石油企業(yè)檔案管理工作的加強(qiáng)途徑分析

王洪娟

摘 要：文章以石油企業(yè)檔案管理工作的加強(qiáng)途徑為目的，首先分析了石油企業(yè)檔案管理的重要性；其次分析了石油企業(yè)檔案管理中存在的問題；最后總結(jié)了加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理的有效手段。提高石油企業(yè)檔案管理質(zhì)量，為石油企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；有效途徑

石油企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要支撐，石油企業(yè)的發(fā)展，會(huì)產(chǎn)生很多資料檔案，資料檔案管理在近些年得到大幅度管理提升，同時(shí)石油企業(yè)也認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。為了幫助石油企業(yè)更好的發(fā)展，針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀，及時(shí)制定科學(xué)的檔案管理計(jì)劃，不斷完善檔案管理制度。石油檔案管理中，在信息化時(shí)代的背景下，積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，并且提高檔案管理人員的專業(yè)性，升級(jí)檔案管理手段，為石油企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更堅(jiān)實(shí)的后盾。當(dāng)然改革創(chuàng)新過程中，一定會(huì)遇到一些問題，完善問題的過程，便是石油企業(yè)檔案管理進(jìn)步的過程。

1 石油企業(yè)檔案管理的重要性

石油企業(yè)發(fā)展對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展至關(guān)重要，石油企業(yè)檔案管理對(duì)石油企業(yè)也具有重要作用，其管理上的主要特征需要從不同角度分析。比如從經(jīng)濟(jì)活動(dòng)角度分析，檔案管理中的資料包含很多經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，幫助企業(yè)仔細(xì)分析各項(xiàng)活動(dòng)要點(diǎn)，并且能夠清楚的掌握企業(yè)發(fā)展進(jìn)展以及企業(yè)財(cái)務(wù)收支等。從未來發(fā)展角度分析，檔案管理中對(duì)企業(yè)每個(gè)階段的發(fā)展都詳細(xì)記錄，積累了非常多的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，這些發(fā)展經(jīng)驗(yàn)為企業(yè)后期進(jìn)步提供參考建議[1]。檔案管理工作的改革創(chuàng)新，為石油企業(yè)發(fā)展提供更多有利的資源與數(shù)據(jù)，為企業(yè)制定正確決策提供可靠的依據(jù)，為企業(yè)安全、循序發(fā)展提供有力支撐。

2 石油企業(yè)檔案管理問題

2.1 檔案管理意識(shí)缺失

石油企業(yè)的檔案管理，一定要樹立正確的檔案管理意識(shí)，這樣才能順利開展檔案管理工作。但是實(shí)際石油企業(yè)檔案管理中，這方面問題非常突出，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的重視不夠，不能全面認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)石油企業(yè)發(fā)展的真正意義。信息化時(shí)代的到來，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，檔案管理的地位也得到提升。

其一，檔案管理工作中，片面的認(rèn)為只是對(duì)歷史發(fā)展信息進(jìn)行收集，將企業(yè)的資料整理成檔案形式，檔案管理對(duì)企業(yè)、對(duì)個(gè)人都沒有經(jīng)濟(jì)效益，是一項(xiàng)不必要的工作。

其二，檔案管理不清晰，檔案管理上也存在業(yè)務(wù)分離的狀態(tài)。

其三，檔案管理工作開展的必要性企業(yè)掌握不到位。對(duì)于檔案信息安全認(rèn)識(shí)也存在很多不足。

其四，因?yàn)槭推髽I(yè)檔案管理機(jī)制并不完善，所以安保意識(shí)也不強(qiáng)。檔案管理中對(duì)于檔案信息，經(jīng)常忽視審核[2]。工作人員對(duì)安全保管單純的認(rèn)為是保證檔案不丟失即可，借閱檔案與歸還檔案手續(xù)都不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案管理中的安全性與保密性都受到威脅。檔案管理一直處于非常被動(dòng)的狀態(tài)，尤其是積極探索方面止步不前，檔案管理創(chuàng)新受到限制。

2.2 檔案管理制度不完善

2.2.1管理制度是管理工作開展的引導(dǎo)與保障，石油企業(yè)檔案管理工作之所以進(jìn)步緩慢，檔案管理制度是其中的主要限制性因素。檔案管理制度缺少標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，特別是信息化檔案管理模式的滲透、數(shù)字化發(fā)展不到位，管理質(zhì)量一直得不到提升。

2.2.2歷史檔案管理原因的影響，石油企業(yè)對(duì)于檔案管理的忽視，造成檔案管理基礎(chǔ)薄弱在，檔案管理中檔案號(hào)、案卷標(biāo)題等都不是十分標(biāo)準(zhǔn)，很多內(nèi)容沒有得到明確的統(tǒng)一，造成檔案管理局面比較混亂，限制檔案管理的發(fā)展。

3 強(qiáng)化石油企業(yè)檔案管理的有效措施

3.1 提高對(duì)檔案管理的重視

檔案管理工作的提高，企業(yè)必須提高對(duì)其的重視，加大檔案管理創(chuàng)新力度。對(duì)于石油企業(yè)亦是如此，如果想要提高檔案管理的質(zhì)量與效率，石油企業(yè)需要提高對(duì)檔案管理的重視。

首先，領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識(shí)檔案管理的價(jià)值，對(duì)企業(yè)的重要性。同時(shí)意識(shí)到檔案管理的提升，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要基礎(chǔ)，一定要將檔案管理正式劃入到企業(yè)發(fā)展管理工作計(jì)劃中。對(duì)于檔案管理工作需要采取緊抓不放的方式，經(jīng)常性的補(bǔ)充檔案管理需要的各種資源。

其次，加大檔案管理宣傳，積極組織檔案管理教育活動(dòng)，將檔案管理工作的重要性傳遞給企業(yè)每位員工，為檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。

最后，積極實(shí)施崗位責(zé)任制。嚴(yán)格企業(yè)檔案保管制度，堅(jiān)決按照檔案管理制度執(zhí)行檔案管理工作。對(duì)于檔案管理的查閱制度進(jìn)行優(yōu)化，這些內(nèi)容都需要提高重視，為檔案管理質(zhì)量的提高奠定基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)性

加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)性與專業(yè)素質(zhì)的提升，是促進(jìn)檔案管理的重要措施。這方面需要從以下幾個(gè)角度分析：

首先是提高檔案工作人員的準(zhǔn)入門檻。在招聘檔案工作人員時(shí)，一定要提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，注重對(duì)專業(yè)文化與技能方面的考核，并且選擇熱愛檔案工作的人員，為石油企業(yè)檔案管理吸收更多的高素質(zhì)人才，為石油企業(yè)檔案高效管理提供人員保障。

其次是加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)技能的提高。。注重定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)檔案管理人員實(shí)施再教育。鼓勵(lì)石油企業(yè)檔案管理人員，及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的政治理論與專業(yè)知識(shí)，并且提高業(yè)務(wù)技能。幫助石油企業(yè)提高檔案管理工作，并且培養(yǎng)更多復(fù)合型人才。信息化時(shí)代的背景下，信息更新速度加快，檔案管理人員必須做到與時(shí)俱進(jìn)，通過專業(yè)的檔案管理講座以及技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)全新的檔案管理工作流程點(diǎn)熟悉。

最后，積極實(shí)施責(zé)任制管理模式。提高檔案人員責(zé)任感，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于檔案管理工作，能夠及時(shí)運(yùn)用新技術(shù)，結(jié)合新理論完成檔案管理任務(wù)。檔案管理人員能夠做到忠于職守，遵守檔案管理紀(jì)律，考取相應(yīng)的崗位資格證書。堅(jiān)決貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，遇到檔案損毀或者丟失等問題，及時(shí)匯報(bào)。如果出現(xiàn)檔案泄密或者復(fù)制等瀆職行為，依法追究當(dāng)事人與領(lǐng)導(dǎo)人員的行政責(zé)任。

組織檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。尤其是保管到期的檔案，認(rèn)真鑒定之后，根據(jù)情況提出銷毀意見，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后，與相關(guān)人員一起對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。檔案管理人員還要積極開發(fā)檔案信息資源，編制科學(xué)的檔案檢索工具，對(duì)檔案管理的情況詳細(xì)了解，做好檔案收集、記錄、驗(yàn)收等工作。

3.3 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度使檔案工作有章可循。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和集團(tuán)公司檔案管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定適合本企業(yè)的規(guī)章制度。在檔案收集整理方面一定要保證材料收集、歸檔期間的規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)，提高檔案管理制度。檔案資料保管中必須根據(jù)國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使用相應(yīng)的卷皮、卷盒，并且給其科學(xué)排序，便于后期查找。檔案管理的資料庫房，一定要保證堅(jiān)固，安裝鐵門、鐵窗防盜設(shè)施。根據(jù)檔案管理中的安全制度為基礎(chǔ)，一定要做好安全防范措施，其中包含防水、防潮、防蟲、防塵、防止太陽直射等。檔案利用方面，必須保證檔案收進(jìn)、移出過程中，相關(guān)資料一定要認(rèn)真清點(diǎn)，并且嚴(yán)格按照交接手續(xù)展開。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

3.4.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)全覆蓋

針對(duì)石油企業(yè)檔案管理，必須為檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，這方面需要計(jì)算機(jī)作為尋找資源載體。實(shí)現(xiàn)全覆蓋計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動(dòng)標(biāo)引，實(shí)現(xiàn)一體化檔案管理。統(tǒng)一計(jì)算機(jī)型號(hào)與規(guī)格，提高現(xiàn)代化信息硬件保障。應(yīng)用高容量存儲(chǔ)載體，比如光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)或者計(jì)算機(jī)磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)。

3.4.2完善計(jì)算機(jī)管理機(jī)制

明確相關(guān)責(zé)任，保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)運(yùn)行安全。結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定完善的信息化建設(shè)管理制度。首先健全檔案管理業(yè)務(wù)流程，將電子檔案工作的步驟詳細(xì)化；其次采取必要電子檔案安全措施，保證電子檔案的完整性。規(guī)定各項(xiàng)檔案整理與統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 結(jié)束語

綜上所述，優(yōu)化石油企業(yè)檔案管理，其一，為石油企業(yè)收集更多有利信息，提高檔案管理質(zhì)量；其二，為石油企業(yè)制定發(fā)展計(jì)劃提供有效依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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