合肥軌道交通項目檔案特點與管控實踐

席克平

摘 要：軌道交通項目檔案不僅反映了項目立項、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等項目建設(shè)的全過程，而且在項目建設(shè)營運、維修維護(hù)、維權(quán)審計及后續(xù)項目改建、擴(kuò)建等過程中發(fā)揮非常重要的作用。本文從合肥軌道交通項目檔案管理實踐出發(fā)，針對軌道交通項目檔案特點，提出了相應(yīng)的管控措施，以期能為后續(xù)線路的建設(shè)及其他城市軌道交通項目檔案管理工作起到一定的借鑒和促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：軌道交通；檔案；管控

近年來，隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，軌道交通建設(shè)也步入了快速發(fā)展的階段，截至2017年12月31日，中國內(nèi)地累計有34個城市建成投運城市軌道線路5021.7公里，當(dāng)前合肥地鐵運營線路2條，在建線路6條，近期規(guī)劃15條。軌道交通項目涉及面廣、投資巨大、專業(yè)復(fù)雜，建設(shè)周期長，參建單位多，檔案人員流動性大，如何確保項目檔案資料收集完整、齊全，整理符合規(guī)范要求，做好軌道交通項目檔案過程管控尤其顯得重要。

1 軌道交通項目檔案特點

（一）軌道交通項目參建單位多，檔案數(shù)量大，載體種類多

軌道交通項目不僅有主體工程，也有附屬配套工程，涉及勘察、設(shè)計、土建施工、機(jī)電安裝、系統(tǒng)設(shè)備等多個領(lǐng)域。參加工程建設(shè)的單位有設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位及供貨單位等多達(dá)上百家，因而形成的工程檔案資料也是種類繁多，數(shù)量巨大。以合肥軌道交通1號線線為例，除了有以普通紙張作為載體材料外，還有紙質(zhì)掃描件、數(shù)碼照片、制成照片的感光材料及錄音、錄像的視頻資料、光盤、半導(dǎo)體存貯設(shè)備、實物等。當(dāng)前不完全統(tǒng)計共入庫紙質(zhì)檔案14000多卷，20多萬件，照片檔案200多冊，紙質(zhì)掃描件、照片、視頻光盤130多張。

（二）軌道交通項目建設(shè)周期長，人員流動頻繁，綜合協(xié)調(diào)難度大

國內(nèi)地鐵的建設(shè)速度，從開工到通車，總體上可以分為地鐵的前期建設(shè)規(guī)劃、國家審批、項目融資、項目建設(shè)四個大的步驟，建設(shè)周期較長，一般有 3～5 年。由于建筑施工企業(yè)本身的組織機(jī)構(gòu)是隨著地鐵建設(shè)項目的發(fā)展而產(chǎn)生相應(yīng)變化的，一般情況下其人員組成是按照工程建設(shè)項目的具體情況而制定的，在工程完工后或者收尾前與該工程相匹配的員工結(jié)構(gòu)會進(jìn)行新一輪的調(diào)整，從而更好的適應(yīng)下一個工程項目，導(dǎo)致人員流動性大。因建設(shè)周期較長，人員流動頻繁的特點，造成項目檔案的形成周期也較長，資料的收集、整理難度加大。又由于地鐵項目建設(shè)涉及到交通導(dǎo)改，管線遷改，拆遷、與電力、鐵路部門的綜合協(xié)調(diào)等，有的標(biāo)段甚至一年未能施工，為趕進(jìn)度，最后導(dǎo)致只重工程現(xiàn)場進(jìn)度，輕視資料整理工作，往往在竣工驗收后，再重視資料的移交工作。

2 軌道交通項目管控措施探索

（一）提前介入，源頭控制

公司檔案部門參加招標(biāo)文件的審核工作，在招標(biāo)文件中設(shè)立專門條款，明確規(guī)定參建單位項目文件管理責(zé)任。包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)、格式、合同解除后項目文件的處置及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款明確規(guī)定監(jiān)理單位對施工文件完整性、準(zhǔn)確性的審查責(zé)任。還約定竣工文件驗收不合格的不得進(jìn)行工程竣工驗收，不予結(jié)算工程尾款。

（二）參加中標(biāo)人約談和交底會

根據(jù)公司質(zhì)量管理辦法及檔案管理制度的相關(guān)要求，公司檔案部門參加中標(biāo)人約談和交底會。（1）告知參建單位包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及第三方巡查、監(jiān)測等單位各自職責(zé)及相應(yīng)的權(quán)利、義務(wù)，明確軌道公司檔案歸口管理部門；（2）要求指定一名領(lǐng)導(dǎo)（一般要求項目經(jīng)理、常務(wù)副經(jīng)理、總工、總監(jiān)等擔(dān)任）負(fù)責(zé)項目檔案的收集、整理、歸檔工作，同時配備一定數(shù)量的資料員/檔案員，要求保持隊伍的相對穩(wěn)定，如有變動應(yīng)提前向檔案部門備案，并做好交接，交接不好不準(zhǔn)離崗。（3）明確歸檔范圍、適用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、套數(shù)及歸檔時間；（4）明確檔案一票否決制，檔案驗收不合格不能通過竣工驗收，不予支付工程款項。

（三）建章立制，組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

合肥軌道交通1號線是安徽省第一條地鐵線路，在本省沒有先進(jìn)的檔案管理模式可以借鑒，在全國也沒有規(guī)范性的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可供參照，大量建章立制工作從零開始。為了使公司項目檔案管理工作迅速步入正規(guī)，先后派檔案人員到深圳、廣州、無錫等先發(fā)城市去調(diào)研學(xué)習(xí)，最終制定了合肥軌道交通項目檔案移交細(xì)則等多項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案工作做到有章可循，有據(jù)可依。同時為了便于溝通管理，使信息傳達(dá)更加暢通，公司各部門均確定了1名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，各參建單位明確檔案負(fù)責(zé)人和檔案管理員各1名，具體開展項目檔案管理及收集整理工作，形成了以檔案部門為主、各部門齊抓共管、業(yè)主代表、各參建單位配合實施的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

（四）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實歸檔要求

由于城市軌道交通工程龐大，技術(shù)復(fù)雜，涉及土建施工、機(jī)電安裝、裝飾裝修、弱電工程、系統(tǒng)設(shè)備等諸多專業(yè)領(lǐng)域， 牽涉到勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、供貨商等參建單位上百家，因來自全國各地各行各業(yè)，受當(dāng)?shù)匦袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)的限制，工程資料收集程度、整理水平參差不齊，做法也大不相同。為把合肥軌道交通項目檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求落實到項目管理中去，公司定期邀請省、市檔案局、城建檔案館及軌道公司有經(jīng)驗的檔案員擔(dān)任主講，從收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)到具體歸檔、移交要求及后期檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、導(dǎo)入檔案系統(tǒng)模板格式、常見的一些問題等進(jìn)行詳細(xì)講解，并現(xiàn)場答疑，為后續(xù)地鐵項目竣工檔案的編制移交打下了堅實的基礎(chǔ)。

（五）以考核促管理，加強(qiáng)過程管控

公司特別重視項目檔案管理工作，將項目檔案管理作為每月月度考評和半年綜合檢查六大檢查模塊之一，并占整個權(quán)重的20%，進(jìn)行考核評比。根據(jù)施工進(jìn)展情況，抓住關(guān)鍵節(jié)點，對參建單位項目檔案的形成質(zhì)量、收集情況，是否規(guī)范整理等有針對性的進(jìn)行檢查，并以檔案檢查通知單的形式下發(fā)到參建單位，要求其對存在問題進(jìn)行限時整改。公司檔案部門并依據(jù)檢查情況，進(jìn)行考核打分，報安質(zhì)部匯總，對考核后并將項目檔案管理工作納入到合肥市軌道交通項目信用評價考核體系，與后續(xù)招標(biāo)掛鉤，確保參建單位重視檔案管理工作，保證項目檔案工作與項目工程建設(shè)同步，及時規(guī)范做好檔案過程收集、整理、歸檔移交工作。

（六）強(qiáng)化監(jiān)理、業(yè)務(wù)部門審核職責(zé)，杜絕不合格檔案入庫

檔案部門參加各（子）單位工程竣工驗收，通過省、市檔案局、城建檔案館、地鐵質(zhì)監(jiān)站、業(yè)主代表、監(jiān)理單位對歸檔的工程檔案資料層層把關(guān)，確保形成的工程資料符合歸檔要求。首先施工單位對形成的項目文件先進(jìn)行自檢，在自檢合格的基礎(chǔ)上，由監(jiān)理單位進(jìn)行審核，符合歸檔要求后，出具項目文件歸檔專題質(zhì)量審核報告。然后公司工程（技術(shù)）部門負(fù)責(zé)對勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、檢測等文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核把關(guān)，并形成記錄。最后公司檔案部門對檔案分類的科學(xué)性，組卷、排列的合理性，編目的規(guī)范性等進(jìn)行審核把關(guān)，并簽章確認(rèn)，堅決杜絕不合格檔案入庫。

（七）尾款控制

為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔，在參建單位竣工支付審核時，確定了財務(wù)部門必須在得到檔案部門關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，保證了竣工資料的歸檔率達(dá)100%。

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