新時(shí)期規(guī)范和加強(qiáng)高校文書檔案管理

張楠 茍煜林

摘 要：文書檔案是高校發(fā)展的首要記實(shí)載體，文書檔案管理是衡量高校檔案管理水平的一個(gè)重要尺度。新時(shí)期做好高校文書檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的有機(jī)結(jié)合，使檔案工作人員樹立信息化服務(wù)理念。在檔案管理已走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化情勢下，不斷改進(jìn)文書檔案的管理方法，使之逐步走向程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，智能化。

關(guān)鍵詞：文書；檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)化；數(shù)字化

1 提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化做好文書檔案管理工作的歷史責(zé)任

檔案工作是一項(xiàng)記錄事實(shí)、傳承歷史、服務(wù)社會的重要工作，樹立正確的檔案觀，是我們做好檔案工作的思想保證。文書檔案工作是檔案管理工作的重要組成部分，有些人對文書檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，對機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)范圍、工作內(nèi)容等認(rèn)識不到位，甚至存在片面性，認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無、可大可??；還有一些檔案管理工作人員自身就對文書檔案管理工作沒有給予高度的重視，在工作中缺乏工作責(zé)任感。我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，今天的現(xiàn)實(shí)就是明天的歷史，在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好文書檔案管理工作，要不斷地更新文書檔案管理觀念，積極地尋求和嘗試新的檔案管理手段，推動文書檔案工作在繼承中發(fā)展，在前進(jìn)中創(chuàng)新。

文書檔案管理工作可以分為兩個(gè)類別：一類是上級部門產(chǎn)生的文檔管理；另一類是由本級單位產(chǎn)生的文檔管理。加強(qiáng)文書檔案管理，要從信息化管理入手，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，進(jìn)行規(guī)范化的紙質(zhì)和電子檔案管理，自上而下形成重視檔案的風(fēng)氣；二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)，對檔案管理工作中存在的問題及時(shí)提出改進(jìn)的意見，把加強(qiáng)和規(guī)范文書管理工作列入全年的工作計(jì)劃中，并認(rèn)真落實(shí)負(fù)責(zé)人， 進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)文書檔案管理工作。

2 完善工作機(jī)制，為高校文書檔案管理工作提供保障

高校文書檔案必須嚴(yán)格按照文書處理部門立卷歸檔制度進(jìn)行歸檔。隨著檔案管理信息化水平不斷提高，在紙質(zhì)文書檔案按要求歸檔的同時(shí)，還應(yīng)建立一套完備的數(shù)字化檔案規(guī)范體系，做到紙質(zhì)與數(shù)字檔案同時(shí)歸檔，可以大大提高歸檔的完備性和查詢利用的效率。目前，還存在一些檔案管理不規(guī)范的情況：一是檔案收集不及時(shí)，不完整。累積起來一次立卷，往往造成立卷時(shí)間不準(zhǔn)確，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；二是檔案整理不規(guī)范。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照立卷程序進(jìn)行組卷、分類，有的卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)實(shí)際文件不相符，出現(xiàn)卷內(nèi)文件漏失現(xiàn)象。三是檔案綜合管理隨意化。缺乏統(tǒng)一、規(guī)范、系統(tǒng)的管理規(guī)則，存在“講起來重要、忙起來不要”的現(xiàn)象，有的存在部門各自為政、自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還；有的甚至違反保密規(guī)定，擅自復(fù)印、復(fù)制文書檔案，擴(kuò)大借閱范圍。

對此，要認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會“檔案法”和“國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”，根據(jù)部門公文管理工作的實(shí)際，制訂相應(yīng)的“公文處理實(shí)施辦法”，集檔案管理、歸檔統(tǒng)計(jì)、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規(guī)范化的要求，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運(yùn)行的操作規(guī)程。將“公文處理實(shí)施辦法”列入部門“規(guī)章制度手冊”的重要內(nèi)容，并組織部門人員學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高部門同志對檔案管理工作的認(rèn)識，對其中所應(yīng)執(zhí)行的程序進(jìn)行統(tǒng)一，提高各部門在文書辦理之初的質(zhì)量和效率，減少管理部門的復(fù)核工作量，做到有章可循，有據(jù)可依。

3 加強(qiáng)檔案信息化管理，夯實(shí)新時(shí)期高校文書檔案管理工作基礎(chǔ)

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案無論從形成過程和管理形式都發(fā)生了諸多變化。一方面，規(guī)范日常文書管理為紙質(zhì)檔案整理提供了良好基礎(chǔ)，而電子公文的格式是否規(guī)范也會直接影響到檔案的信息化管理質(zhì)量，尤其在辦公自動化和數(shù)字化檔案管理迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。高校文書工作的處理程序要與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來，一脈相承。比如平時(shí)對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等，應(yīng)當(dāng)在紙質(zhì)檔案文件形成之初就已經(jīng)確定并錄入檔案管理系統(tǒng)，這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動，降低了差錯(cuò)，也保證了文書和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。同時(shí)，要將發(fā)文和收文中的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)和程序予以規(guī)定，并嚴(yán)格按此辦理。如收文中從簽收、拆封、登記、擬辦、批辦、分發(fā)到回收、銷毀等，發(fā)文中從審核、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)等，每道環(huán)節(jié)都須按規(guī)定程序落到實(shí)處，以防止因任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而影響到整個(gè)檔案管理的質(zhì)量。

另一方面，檔案材料的收集是檔案管理工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是整個(gè)文檔整理的第一步，收集要及時(shí)、全面，并注意做到以下三點(diǎn)：一是健全規(guī)章制度；二是加強(qiáng)催收，對領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)而容易忘記返還的文件進(jìn)行催收，必要時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)醒；三是年終歸檔，根據(jù)發(fā)文記錄，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務(wù)必想法補(bǔ)齊。所以，平時(shí)就注意收集，并根據(jù)預(yù)立卷制度將檔案資料整理齊全，按時(shí)間順序或文件內(nèi)容歸檔，這樣對歸檔工作具有事半功倍的作用。

4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，不斷提高新時(shí)期高校檔案管理人員素質(zhì)

隊(duì)伍素質(zhì)和程序制度是強(qiáng)化文書檔案管理工作的兩大方面，一方面，檔案管理人員的素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)與責(zé)任心直接影響著一個(gè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理需要檔案管理人員具備良好專業(yè)素質(zhì)的敬業(yè)精神。另外，檔案管理人員要不斷更新知識結(jié)構(gòu)，積極參加各種培訓(xùn)，不斷提高自身的理論水平，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法， 與其他高校檔案管理人員經(jīng)常溝通、交流，取長補(bǔ)短，學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的新方法，新觀念，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。同時(shí)，要進(jìn)一步建立責(zé)任制，開展檢查考核，樹立正面的激勵(lì)導(dǎo)向，引導(dǎo)和督促有關(guān)人員認(rèn)真履行崗位職責(zé)。

高校檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是傳承和重現(xiàn)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，在高校全面建設(shè)中有著舉足輕重的作用。只有充分重視高校文書檔案管理工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，促進(jìn)學(xué)校建設(shè)的科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]《高等學(xué)校檔案管理辦法》

[2]李輝紅，《試論文書檔案管理中存在的問題與對策》，廣東科技，2009（02）

[3]解曉盈，《試論如何加強(qiáng)文書檔案的管理工作》，青年文學(xué)家，2013（03）

[4]劉晶，《新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考》，黑龍江史志，2015（02）