電力企業(yè)基建檔案管理的問題與對策

洪璐　姚玉潔

摘 要：基建檔案室項(xiàng)目工程建設(shè)的成果，在電力企業(yè)的管理檔案中地位尤其重要。故筆者從基建檔案及其重要意義，電力企業(yè)的基建檔案管理存在的問題和加強(qiáng)基建檔案管理的途徑幾個(gè)方面闡述了對電力企業(yè)中基建檔案的管理極其問題的思考。

關(guān)鍵詞：基建檔案 工程 電力企業(yè)

1 前言

作為國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一部分，基金工程項(xiàng)目也隨著社會主義經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)步而不斷發(fā)展。國家為加強(qiáng)基建工程管理， 已經(jīng)制定了與國際接軌的相應(yīng)法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)。足以可見在經(jīng)濟(jì)和國家工程建設(shè)都飛速發(fā)展的今天，作為工程質(zhì)量保證的重要一環(huán)的基建檔案管理舉足輕重的地位。筆者利用假期時(shí)間在某市級供電公司檔案室進(jìn)行了兩個(gè)多月的實(shí)習(xí)，對于電力企業(yè)的基建檔案的管理有了較為深入的了解，隨著基建工程的不斷擴(kuò)建與增多，企業(yè)對于基建檔案的管理愈加重視，但在實(shí)際工作中仍存在著很多問題。

2 基建檔案及其重要意義

基建檔案，也被稱為工程建設(shè)檔案，它是各種工程建設(shè)項(xiàng)目在工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、和維修活動(dòng)的直接記錄，是高校檔案的重要組成部分[1]。這就對檔案材料的完整性，準(zhǔn)確性，真實(shí)性具有很高的要求。

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，工程項(xiàng)目的整個(gè)管理過程都要通過基建檔案來體現(xiàn)它的全貌，其實(shí)際壽命比工程期本身要長。保障基建檔案的規(guī)范管理，使工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理程序，在發(fā)生一定事故時(shí)，能夠?qū)こ淌鹿史治鍪鹿试颍岢龈倪M(jìn)方法，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量?；n案的管理作為工程建設(shè)的十分重要的部分，需要引起充分的重視。電力企業(yè)作為工程項(xiàng)目實(shí)施較多的國家重點(diǎn)扶持企業(yè)，在基建檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的問題上更是責(zé)無旁貸。同時(shí)，由于農(nóng)網(wǎng)工程的工程量較大，參與單位與涉及工作人員較多，導(dǎo)致在基建檔案的管理上存在著極大的問題。

3.電力企業(yè)的基建檔案管理存在的問題

3.1對檔案管理重要性的認(rèn)識不足

在工程建設(shè)期間，由于節(jié)省成本，趕工期等經(jīng)濟(jì)方面的原因，項(xiàng)目工作人員不能夠及時(shí)的將所有的施工圖紙，上報(bào)材料等檔案材料歸檔，入庫。導(dǎo)致工程材料分散分布在不同階段，不同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的手里。直至項(xiàng)目竣工，才匆忙對檔案資料進(jìn)行回收整理。而此時(shí)大部分的一線施工或管理人員已經(jīng)撤離項(xiàng)目，就容易導(dǎo)致在最后進(jìn)行系統(tǒng)整理的時(shí)候遺失文件，致使工程相關(guān)檔案資料殘缺不全。工程中如果不能及時(shí)的對資料，檔案進(jìn)行管理，就會導(dǎo)致后期大量財(cái)力物力人力的耗費(fèi)，甚至是整個(gè)工期的拖延。比如農(nóng)網(wǎng)工程和變電站工程的檔案涉及到大量的施工圖紙，報(bào)價(jià)表和合格證，現(xiàn)場施工人員往往不了解檔案歸檔的過程，造成大量需歸檔的資料流失，損壞。即使各個(gè)證件，圖紙是齊全的，也往往不能按照規(guī)定依次排列整齊形成完整的流水，就增加了檔案管理人員的工作量。

3.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，大部分基建單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)小、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，對相關(guān)業(yè)務(wù)、基建檔案是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，工作態(tài)度較為被動(dòng)，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)精神，造成歸檔內(nèi)容資料不全；[2]且大部分的基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高，缺乏檔案專業(yè)知識支持，工作的完成率和合格率都不高。加上由于施工隊(duì)伍人員流動(dòng)性較大，且檔案意識不足，素養(yǎng)較差，使檔案資料管理出現(xiàn)工作銜接不流暢，造成檔案資料丟失、流向不明，參建各部門由于工期緊張缺乏基本的溝通交流，為后期的歸檔工作造成不小的阻礙。

3.3基建檔案管理工作缺乏統(tǒng)一制度管理

由于工程參建單位眾多且來自不同系統(tǒng)，工作理念和行為準(zhǔn)則都存在極大的差異，就會導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，出現(xiàn)諸如歸檔檔案質(zhì)量參差不齊等問題，給基建檔案規(guī)范管理帶來了不利的影響。由于不同的工程的施工期限，所需文件都是不同的，如果檔案管理人員不能對工程有充分的了解，就會造成失誤，導(dǎo)致返工，影響工作進(jìn)程。由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，一旦出現(xiàn)問題就易出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況?？⒐ず蠖ㄆ诘臋z查維護(hù)也經(jīng)常需要查閱工期內(nèi)的圖紙，報(bào)表等相關(guān)材料，施工單位在后期維護(hù)中出現(xiàn)查找不到相關(guān)資料的情況屢見不鮮。這就要求要形成規(guī)范統(tǒng)一的基建檔案管理準(zhǔn)則，以達(dá)到提高工作效率的目的。

4.加強(qiáng)基建檔案管理的途徑

4.1增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，良好的基建檔案管理不僅僅可以保證工程在工期內(nèi)順利完成，有效防止逾期，同時(shí)也可以保障后期維護(hù)時(shí)及時(shí)的資料查詢，是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、施工單位、檔案行政管理部門等眾多部門，緊緊依靠檔案部門是無法完成工作的，且檔案部門并不是一線部門，對工期內(nèi)的具體情況缺乏認(rèn)知。故應(yīng)努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，加大檔案利用事例的宣傳力度，提高檔案工作的地位，才能使檔案工作的重要性得到廣大檔案利用者的認(rèn)可。此外，還可以開辦關(guān)于檔案管理與利用的相關(guān)座談會和實(shí)例分享會，邀請其他部門的工作人員參加，讓他們切身體會檔案工作的重要性，也便于一線人員了解到檔案利用的基本途徑，不會在需要使用檔案資料時(shí)感到迷茫。

4.2 加強(qiáng)基建檔案管理知識教育，提高檔案管理人員素質(zhì)

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求， 各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)、配備專職檔案人員、明確各自管理職責(zé)、加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。一方面，開展定期培訓(xùn)并配備相關(guān)的考評制度，提高相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；另一方面，對施工單位、監(jiān)理單位等其他部門的工作人員提供檔案管理入門級知識及檔案利用相關(guān)知識的短期培訓(xùn)，讓他們對基建檔案管理的重要性和方法準(zhǔn)則有更加明確的認(rèn)知。

4.3建立健全基建檔案管理機(jī)制

基建檔案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，應(yīng)嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。首先要加強(qiáng)基建檔案的收集工作，建立收集準(zhǔn)則?；üこ掏黔h(huán)環(huán)相扣的，其中一步檔案資料收集的缺失都可能會導(dǎo)致后期工作的失誤。故需要建立一定的收集準(zhǔn)則，限定基建檔案收集的范圍，歸檔質(zhì)量要求，歸檔日期限制等一系列要求，把握好每個(gè)階段的檔案資料收集。此外，檔案部門要對檔案收集的全過程進(jìn)行跟蹤服務(wù)與監(jiān)督，設(shè)立一定的獎(jiǎng)懲制度，將工作細(xì)化，明確分工，確保各參建單位基建檔案正確地及時(shí)歸檔移交。電力企業(yè)的檔案管理人員現(xiàn)階段大多對第一線的工程不夠了解，導(dǎo)致雙方銜接造成壁壘，所以要加強(qiáng)對企業(yè)中檔案管理人員的電力工程方面的知識的培訓(xùn)和素養(yǎng)的培養(yǎng)。基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中。[3]目前電力企業(yè)中存在工期結(jié)束才匆忙開始資料收集的錯(cuò)誤行為，極易造成歸檔時(shí)資料殘缺不全的情況，導(dǎo)致參建部門與檔案部門相互推諉責(zé)任的情況屢屢出現(xiàn)，既降低了工作的完成度，又易導(dǎo)致部門之間產(chǎn)生隔閡。為避免這種現(xiàn)象出現(xiàn)，就需要建立健全基建檔案管理機(jī)制，認(rèn)責(zé)到人，樹立正確的工作理念。

5.結(jié)語

除了以上筆者提到的問題，在實(shí)際工作中還存在著縣級公司與市級公司工作銜接不上，級別較低的公司檔案管理工作人員缺乏檔案管理專業(yè)知識等問題。由于電力企業(yè)的基建檔案工作多是銜接性非常強(qiáng)的工作，一個(gè)小環(huán)節(jié)的不到位和疏忽都會導(dǎo)致整個(gè)工作的完成度，要想做好基建檔案的管理，企業(yè)要加強(qiáng)的地方還很多。近年來，由于農(nóng)網(wǎng)工程和變電站工程的增多和擴(kuò)建，基建檔案在電力企業(yè)檔案管理中的比重越來越大，也漸漸引起了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以我們有理由相信電力企業(yè)的基建檔案管理會越做越好。

參考文獻(xiàn)

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