淺析高校畢業(yè)生檔案管理措施

侯華

摘 要：當(dāng)今社會(huì)，不只是經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，物質(zhì)不斷豐富，知識(shí)也快速更新。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，我國(guó)的高校教育也適時(shí)的擴(kuò)大規(guī)模，擴(kuò)展生源，同時(shí)高校畢業(yè)生也越來越多的面 臨著巨大就業(yè)壓力。而多數(shù)的高校畢業(yè)生以及學(xué)校都沒要把畢業(yè)生檔案作為一項(xiàng)重要的事情考慮在未來規(guī)劃中。畢業(yè)生檔案之重要在于不僅僅反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)，生活，它也是記錄一生經(jīng)歷的書面材料，同時(shí)也是畢業(yè)生之后的入職，晉級(jí)，退休等事件的重要參考依據(jù)。鑒于高校畢業(yè)生檔案的重要性，本文主要討論如何規(guī)范畢業(yè)生檔案管理，以便于發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：高校； 畢業(yè)生檔案； 管理措施；

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人才競(jìng)爭(zhēng)是相關(guān)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，只有配備優(yōu)質(zhì)人才才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)占有一席之地，而高校畢業(yè)生在就業(yè)后，面臨著入職和晉級(jí)等事項(xiàng)，都需要應(yīng)用高校畢業(yè)生檔案，因此高校畢業(yè)生檔案對(duì)于畢業(yè)生非常重要，檔案不僅記錄學(xué)生的學(xué)校生活，也是將來為用人單位提供用人方向的重要參考資料，甚至關(guān)系到以后的職稱評(píng)定，社會(huì)保險(xiǎn)等重要事情。只有完善檔案管理工作，避免檔案流失，才能最大程度的保證檔案的利用率。

1 高校畢業(yè)生檔案管理問題分析

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的顯著提升，各項(xiàng)事業(yè)的規(guī)模及數(shù)量與日俱增，鑒于相關(guān)事業(yè)高速發(fā)展的迫切需求，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，需要大量的高層次人才來推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高學(xué)歷人才的需求，各大高校擴(kuò)招并校，高校生越來越多，但是對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案管理卻沒有跟上高校的發(fā)展。

首先，全國(guó)各大高校不論從規(guī)模，知名度，還是教學(xué)方面都有很大的發(fā)展和突破，但是在學(xué)生檔案管理方面卻沒有得到重視，對(duì)細(xì)致工作沒有得到認(rèn)真執(zhí)行和改進(jìn)，學(xué)生檔案管理出現(xiàn)了諸多問題，致使檔案的不連貫，甚至流失。究其原因，第一，檔案管理人員沒有順應(yīng)時(shí)代需求，進(jìn)行新的專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理一直停留在最初的不規(guī)范狀態(tài)。第二，檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要性，不夠重視這項(xiàng)工作，給畢業(yè)生以后的就業(yè)等問題帶來了很多不必要的麻煩，甚至導(dǎo)致畢業(yè)生日后工作調(diào)動(dòng)等不能順利進(jìn)行。

其次，時(shí)代進(jìn)步，科技發(fā)展，可是我們的檔案管理工作技術(shù)應(yīng)用卻落后于這個(gè)時(shí)代，很多高校依然使用傳統(tǒng)的手工整理，紙質(zhì)檔案。習(xí)慣于曾經(jīng)的方式方法，對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)資源沒有予以充分開發(fā)利用。

第三，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，自主就業(yè)，自由擇業(yè)。不論是用人單位，還是高校畢業(yè)生都有很大的自由空間，使得雙方對(duì)個(gè)人檔案都不夠重視，隨意處置，甚至丟失。給以后的落戶，工作調(diào)動(dòng)帶來很大影響。

2.高校畢業(yè)生檔案管理的重要意義

上文曾提到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，個(gè)人擇業(yè)，企業(yè)用人有很大的自由。表面看來檔案對(duì)于個(gè)人發(fā)展沒那么重要了。多數(shù)人都覺得，檔案沒有什么實(shí)質(zhì)性的作用，有和沒有都關(guān)系不大，而事實(shí)上，個(gè)人檔案是非常重要的。在我們的生活中，個(gè)人檔案關(guān)系到入職，晉升，各種保險(xiǎn)，職稱評(píng)定，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)金收繳等很多方面，同時(shí)在國(guó)家面向社會(huì)招考公務(wù)員，企事業(yè)單位招聘人才，以及留學(xué)，評(píng)定工齡等，對(duì)個(gè)人檔案的審核也是很嚴(yán)格的。所以說高校畢業(yè)生檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展是尤為重要的。本著對(duì)高校畢業(yè)生負(fù)責(zé)，避免給畢業(yè)生在以后參加工作中帶來不必要的麻煩，作為高校的檔案管理必須規(guī)范化，制度化，日漸完善。

3 高校畢業(yè)生檔案管理改進(jìn)策略

3.1 提高認(rèn)識(shí)，完善高校檔案管理規(guī)范化

高校畢業(yè)生檔案是人事檔案中最重要的開始。對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理的重視，高校領(lǐng)導(dǎo)起著很大作用。高校領(lǐng)導(dǎo)一定要把學(xué)生檔案管理工作同其他重要工作一樣，作為學(xué)校各項(xiàng)工作考核評(píng)比的一項(xiàng)指標(biāo)。大力宣傳學(xué)生檔案管理工作的必要性和重要性，讓全體同學(xué)和老師提高對(duì)檔案工作管理重要性的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，才能在工作人員上有妥善合理的安排，需要認(rèn)真負(fù)責(zé)，工作細(xì)致，有強(qiáng)列責(zé)任感的同志來?yè)?dān)當(dāng)。同時(shí)制定一套完整的規(guī)范細(xì)則，完善并健全高校畢業(yè)生檔案管理制度，真正做到規(guī)范化，制度化，才能保證畢業(yè)生檔案的完整性，連貫性。

3.2 推廣學(xué)生檔案管理信息化轉(zhuǎn)變。

隨著科技的不斷進(jìn)步，對(duì)于檔案管理，更應(yīng)該利用科技手段，向信息化管理轉(zhuǎn)變。檔案管理的電子化，現(xiàn)代化是必經(jīng)之路，這個(gè)過程繁瑣而重要，需要付出很大精力。通過檔案管理的信息化，通過不同載體，例如圖片，影音，掃描文件等形式使學(xué)生檔案豐富而完整，才能達(dá)到學(xué)生檔案規(guī)范化，完整化達(dá)到目的。以達(dá)到便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案錄入，統(tǒng)計(jì)，查找等更便捷，更準(zhǔn)確，節(jié)約時(shí)間，節(jié)省人力，為高校畢業(yè)生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

3.3 檔案完整性和快速傳遞

為了高校畢業(yè)生檔案的連貫性，畢業(yè)后能夠迅速傳遞以及利用。 嚴(yán)格管理畢業(yè)生檔案，及時(shí)提供檔案信息尤其重要。面對(duì)龐大的高校畢業(yè)生檔案，做好畢業(yè)生的定位信息工作，保證學(xué)生檔案的信息的準(zhǔn)確和完整，用最快速安全的方式把檔案?jìng)鬟f利用下去，是非常重要的。高效，快捷，及時(shí)把高校畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f給就業(yè)單位，為就業(yè)單位提供完整的畢業(yè)生檔案，預(yù)防檔案缺失，流失，這就需要有一個(gè)完善的檔案管理制度和順暢的傳遞流程，最大限度為畢業(yè)生和就業(yè)單位提供最準(zhǔn)確到位的信息。

4 完善高校畢業(yè)生檔案人事代理制度

在經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的今天，各單位對(duì)于人才的選擇都由市場(chǎng)主導(dǎo)，因此市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的人才流動(dòng)，帶有強(qiáng)烈的自由性和不確定性。畢業(yè)生工作時(shí)間，工作地點(diǎn)都不能馬上確定，所以很多高校畢業(yè)生的人事檔案都由學(xué)校和人才服務(wù)中心代為管理。因此，人事代理制度對(duì)于廣大高校畢業(yè)生尤為重要。人事代理制度不但為廣大畢業(yè)生提供人事檔案管理，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)，還兼顧職稱評(píng)定，工作調(diào)動(dòng)，甚至出國(guó)深造等全面服務(wù)。因此應(yīng)充分重視人事代理制度的創(chuàng)新與完善，只有不斷完善人事代理制度，才能保證人事代理制度真正的為高校畢業(yè)生服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校畢業(yè)生的檔案管理工作對(duì)于畢業(yè)生來說非常重要，只有做好高校畢業(yè)生檔案管理工作，保證檔案的完整以及順利快速傳遞，健全制度、完善領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制、分清職責(zé)、規(guī)范管理細(xì)節(jié)流程、加快畢業(yè)生檔案信息利用，發(fā)揮畢業(yè)生檔案管理為畢業(yè)生全方位服務(wù)的作用，為高校畢業(yè)生的就業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

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