加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

歐陽唐喆

中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源工作不斷改進(jìn)和完善。人力資源工作在人事檔案管理方面的水平提高，人力資源工作的規(guī)范化為企業(yè)提供了更好的人才服務(wù)。本文將對加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理進(jìn)行探究和分析，提出幾點(diǎn)意見。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 人力資源工作 信息化管理

當(dāng)今社會(huì)，人才對于社會(huì)的發(fā)展是至關(guān)重要的。加強(qiáng)人力資源工作，提高企業(yè)人事檔案信息化管理水平有利于提高企業(yè)的軟實(shí)力，提高企業(yè)的核心競爭力，保障企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，企業(yè)人事檔案信息化管理也應(yīng)該走信息化道路，設(shè)置電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，提高信息化技術(shù)，充分發(fā)揮人力資源部門在企業(yè)發(fā)展中的作用。

一、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作中存在哪些問題

（一）企業(yè)人事檔案管理方式落后，跟不上現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求

目前部分企業(yè)人事檔案管理仍有多以紙質(zhì)資料為主，不注重電子化資料的保存和使用。人事檔案多是紙質(zhì)檔案，不利于資料的保存。沒有配套的電子化管理程序和設(shè)施，僅靠管理人員的低級的、粗放的管理方式，在檔案查詢和使用時(shí)，效率低下，人事檔案查找麻煩，長此以往，企業(yè)人事檔案長期積壓而未整理，難以發(fā)揮其作用。

（二）企業(yè)人事檔案缺乏科學(xué)的管理程序，利用率低

企業(yè)人事檔案大多沒有專業(yè)人員對檔案進(jìn)行看管、整理，人事資料逐年放置到檔案室，導(dǎo)致人事資料存放地點(diǎn)分散、資料凌亂，沒有按類別歸類，不利于后期資料的整理和查看。過于繁瑣的查詢過程，需要花費(fèi)大量的人力、時(shí)間，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案利用率低，難以真正利用起來。

（三）企業(yè)人事檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，人力資源部門人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

企業(yè)人事檔案的管理一部沒有專人看管，更缺乏專業(yè)管理人員。后期人事檔案的整理、歸檔、監(jiān)督、查詢工作也沒有專業(yè)的管理人員進(jìn)行，因此人事檔案可能存在資料丟失、檔案放置混亂或資料損毀現(xiàn)象。另一方面，企業(yè)人力資源部門專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力還有待于提高。人力資源部門人員對企業(yè)的員工總體狀況不清，企業(yè)人事檔案沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，企業(yè)對員工不夠了解，對員工自身能力和發(fā)展認(rèn)識(shí)不足，對于企業(yè)的人才利用和企業(yè)發(fā)展是不利的。

（四）企業(yè)人事檔案管理沒有實(shí)施信息化管理

雖然信息化發(fā)展迅速，但企業(yè)人事檔案管理環(huán)節(jié)沒有與信息化同步，人事檔案管理水平落后，沒有實(shí)行電子化存檔，進(jìn)行信息化、數(shù)字化管理的模式。這影響了人事檔案管理現(xiàn)代化的步伐，不利于人事檔案管理質(zhì)量和效率的提高。

二、對于加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源人員的觀念，提高對企業(yè)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

從事人力資源工作的人員要有發(fā)展的眼光看待事物的發(fā)展，積極進(jìn)行工作創(chuàng)新和理念創(chuàng)新。人力資源部門人員要轉(zhuǎn)變思路，提高認(rèn)識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，在這樣信息化時(shí)代，要充分意識(shí)到企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高，人事檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化對于未來人力資源管理水平的提高，人事監(jiān)管效率的提高，企業(yè)搜尋人才的便利性具有重要作用。

（二）創(chuàng)新人力資源工作新模式，建立健全完備的企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)人力資源部門要立足企業(yè)人事實(shí)際狀況，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求和在職員工現(xiàn)狀，制定科學(xué)、合理的人事檔案管理辦法和人力資源制度。制度約束人的行為，科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理制度有利于規(guī)范人事檔案的分類、整理、保存及借閱環(huán)節(jié)。在人事管理過程中，充分了解企業(yè)員工的求職需求和晉升要求，優(yōu)化崗位，給予員工充分的發(fā)展和升職的空間，不斷優(yōu)化企業(yè)人才戰(zhàn)略，為企業(yè)的發(fā)展提供和培養(yǎng)人才隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)企業(yè)人力資源部門的培訓(xùn)，引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人力資源方面管理人才

企業(yè)人事檔案管理需要專業(yè)管理人才的參與，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)和現(xiàn)代化檔案管理方式，科學(xué)、規(guī)范地對人事檔案進(jìn)行登記、匯總等。加強(qiáng)企業(yè)人力資源部門的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過對人事檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的積累，多方面提高檔案管理人員的職業(yè)能力，提高綜合素質(zhì)，打造一支具有專業(yè)業(yè)務(wù)素養(yǎng)的管理人才隊(duì)伍。

（四）提高企業(yè)人事檔案信息化技術(shù)和水平

現(xiàn)代信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的共享，對于企業(yè)人事檔案信息的管理、傳輸、保存十分便捷，在企業(yè)人事檔案管理信息化上，加強(qiáng)對檔案的檢索、有效信息篩選、人才分析等方面的功能優(yōu)化和升級，提高企業(yè)人事檔案管理信息化程度，提高為企業(yè)的人才服務(wù)水平。在促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理信息化和人才信息網(wǎng)絡(luò)共享的同時(shí)，人事檔案的完整性和人事檔案的安全性是十分重要的，因此加強(qiáng)人事檔案資料數(shù)據(jù)傳輸和保存過程中的保密性和安全性防護(hù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)，通過防火墻設(shè)置等增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，提高企業(yè)人事檔案信息化的安全性，為企業(yè)人力資源工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

在信息化和技術(shù)化高度發(fā)展的今天，人力資源工作也應(yīng)該在實(shí)踐中積極探索現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的新途徑和新方法。通過提高企業(yè)人才管理的水平，提高企業(yè)人事檔案管理的信息化程度，優(yōu)化人力成本，提高人力資源部門的工作效率，為企業(yè)的人才戰(zhàn)略計(jì)劃積極服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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