淺論檔案信息化建設的現(xiàn)狀、問題及對策研究

劉淑娟

摘 要：科學技術的發(fā)展越來越快，人類社會的各個方面都受到了一定影響。檔案管理也隨之進入了信息化時代。檔案事業(yè)改革由于信息化技術的發(fā)展受到了一些沖擊，同時檔案工作發(fā)展也受到了不小的影響。檔案管理部門應順應這一變化的需求，加速檔案實現(xiàn)信息化建設。本文首先討論了檔案信息化建設的現(xiàn)狀、面臨的問題以及加快信息化建設的相對方法。

關鍵詞：檔案管理；改革；信息化建設；相對方法

一、目前檔案信息化建設的發(fā)展狀態(tài)

隨著社會的不斷變化，檔案信息化建設已經不單單在政府單位、市場上的大型企業(yè)實施，目前已經滲透到中小型企業(yè)以及電力、煙草等企業(yè)甚至連小型企業(yè)也開始逐漸進行檔案信息化建設。從社會與世界經濟的發(fā)展方向來說，加快信息化建設十分重要，是我國工業(yè)現(xiàn)代化的落實以及部分產業(yè)實現(xiàn)優(yōu)化升級的基礎環(huán)節(jié)，嚴重影響著相關單位的部分檔案資源的合理化。信息化建設對于檔案工作者來說是一項困難的任務，要做好長期戰(zhàn)斗的準備從戰(zhàn)略發(fā)展的方向出發(fā)，從而滿足網絡時代的要求。各企業(yè)的相關活動記錄都是以信息檔案的狀態(tài)存在，與其發(fā)展和生存有著很大的聯(lián)系。只有檔案和信息化完整的結合，才能實現(xiàn)信息資源的合理共享。

二、檔案信息化建設中的問題

（一）沒有完善的頂層設計，重復開發(fā)造成資源浪費

一直以來，絕大多數(shù)單位對檔案信息化的關注度不夠高，缺乏比較統(tǒng)一的規(guī)劃，更沒有優(yōu)質的頂層設計，造成了各部門之間各自為政，不理性地過多投入人力和物力的現(xiàn)象，從而導致系統(tǒng)之間沒有配合度，資源收集重復，錄入重復，部門間很難達成信息一致，形成了比較嚴重的資源重復開發(fā)，同時也浪費了大量的資金。

（二）檔案信息資料不完善

檔案信息資料不健全的情況通常會發(fā)生在各自行業(yè)系統(tǒng)中的子系統(tǒng)里。一些單位進行信息化建設只是因為接受了上級單位的指示，所以比較被動地建立檔案信息系統(tǒng)，但在平時并沒有注重管理，因此錄入資料不全，只是遇到檢查，臨時進行。還有一些單位要求手下的部門以及員工自發(fā)填寫檔案資料，但是管理部門并沒有規(guī)定時間對其進行檢查。在這種自發(fā)、缺少管理制約的狀況下，會使資料缺乏真實性使信息漏填情況變得更嚴重，不能真實地反映情況。

三、檔案信息化建設的必要性

（一）檔案的資源信息化建設是各單位進入網絡時代的必然選擇

信息技術為豐富檔案資源提供了途徑與手段。檔案信息管理資源合理共享具有互相傳遞的性質，同時，它又是比較開放的、及時的。

（二）檔案工作發(fā)展需要信息化建設

檔案在很多領域都發(fā)揮著重要的作用，而且是每個企業(yè)的重要組成部分，要細心分析企業(yè)自身在工作中出現(xiàn)的不足和漏洞，并且要最大可能地保證檔案的完整性和真實性，敢于對這些不足和漏洞負責。不斷強化檔案內部建設，幫助企業(yè)擺脫當前檔案資源不完善的困境，為檔案信息化打造一個更輝煌的明天。

四、檔案信息化管理的一系列對策

（一）通過確定相關建設規(guī)范來實現(xiàn)信息化的健康發(fā)展

檔案信息化建設屬于系統(tǒng)化的動態(tài)工程，其本身推進的過程是循序漸進的，在工程的實施過程中應始終站在健康可持續(xù)發(fā)展的方向上理解檔案信息化建設所發(fā)揮的作用。對檔案信息化的過程中所觸及的資源的管理協(xié)作、合理分配、網絡建設以及資源共享等方面進行一些可行性研究，成立資源數(shù)據(jù)庫。

（二）實施信息化建設管理人員責任制度

組織各個人員明晰自己的責任，做好相關工作。具體如下。首先，加強各個員工的培訓，提升員工的技術水平和業(yè)務能力，深化人員責任心，使其可以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并加以解決。其次，做好技術分配工作，分工明細，確保技術管理責任落實到每個員工，使之做與責任相應的工作，確保工程的質量與其責任相持平。再次，實行獎勵制度，激發(fā)員工的上進心，鼓勵技術創(chuàng)新，提高全體人員的技術創(chuàng)新能力，解決技術瓶頸問題。最后，要加強培養(yǎng)全方位管理人才，給員工更多學習專業(yè)知識的機會，根據(jù)員工自身的優(yōu)勢將其安排到最適合自己的崗位，從而達到效益最大化，也要注意培養(yǎng)新興人才，創(chuàng)新可以為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的新動力。

（三）完善檔案資源的庫藏

檔案信息化建設最關鍵的就是檔案資源的庫藏豐富，這是它的必要基礎。檔案作用能否得到充分發(fā)揮與檔案資源是否完善有著不可分割的聯(lián)系。失去了檔案的豐富庫藏資源，檔案的相關信息化建設發(fā)展必然成了一句空話。

五、結語

信息化技術隨著網絡技術的發(fā)展在各個領域中得到了廣泛應用，信息化技術可以隨時為企業(yè)管理者提供檔案資源進度情況。這不僅提供了監(jiān)督的便利，也可以提高企業(yè)管理者的管理水平，比如，可以利用信息技術在網絡中進行資源信息模擬，從模擬中找出潛在的問題和解決方案，也可以找出更加優(yōu)良的方案進行改造，可進一步提升資源管理水平。所以，加速信息化建設已刻不容緩。

參考文獻：

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