事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析

彭金城

摘 要：現(xiàn)階段，事業(yè)單位積極開展檔案信息化建設(shè)工作，明確了該項工作的重要意義，但是在實際應(yīng)用過程中還存在著一定的不足，需要對其進(jìn)行良好改進(jìn)和優(yōu)化。本文主要是從事業(yè)單位檔案管理信息化工作的重要意義入手，針對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行之中存在著的問題和不足進(jìn)行細(xì)致分析，并提出了一些提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的良好方式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；建設(shè)；方式

1 前言

信息化時代的到來，為各行各業(yè)開展工作提供了高效率的管理方式，為了提升經(jīng)濟(jì)效益，眾多企業(yè)和單位都在朝著信息化的方向發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位積極開展檔案信息化建設(shè)工作，針對管理工作進(jìn)行當(dāng)中的各項事業(yè)進(jìn)行全面有效的控制和管理，為提升檔案管理水平提供良好的前提條件。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化工作的重要意義

2.1 檔案信息化建設(shè)的特點

檔案信息化，主要是指在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用下，合理化管理各方面檔案信息，為全社會提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息化建設(shè)工作，具有較多方面的特點，主要體現(xiàn)在了這幾個方面：第一，便于檔案資料的永久性保存。檔案信息化建設(shè)，能夠通過檔案備份，將檔案信息和資料全面儲存在電子磁盤之中，節(jié)約檔案存儲空間，同時永久保存信息資料。第二，便于單位開展檔案信息管理工作。檔案信息化建設(shè)工作開展過程之中，管理員想要尋找到相關(guān)信息和資料，只要在資料庫系統(tǒng)之中查找關(guān)鍵字詞，就能迅速查到信息，簡便了工作程序，提升檔案管理工作效率。第三，提升和優(yōu)化了檔案管理的職能。檔案信息化管理工作增加了管理職能，比如說能夠針對信息資源進(jìn)行更為全面的采集和管理，增強存儲效果，提供更多的服務(wù)方式[1]。

2.2 事業(yè)單位開展案信息化建設(shè)工作的意義

傳統(tǒng)形式的檔案管理工作進(jìn)行之中存在著較多方面的不足，工作量較大，且工作復(fù)雜性高，這影響到了信息的保管和利用工作。積極開展檔案信息化建設(shè)工作，首先能夠便于事業(yè)單位解決信息無法長期在紙張上保留的問題，只需要一個電子檔案，就能夠建構(gòu)起龐大數(shù)據(jù)庫，不僅延長了檔案的使用期限，同時還提升了檔案的保存效果。其次，電子檔案在實際應(yīng)用的過程中，能夠有效開展相應(yīng)的保存、查找和修改工作，查閱和檢索以及整理等一系列的程序處理工作較為容易，程序簡潔，工作人員也容易上手。最后，檔案信息化建設(shè)管理工作進(jìn)行當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的信息資源共享，滿足社會工作對于檔案信息資源的需求，為事業(yè)單位積極開展相應(yīng)的信息管理工作，提供良好的技術(shù)基礎(chǔ)[2]。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行之中存在著的問題和不足

3.1 檔案信息化建設(shè)體系還不夠完善

檔案信息化建設(shè)體系在檔案管理工作進(jìn)行中發(fā)揮著重要作用，當(dāng)前事業(yè)單位所采用的檔案信息化建設(shè)體系運行之中還存在著一些不夠規(guī)范的問題，主要是體現(xiàn)在了對于電子文檔監(jiān)督力度不夠大，缺乏必要的法律法規(guī)制度作為支撐，同時在安全體系的應(yīng)用方面也不夠十分的可靠，這些問題的存在，都對檔案管理工作的順利開展造成了不便。

3.2 檔案信息化建設(shè)平臺更新速度較慢，使用效率不高

當(dāng)前事業(yè)單位建設(shè)檔案信息化工作，雖然已經(jīng)有了較為完整的職工檔案信息管理系統(tǒng)作為支撐，但是在實際的工作進(jìn)行之中重視程度還達(dá)不到平臺建設(shè)的要求，因而很多單位內(nèi)部的檔案管理信息化平臺模塊在設(shè)置方面更新較慢，一些新入職的員工信息沒有得到及時的錄入和更新，這就對人才優(yōu)化配置和管理工作造成一定的不便。并且還需要注意到的是，檔案信息化平臺建設(shè)在使用效率方面還不夠高，無法充分發(fā)揮信息化平臺的作用。

3.3 工作人員的職業(yè)能力不強

檔案信息化建設(shè)管理工作的實施進(jìn)度受到工作人員職業(yè)能力的影響?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位已經(jīng)開始積極應(yīng)用信息化技術(shù)，但是在實際的檔案信息化建設(shè)管理工作進(jìn)行當(dāng)中，工作人員自身的專業(yè)能力無法滿足工作需求，并且業(yè)務(wù)經(jīng)驗不夠豐富，無法應(yīng)對檔案信息管理工作中的一些問題[3]。

4 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的良好方式

4.1 優(yōu)化檔案信息化管理體系，完善信息化管理制度

不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理體系，針對內(nèi)部運用的相關(guān)管理制度進(jìn)行不斷的健全和完善，尤其是需要從各個事業(yè)單位的實際情況出發(fā)，結(jié)合先進(jìn)管理經(jīng)驗，為開展檔案信息化管理工作提供良好的制度保障。首先，強化對電子文檔的監(jiān)督力度，事業(yè)單位要從檔案信息化建設(shè)平臺出發(fā)，針對電子文檔的應(yīng)用權(quán)限、管理規(guī)范以及借閱細(xì)則進(jìn)行全方位的細(xì)化和規(guī)定，為各個工作人員和借閱人員提供良好的行為規(guī)范指導(dǎo)。其次，事業(yè)單位要設(shè)立自身關(guān)于檔案信息化建設(shè)的管理制度，全面涵蓋檔案管理工作過程中出現(xiàn)的各方面問題，保障信息化管理工作的有序、有效開展[4]。

4.2 提升檔案管理信息化建設(shè)平臺的維護(hù)和更新工作

定期做好檔案管理信息化建設(shè)平臺的更新工作，切實提升平臺的應(yīng)用效率。事業(yè)單位需要每周針對檔案室進(jìn)行全方位的維護(hù)工作，主要是面向服務(wù)器、磁盤陣列、計算機(jī)、掃描儀等方面的檔案信息化設(shè)備進(jìn)行充分檢查，同時還要監(jiān)管檔案信息網(wǎng)站、檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)、電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等方面，按時開展病毒檢測和查殺工作，保證單位內(nèi)部應(yīng)用的檔案管理信息化建設(shè)平臺的各項設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都能夠維持安全、可靠、穩(wěn)定的運行狀態(tài)[5]。

4.3 切實開展檔案管理信息化人員的專業(yè)培訓(xùn)工作

有效提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，將能夠為有效開展檔案管理信息化建設(shè)工作創(chuàng)設(shè)良好的前提條件。首先，事業(yè)單位可以積極引進(jìn)一些專業(yè)技術(shù)人才，讓這些人才有效帶動單位內(nèi)部各個檔案管理人員的整體素質(zhì)提升。其次，事業(yè)單位需要積極開展人員培訓(xùn)工作，針對檔案管理信息化方面的建設(shè)、應(yīng)用以及具體操作內(nèi)容進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，切實增強檔案管理人員的職業(yè)能力。最后，還需要加強實踐演練，讓檔案管理人員能夠在日常的管理工作進(jìn)行之中充分鍛煉自身所學(xué)各項知識和能力，在實踐之中促成長。

5 結(jié)束語

對于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作過程中出現(xiàn)的一些問題，需要積極采用一些切實有效的方式和策略加以應(yīng)對，及時有效的優(yōu)化檔案管理工作模式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理工作水平不斷提升，增強事業(yè)單位自身的發(fā)展能力。優(yōu)化檔案信息化管理體系，完善信息化管理制度，提升檔案管理信息化建設(shè)平臺的維護(hù)和更新工作，以及切實開展檔案管理信息化人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，能夠起到良好效果。

參考文獻(xiàn)

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