公共圖書館中文期刊裝訂實(shí)踐與探討

張靖莎

摘 要：期刊因出版周期短、信息更新快、內(nèi)容新穎和覆蓋領(lǐng)域?qū)挾鴱V受讀者歡迎。期刊裝訂，作為期刊管理流程中的重要一環(huán)，其工作質(zhì)量直接影響到廣大讀者的使用效果、期刊典藏的質(zhì)量和期刊的利用率。規(guī)范的期刊裝訂，是期刊管理科學(xué)化的體現(xiàn)，是圖書館文獻(xiàn)典藏工作的有力保障。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；期刊裝訂；期刊管理

一、期刊裝訂工作是什么

期刊管理，包括采訪、編目、記到、上架、過刊下架、裝訂、驗(yàn)收和入庫等一系列工作流程。其中期刊裝訂是重要環(huán)節(jié)。在圖書館中，期刊可分為現(xiàn)刊和過刊兩類，通常把最近一年的并在其下一年期刊出版之前的期刊稱之為現(xiàn)刊；在其下一年的期刊出版之后的前一年的期刊即為過刊。過刊下架后，根據(jù)單冊厚度，綜合其全年總期數(shù)具體調(diào)整，取一定的厚度進(jìn)行裝訂。以四川省圖書館報(bào)刊部為例，將全年的期刊下架整理排序后，打捆成冊，在Aleph工作系統(tǒng)中文期刊子系統(tǒng)里做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理，裝訂成冊的合訂本需貼上芯片及條碼，再進(jìn)行驗(yàn)收、分類入庫。

二、期刊裝訂工作的意義

期刊作為連續(xù)出版物之一，其出版周期通常為周刊、旬刊、半月刊、月刊、雙月刊、季刊、半年刊、年刊，分別為年出版52期、36期、24期、12期、6期、4期、2期、1期。逐年積累，期刊數(shù)量尤為龐大。近三年四川省圖書館報(bào)刊部已裝訂成冊的中文過刊數(shù)量多達(dá)上萬冊，2014年13 794冊，2015年15 276冊，2016年16 369冊。紙質(zhì)期刊不僅符合普通大眾讀者的閱讀習(xí)慣（2017年我館報(bào)刊部現(xiàn)刊閱覽室閱覽人次達(dá)178 044），而且也是科研情報(bào)工作的主要信息源之一。據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，我國高等院校教學(xué)和科研人員所需文獻(xiàn)信息的70%來自期刊。因此，裝訂工作，在對于數(shù)量巨大又使用頻繁的期刊管理中尤為重要。規(guī)范的期刊裝訂，能保護(hù)期刊表面，延長期刊使用壽命；能使容易散亂的期刊系統(tǒng)完整地直立于架，使期刊規(guī)范、有序、美觀，保證期刊典藏的完整性、系統(tǒng)性；每年裝訂的合訂本書脊顏色不一，對于按年份收藏歸類，容易區(qū)分；能使期刊不易丟失，方便讀者對一整年的刊進(jìn)行查閱。作為全省的中心館、文獻(xiàn)保存中心，四川省圖書館期刊服務(wù)的最終目的，是讓期刊得到最有效的管理和最充分的利用。

三、中文期刊裝訂常見問題簡析

（一）使用同一個(gè)ISSN號的過刊裝訂

除了個(gè)別沒有關(guān)聯(lián)的刊，多數(shù)是有兩個(gè)或以上版本的期刊，共用一個(gè)ISSN號。一個(gè)ISSN號下的多版本期刊，郵發(fā)代號相同或者不同，并且有各自的副刊名。如：《年輕人》，分為三個(gè)版，郵發(fā)代號為42-42的《年輕人·關(guān)注》，郵發(fā)代號為4-216的《年輕人·魅力校園》和郵發(fā)代號為42-268的《年輕人· 樂活》，ISSN均為1003-9147；《榮寶齋》，分兩個(gè)版，使用相同的ISSN號和郵發(fā)代號，分別為《榮寶齋：當(dāng)代藝術(shù)版》《榮寶齋：古今藝術(shù)博覽》。這類刊屬于不同版別的刊，各個(gè)版本可以獨(dú)立發(fā)行，在訂購時(shí)也是作為兩種刊訂購的，編目、記到數(shù)據(jù)常常獨(dú)立開。遇到這種情況，應(yīng)該分開裝訂，需要裝訂人員仔細(xì)核對刊物的版本、期號、索書號等，避免將不同版本的刊裝在一起，引發(fā)后續(xù)工作的麻煩。對比刊名、ISSN號、CN號等往往相同的半月刊，出版周期為半個(gè)月，也是上、下半月出版，或者是旬刊，一月出三期，期號相連，屬于一種刊。這類刊在裝訂時(shí)應(yīng)該裝在一起，以保證其完整性、連續(xù)性。除此之外，個(gè)別沒有關(guān)聯(lián)但是刊名特別相近、同ISSN號的刊情況也較為特殊，裝訂工作要依據(jù)系統(tǒng)記到信息進(jìn)行，工作人員應(yīng)該仔細(xì)辨認(rèn)防止錯(cuò)裝。

（二）出現(xiàn)缺期的過刊裝訂

過刊缺期的原因有多種：未到或者丟失。出版社與書商、書商與圖書館在運(yùn)輸過程中的丟失，或者該刊出版社由于特殊原因沒有出某一期或者幾期的刊，延遲出版某期或者幾期等。需要具體問題具體分析，進(jìn)行催缺。如果是停刊或者休刊等情況要及時(shí)做好記錄，然后通過采訪人員或者直接向編輯部詢問，并且將信息反饋給整個(gè)期刊流通過程的前面環(huán)節(jié)的編目人員，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)修改。待刊到齊后，統(tǒng)一裝訂，或者將滯后的刊補(bǔ)入合裝，避免同一種刊裝訂分散。通過努力都無法補(bǔ)齊的期刊，還是以裝訂為宜，但要在系統(tǒng)數(shù)據(jù)和該合訂本封面注明所缺的期數(shù)，以方便管理及讀者的檢索與利用。

（三）主要信息變更的過刊裝訂

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，期刊的信息自然會(huì)隨著變更，包括刊名變更、版本變更、欄目變更、價(jià)格變更、出版周期變更和ISSN號變更等，相應(yīng)的期刊的管理數(shù)據(jù)也會(huì)改變。而期刊主要信息的變更期刊較為復(fù)雜，很可能使期刊的主要著錄項(xiàng)變化，從而影響期刊管理中后續(xù)的記到、裝訂、驗(yàn)收和排架等。如期刊的刊名變更，應(yīng)當(dāng)作為新刊處理，合訂本的裝訂也需要在新的記到表格進(jìn)行。主要信息的變更，不一定起始于新一年的第一期，也有可能發(fā)生在年中的某一期，因此變更前后的刊要分開裝訂。變更常常同時(shí)存在繼承或者替代關(guān)系，索書號最好是相連，便于排架，方便讀者查取。如：《青年作家》，ISSN：1003-1669，郵發(fā)代號：62-130，2013年1月起，出版周期從月刊變?yōu)榘朐驴掳朐掠懈笨骸白x城”，ISSN：1003-6067。變更后，上下半月各自版本應(yīng)該分開

裝訂。

（四）復(fù)合型期刊的裝訂

復(fù)合型的文獻(xiàn)即包含兩種或兩種以上載體單元，刊名統(tǒng)一，編輯部或出版社相符，內(nèi)容一體，同時(shí)出版的文獻(xiàn)。期刊附帶磁盤、光盤或副刊現(xiàn)象較普通，其中學(xué)術(shù)期刊所占比例較大。另外，部分藝術(shù)類期刊、英語學(xué)習(xí)類期刊，多以復(fù)合文獻(xiàn)形式出現(xiàn)。復(fù)合型文獻(xiàn)，有的作為贈(zèng)閱品，不定期地隨刊附贈(zèng)。有的有期數(shù)，有獨(dú)立的刊名甚至ISSN號。例1：F270/2-2《保險(xiǎn)文化》，有隨刊附贈(zèng)《保險(xiǎn)生活》全年共6期。例2：《榮寶齋：古今藝術(shù)博覽》，2012年起每期帶有附件副刊，并且有固定題名：“推薦藝術(shù)家”。 以上兩種刊在裝訂時(shí)，均應(yīng)將附刊隨本刊一起裝訂。由于復(fù)合型期刊刊物載體的多樣性、特殊性，在管理上存在一定難度，在裝訂時(shí)容易出現(xiàn)少裝、漏裝甚至錯(cuò)裝，裝訂人員需要仔細(xì)處理，保證各種載體文獻(xiàn)均被一起裝訂，以保證同一刊物各自載體的完整統(tǒng)一，避免造成文獻(xiàn)資源的閑置、浪費(fèi)。

（五）裝訂合訂本的厚度

期刊管理工作細(xì)致而繁瑣，是體力和腦力的雙重勞動(dòng)。太過厚重的合訂本是一種體力上的負(fù)擔(dān)，不便于后續(xù)一本一本的核對、驗(yàn)收，也不便于讀者取放、查閱、復(fù)印等。過厚的合訂本中間部分的內(nèi)容會(huì)因此而無法全部打開，影響讀者的使用舒適感，大大降低了期刊的利用頻率。厚度超過3.5cm，讀者在閱覽過程中需要用力按壓才能看清中間的文字，在復(fù)印的時(shí)候中間文字也會(huì)模糊不清，影響讀者的使用。厚度不宜過薄，要留足夠的寬度保證在合訂本的背脊處能清晰地注明該合訂本的刊名、卷期號、索書號等主要信息，便于書架管理和讀者查找。過薄，一是造成一種期刊分散成過多合訂本，不利于管理；二是占用更多空間，給排架造成壓力；三是會(huì)增加合訂本的總冊數(shù)，提高裝訂成本。實(shí)踐發(fā)現(xiàn)2.5-3cm的合訂本厚度最為合適。一般是按半年或者一個(gè)季度裝訂成一冊合訂本。個(gè)別較厚的刊也可以單獨(dú)成冊，薄的也可以全年裝訂為一冊。

四、改進(jìn)期刊裝訂，提高期刊實(shí)效性

按照期刊的裝訂流程，下架、裝訂數(shù)據(jù)處理，送廠裝訂，再回館驗(yàn)收，上架或者入庫。由于數(shù)量龐大，整個(gè)過程歷時(shí)少則半年多則一年，那么就相當(dāng)于期刊的“期限”縮短了1年，或者說，期刊的使用壽命縮短了1年。這樣就消減了期刊的實(shí)效性，大大地降低了期刊的利用率。缺期待補(bǔ)的期刊，延誤了期刊應(yīng)有的時(shí)效，消減了其情報(bào)價(jià)值。期刊出版頻率高，內(nèi)容更新快，時(shí)代的飛速發(fā)展，新舊知識更新加速，更造就了期刊的特點(diǎn)，大部分期刊利用壽命大大縮短。有資料顯示，科技文獻(xiàn)的壽命有40%～50%是3年之內(nèi)。一般說來我國學(xué)術(shù)論文發(fā)表后1-2年便開始被應(yīng)用。為了更好地為讀者服務(wù)，盡量避免“重藏輕用”，省圖報(bào)刊部期刊裝訂工作，改進(jìn)為集中下架、集中裝訂，由幾名工作人員同時(shí)進(jìn)行裝訂、驗(yàn)收，盡量縮短期刊裝訂流程的耗時(shí)，以保證期刊盡快再次進(jìn)入閱覽流通，提高期刊利用率。對于期刊排架，四川省圖書館報(bào)刊部采用的是限時(shí)三分法，即將期刊分為：現(xiàn)刊、過刊（單冊為單位）、合刊（合訂本為單位）。現(xiàn)刊在現(xiàn)刊閱覽室，過刊在周轉(zhuǎn)庫，合刊在保存本閱覽室或者書庫，有效平衡了期刊的“藏”與“用”。對于部分現(xiàn)刊，讀者在檢索系統(tǒng)查到，但是現(xiàn)刊閱覽室沒有，即僅有保存本，這種情況，因該刊已經(jīng)進(jìn)入裝訂程序，暫時(shí)無法提供閱覽，需裝訂后，進(jìn)行合訂本查閱。

五、結(jié)語

期刊裝訂工作過程枯燥，數(shù)量龐大，對機(jī)工作時(shí)間長，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，需要工作人員有高度的責(zé)任心和熟練的操作水平。期刊的裝訂直接影響到期刊的管理收藏和讀者的使用效果，所以，做好期刊的裝訂工作具有十分重要的意義，值得期刊管理人員在實(shí)踐中不斷地思考和完善。

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