淺析人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

林澤容

摘 要：人事檔案是一個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 臨聘檔案 考核

一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們越來越重視人事檔案，對(duì)人才服務(wù)中心的要求越來越高，但是，實(shí)際的人事檔案管理工作之中存在一些有待解決的問題，結(jié)合我中心主要包括兩點(diǎn)：第一，人事檔案的安全性有待提高。由于目前人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案受光、溫度的影響極易老化，特別是易受潮褪色，在防潮、防水、防火、防鼠、防蟲方面要求較高。然而由于多種原因，當(dāng)年的市人才服務(wù)中心在選址上有些欠考慮，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案室背面是一座山，地處底樓的檔案室陰暗、潮濕、通風(fēng)不好，導(dǎo)致我們的檔案室在防潮、防蟲方面的壓力相當(dāng)大。檔案室使用的密集架容量大，使用方便，但重量大，對(duì)地板的承重要求較高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人才中心二樓及以上樓層的承重，所以密集架只能在一樓使用。到2017年底，現(xiàn)有檔案數(shù)接近八萬份，而且以每年7000——8000份凈增檔案速遞增，使得檔案室的擴(kuò)容量增大。

以目前的情況來看，要將檔案室整體搬遷是不可能的。第二，檔案管理人員流動(dòng)性大。隨著社會(huì)的發(fā)展，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案的流動(dòng)性大，再加之近年高校畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，使得檔案數(shù)量不斷增加，使檔案管理人員的工作量不斷加大?？墒怯捎诰幹频膯栴}，有編制的檔案管理人員數(shù)量極為有限，為了檔案管理工作的順利開展，人才中心只得面向社會(huì)聘請(qǐng)臨聘人員參與人事檔案管理。臨聘人員管理檔案，除了必須要有高度的政治覺悟和責(zé)任感，甘于平淡、寂寞，而且面對(duì)金錢要有一顆平淡的心：單位買五險(xiǎn)一金后每月領(lǐng)到的實(shí)際工資往往只有一千多元，以目前的高物價(jià)水平要養(yǎng)家糊口實(shí)在太難。同時(shí)，在每年的高校畢業(yè)生檔案回來的高峰期，既要接收大量通過機(jī)要寄來的檔案和學(xué)校派專人送交的檔案，又要接收通過ESM寄來的堆積如山的有待人工拆封的檔案，還要接待大量的轉(zhuǎn)遞檔案業(yè)務(wù)和政審、蓋章的檔案查閱業(yè)務(wù)、接聽無數(shù)的咨詢查檔電話，并且還要加班，盡可能較快地將新收畢業(yè)生檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，便于學(xué)生查詢、調(diào)閱。那時(shí)候，我們檔案室的同志恨不得有三頭六臂或者分身術(shù)來完成這種超負(fù)荷的工作。在平時(shí)稍微清閑的日子，還要接受原代理單位交來的大量歸檔材料、事業(yè)單位和公務(wù)員招考后的歸檔材料。

二、 完善人事檔案管理工作的有效對(duì)策

針對(duì)人才服務(wù)中心人事檔案管理中存在的問題，我們采取了很多措施給予應(yīng)對(duì)。

（一）高度重視人事檔案的安全工作

1.中心制定了嚴(yán)格的制度：所有人員一律不準(zhǔn)在檔案室吸煙、喝水、吃東西。2.積極提升檔案室的硬件設(shè)施：將地面重新鋪設(shè)防水層，將木地板改成防滑磚，每間屋子新購功能更強(qiáng)的除濕機(jī)、不定期更換干燥劑，將原來面向背面的換氣扇重新安裝在走廊一側(cè)，在換氣扇的出風(fēng)口安裝了牢固的防鼠網(wǎng)，最大的檔案室安裝了一臺(tái)大3P的空調(diào)。堅(jiān)持每天上班就開通換氣扇和除濕機(jī)，確?？諝獾牧魍?、干燥。3.請(qǐng)宜賓的檔案除蟲專業(yè)人員對(duì)檔案室進(jìn)行了一場封閉的、徹底的除蟲大戰(zhàn)，將可能出現(xiàn)的情況扼殺在萌芽狀態(tài)，避免了蟲害事件的發(fā)生。4.中心還購買了一套全新的用二維碼管理的檔案管理系統(tǒng)，安排專人花了一年多的時(shí)間將檔案室的所有檔案重新錄入新系統(tǒng)，徹底解決了以往檔案系統(tǒng)導(dǎo)入中出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息和由于管理不當(dāng)出現(xiàn)的誤漏、漏登等造成的查找檔案情況。5.嚴(yán)格規(guī)范了檔案管理人員的平時(shí)工作制度，對(duì)轉(zhuǎn)遞檔案、借閱、機(jī)要檔案實(shí)行了嚴(yán)格的登記管理和電腦系統(tǒng)管理，有效杜絕了檔案去向不明現(xiàn)象的發(fā)生。為應(yīng)對(duì)紙張老化等問題，預(yù)計(jì)不久將啟動(dòng)把所有檔案拍照成電子檔案存放于電腦中管理。

（二）創(chuàng)造條件穩(wěn)定隊(duì)伍建設(shè)，提高臨聘檔案管理人員的工資待遇。

為檔案從業(yè)人員提供外出學(xué)習(xí)、參觀、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。增加編制內(nèi)檔案管理人員的數(shù)量，針對(duì)人員流動(dòng)頻繁現(xiàn)象，建議設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)性績效工資考核，以鼓勵(lì)、表彰工作認(rèn)真、敬業(yè)的員工；設(shè)立學(xué)歷獎(jiǎng)，將不同學(xué)歷對(duì)應(yīng)不同等級(jí)的工資；同時(shí)設(shè)立工作年限獎(jiǎng)，以鼓勵(lì)支持員工長期從事同一職業(yè)。在超負(fù)荷工作的時(shí)間，應(yīng)給予必要的加班補(bǔ)貼和午餐補(bǔ)貼。實(shí)行人性化管理，對(duì)臨聘人員工作、生活中遇到的難題，組織盡最可能給予幫助，以解決他們的后顧之憂。

（三）成立了系統(tǒng)維護(hù)保障部門

為了提升人事檔案管理效率，單位特意成立了相應(yīng)的維護(hù)保障部門——信息部，公開招聘了一個(gè)西南交通大學(xué)畢業(yè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)的本科生來從事計(jì)算機(jī)的維護(hù)工作。因?yàn)槿耸聶n案管理信息化體系是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，關(guān)系到信息資源管理、服務(wù)、查詢的方方面面。所以在信息系統(tǒng)應(yīng)用過程中必須根據(jù)實(shí)際情況建立相應(yīng)的保障部門對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)、檢查、維修，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

綜上所述，當(dāng)前人事檔案管理過程中還存在著較多的限制性問題，這些問題嚴(yán)重影響了人事檔案管理效率的提升。因此在人事檔案管理信息化體系建設(shè)過程中就要以完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為核心，建立多元化、全方位的檔案信息服務(wù)機(jī)制，通過提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、成立相應(yīng)的信息系統(tǒng)保障部門來提高人事檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)效率，進(jìn)而滿足單位各部門的人事信息查詢需要。

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