(diǎn)，對(duì)于檔案管理人員來說是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。同時(shí)因?yàn)榭萍际且豁?xiàng)十分復(fù)雜的項(xiàng)目，在實(shí)施過程中很容易出現(xiàn)調(diào)整，需要對(duì)檔案隨時(shí)進(jìn)行修改與補(bǔ)增，加大了檔案管理難度。

4.真實(shí)性

整理科技項(xiàng)目檔案信息的人員必須收集完整的材料，對(duì)所收集到的材料進(jìn)行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、 真實(shí)性，具有條理性和實(shí)用性。

三、科技項(xiàng)目檔案的管理現(xiàn)狀

1.檔案涉及范圍廣，收集過程有漏洞

科技項(xiàng)目檔案資料的收集一般要跨越較長(zhǎng)的時(shí)間跨度，很容易影響檔案的完整性。而且，項(xiàng)目性質(zhì)的差異會(huì)影響檔案記錄效果，這不僅給科技項(xiàng)目真實(shí)性的核實(shí)工作增加了難度，也容易造成相關(guān)檔案資料的真實(shí)性缺失。

2.收集程序繁雜，檔案資料容易流失

當(dāng)前對(duì)科技項(xiàng)目檔案的收集流程并沒有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)，科技項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)因?yàn)閱挝话l(fā)展規(guī)劃、管理部門要求等原因隨時(shí)做出調(diào)整。在這種沒有固定程序和標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境下收集檔案資料，很容易造成資料流失。同時(shí)這類檔案資料不僅由紙質(zhì)資料，還有大量的科技影像，處理問題的錄音資料，以及實(shí)施研究過程中形成的全部數(shù)據(jù)、記錄、審批文件等各類材料。這些電子數(shù)字類的文件資料更容易被修改和破壞，造成資料的流失。

3.檔案人員素質(zhì)欠缺，專業(yè)要求不過關(guān)

前面我們說到科技項(xiàng)目檔案的收集具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，不同性質(zhì)的有著不同的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性要求較高。而現(xiàn)在的這類檔案大多由普通檔案管理人員進(jìn)行管理，對(duì)科技項(xiàng)目檔案的特殊性和重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。另外由于這類檔案的收集時(shí)間跨度大，期間難免出現(xiàn)管理人員更新的情況，新來的工作人員對(duì)此項(xiàng)科技項(xiàng)目檔案的了解較少，影響檔案的完整性。而且一些科技項(xiàng)目小組為了一己私利而謊報(bào)科技資料的情況也屢見不鮮，對(duì)檔案的真實(shí)性和可靠性造成威脅。

四、科技項(xiàng)目檔案的管理建議

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的培訓(xùn)

科技項(xiàng)目受到很多外部環(huán)境的影響與制約，因而檔案管理的對(duì)象有著多樣性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，管理范圍更為廣泛，也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。各單位應(yīng)把科技項(xiàng)目檔案管理工作納入下一步的工作目標(biāo)和發(fā)展計(jì)劃中，應(yīng)把內(nèi)部管理人員的培訓(xùn)與管理提上日程，并針對(duì)不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等邊講邊操作的培訓(xùn)方式，并定期進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)，不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)科技項(xiàng)目檔案管理建設(shè)的需要和要求。

2.增強(qiáng)檔案資料收集的真實(shí)完整

科技項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)把被動(dòng)接受變?yōu)橹鲃?dòng)上門服務(wù)，主動(dòng)收集各部門科技項(xiàng)目檔案資料，還需要進(jìn)入科技項(xiàng)目實(shí)施研究的現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)科技項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)與摸底分析。管理部門工作人員應(yīng)對(duì)科技項(xiàng)目檔案工作認(rèn)識(shí)充分，一心一意為檔案管理服務(wù)。還應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，讓科技項(xiàng)目實(shí)施部門理解科技項(xiàng)目檔案管理的重要性，提高對(duì)科技項(xiàng)目檔案重要性的意識(shí)，全力支持科技項(xiàng)目檔案管理信息化工作，為科技項(xiàng)目實(shí)施工作提供有記錄價(jià)值的第一手資料。相關(guān)各部門應(yīng)積極配合工作，保證科技項(xiàng)目檔案管理工作的順利開展。科技項(xiàng)目檔案管理者應(yīng)全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

3.完善檔案資料管理制度

科技項(xiàng)目檔案管理工作需要與檔案局等相關(guān)部門密切配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對(duì)本單位科技項(xiàng)目檔案工作的管理，聘請(qǐng)專業(yè)的科技項(xiàng)目檔案管理人員。主管科技項(xiàng)目檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為科技項(xiàng)目檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強(qiáng)溝通，規(guī)范化管理工作流程，共同促進(jìn)科技項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。

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作者簡(jiǎn)介

崔韓（1988.05.20--）；性別：女，籍貫：吉林省榆樹市，學(xué)歷：本科，通化師范學(xué)院，現(xiàn)有職稱：初級(jí)，助理館員；研究方向：檔案管理