淺談新時(shí)代下基層醫(yī)院檔案管理

摘 要：檔案管理作為基層醫(yī)院最原始的數(shù)據(jù)庫(kù)，真實(shí)地記錄醫(yī)院的各項(xiàng)工作，清晰地反映醫(yī)院的重大事件，為基層醫(yī)院的重大決策提供科學(xué)依據(jù)，對(duì)基層醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的推動(dòng)作用。本文主要闡述了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，著重分析了當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，并從反映的問(wèn)題中提出了新時(shí)代下改進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理；現(xiàn)狀

所謂醫(yī)院檔案，是在醫(yī)療、科研、教學(xué)、保健、醫(yī)藥管理、行政管理等過(guò)程中形成的具備保持價(jià)值的以文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案[1]。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和醫(yī)改的不斷深入，基層醫(yī)院的各項(xiàng)工作都趨于科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，變革傳統(tǒng)的檔案管理模式刻不容緩。醫(yī)院檔案既是醫(yī)院信息的重要載體，又是醫(yī)院宣傳的生動(dòng)資料，更是醫(yī)院科研的客觀基礎(chǔ)，其管理水平直接影響著整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的管理工作。因此，改進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理已是深化醫(yī)療改革進(jìn)程中的應(yīng)有之義。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

基層醫(yī)院的檔案管理以文書的方式記載著醫(yī)院的發(fā)展歷程，記錄著醫(yī)院每一個(gè)階段的醫(yī)學(xué)成果和病例案卷，反映著醫(yī)院不同階段的重要事件，對(duì)基層醫(yī)院的發(fā)展乃至醫(yī)療系統(tǒng)的全面改革有著至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）檔案管理在醫(yī)院管理工作中的必要性

檔案管理是醫(yī)院決策的參謀?；鶎俞t(yī)院作為社會(huì)公共服務(wù)載體，主要為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)，檔案管理部門則主要為基層醫(yī)院決策提供有效依據(jù)，科學(xué)地輔助基層醫(yī)院服務(wù)群眾。究其原因，檔案中文字材料、影像信息、案卷資料均是真實(shí)、客觀、公正的，通過(guò)查閱業(yè)務(wù)、科研、人事等檔案信息，從中分析、比對(duì)、提煉，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)問(wèn)題，從中找到寶貴經(jīng)驗(yàn)，借鑒有效措施，進(jìn)而明確基層醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展方向，加快基層醫(yī)院建設(shè)。

（二）檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

檔案管理是醫(yī)院文化的傳承。醫(yī)院文化關(guān)乎著醫(yī)院的精神，它既是醫(yī)院的創(chuàng)辦之初心，又是醫(yī)院在價(jià)值導(dǎo)向、社會(huì)形象與管理理念等方面的一種綜合體現(xiàn)[2]?；鶎俞t(yī)院的檔案是貫穿于醫(yī)院歷史長(zhǎng)河中最原始、最真實(shí)、最本初的資料，并非一朝一夕，蘊(yùn)含著豐富的文化內(nèi)涵，一點(diǎn)點(diǎn)積淀，一摞摞壘砌，經(jīng)久不滅，這就需要我們將這種文化傳承延續(xù)下去，保存好檔案資料，完成好檔案工作。

（三）檔案管理在醫(yī)院管理工作中的前瞻性

醫(yī)院檔案不僅記錄著醫(yī)院病患的資料，更保存著醫(yī)院發(fā)展的重要資料，這些資料對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層分析現(xiàn)狀、展望未來(lái)起著一定的前瞻性作用。同時(shí)，完整的醫(yī)院檔案有利于提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的參考價(jià)值，有利于保證決策的有效性和針對(duì)性。

2 基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理意識(shí)薄弱，重視程度不夠

在新形勢(shì)下，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理對(duì)提高醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和辦事效率，進(jìn)而提升群眾滿意度有著至關(guān)重要的作用。然而，檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的信息歸檔工作，不具備醫(yī)學(xué)性質(zhì)，在非三甲醫(yī)院中多不被重視，也未形成系統(tǒng)性的檔案管理系統(tǒng)，更未配備專業(yè)的檔案管理人員。在檔案管理中，上至領(lǐng)導(dǎo)不重視，下至管理人員不負(fù)責(zé)，導(dǎo)致很多管理工作敷衍了事，并未嚴(yán)格按照有關(guān)制度進(jìn)行歸檔造冊(cè)記錄，這也容易為醫(yī)療糾紛埋下隱患，比如在醫(yī)療糾紛中，當(dāng)事人雙方大多爭(zhēng)奪的還是病案，但如果病案管理不完善，病案的書寫質(zhì)量就會(huì)大打折扣，容易讓不利之徒鉆空子，引發(fā)更多矛盾。

（二）檔案管理工作混亂，歸檔信息片面

在基層醫(yī)院中，對(duì)于醫(yī)療、人事、行政和后勤等管理制度相對(duì)齊全，但在檔案管理這一塊較為缺失，沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度和明確職責(zé)，特別是少數(shù)醫(yī)院沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)管理考核體系中，這就導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，無(wú)人監(jiān)管，更有甚者漏洞百出。隨著醫(yī)療管理系統(tǒng)日益趨于信息化，電子檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛，部分醫(yī)院建立電子檔案系統(tǒng)，但由于沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理模式和規(guī)范的檔案管理制度，電子檔案未經(jīng)檔案管理員允許直接進(jìn)入檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)使用混亂，給管理員也帶來(lái)諸多不便；還有一些檔案管理員只能根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行收集、整理、歸檔，這也會(huì)使得許多有價(jià)值的資料未納入檔案管理。

（三）檔案管理隊(duì)伍薄弱，業(yè)務(wù)能力較低

目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。尤其是在基層醫(yī)院，醫(yī)務(wù)工作是一線工作，檔案管理則為廣大醫(yī)務(wù)人員和衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)的，屬于輔助范疇，所以在檔案管理隊(duì)伍里，大多是一些非專業(yè)人員、兼職，亦或者是年老的退二線人員，人員流動(dòng)大，綜合素質(zhì)偏低，工作積極性和主動(dòng)性不高，工作情緒低落，對(duì)于檔案管理工作多是被動(dòng)接受，更無(wú)耐心收集整理資料，導(dǎo)致辦事效率低下，更有甚者使寶貴資料流失，沒(méi)有歸回檔案室。同時(shí)，檔案專業(yè)出身的人員較少，專業(yè)對(duì)口的高學(xué)歷人才較為匱乏，醫(yī)院對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)甚少，多是針對(duì)醫(yī)療技術(shù)人員培訓(xùn)，這些情況均已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展，直接導(dǎo)致檔案管理人員的管理水平跟不上時(shí)代的步伐。

3 新時(shí)代下改進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理的措施

黨的十九大報(bào)告指出，實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略，要全面建立中國(guó)特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度、醫(yī)療保障制度和優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系，健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。因此，在新時(shí)代下改進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理是實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略的有力舉措，是健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的題中之義。

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理理念

新時(shí)代下，醫(yī)療事業(yè)在進(jìn)步，檔案管理亦不能落后。要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，尤其是把檔案管理作為醫(yī)院改革的重中之重，納入到醫(yī)院的重要管理內(nèi)容和目標(biāo)管理考核范疇之中，將醫(yī)院的檔案管理和業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的宣傳力度，采用各種有效的手段和載體對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行宣傳教育，提高檔案管理工在每個(gè)醫(yī)院工作人員心中的知曉率。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹(shù)立正確的檔案管理理念。

（二）變革檔案管理模式，完善科學(xué)的檔案管理制度

隨著全面深化改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時(shí)代接軌，改變過(guò)去單一老化的檔案管理模式。要變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立科學(xué)有效的管理體系，建立健全檔案管理制度，構(gòu)建行之有效的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由院長(zhǎng)主管，副院長(zhǎng)分管，對(duì)檔案管理的每項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范化，在檔案的收集、整理、歸檔等過(guò)程中都有對(duì)應(yīng)的詳細(xì)記錄。要實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理模式，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建一套數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，極大地節(jié)約人力物力資源，提高了檔案管理工作效率。

（三）規(guī)范檔案管理人員，打造過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍

在基層醫(yī)院，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低直接影響檔案管理質(zhì)量的好壞。所以，如何規(guī)范好檔案管理人員，打造一支優(yōu)質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍尤為重要。這就需要，一方面，對(duì)檔案管理人員自身而言，作為專業(yè)的一線檔案管理人員，要有意識(shí)地提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和實(shí)踐操作能力，加強(qiáng)自身對(duì)工作的認(rèn)知程度。另一方面，對(duì)基層醫(yī)院而言，要針對(duì)檔案管理人員人數(shù)匾乏的實(shí)際情況，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)的人才，加強(qiáng)醫(yī)療系統(tǒng)檔案專業(yè)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)；要建立健全獎(jiǎng)懲措施，對(duì)工作突出者予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作懈怠者予以批評(píng)處罰，從而充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的記錄者、見(jiàn)證者、推動(dòng)者，做好醫(yī)院檔案管理工作有著其必要性與重要性。雖然基層醫(yī)院檔案管理還存在一些問(wèn)題，如重視程度不夠、制度體系不全、歸檔工作混亂、人員素質(zhì)較低等等，而這些問(wèn)題嚴(yán)重影響著醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展，只有解決這些問(wèn)題，才能更好的實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略。筆者提出，改進(jìn)基層醫(yī)院的檔案管理工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理理念，其次應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，構(gòu)建科學(xué)有效的檔案管理體系，最后應(yīng)該提升檔案管理員的綜合素質(zhì)，打造一支高質(zhì)高效的檔案管理隊(duì)伍。筆者展望，做好基層醫(yī)院的檔案管理工作，推動(dòng)醫(yī)院管理邁上新臺(tái)階，開(kāi)創(chuàng)醫(yī)療事業(yè)新格局。

作者簡(jiǎn)介

李海霞，孝感市惠民醫(yī)院，本科。