論檔案信息化的系統(tǒng)性及要素關(guān)聯(lián)模式

王菊

摘 要：在信息化技術(shù)的不斷滲透過(guò)程中，新型的檔案系統(tǒng)被構(gòu)建起來(lái)，在處理檔案相關(guān)的事務(wù)時(shí)，應(yīng)用信息化技術(shù)可以達(dá)到更快的處理速度，因此很多檔案管理部門(mén)已經(jīng)加大了信息化手段的應(yīng)用頻率，雖然檔案事業(yè)的信息化改進(jìn)進(jìn)程在不斷加快，但是一些特殊的問(wèn)題仍舊對(duì)于檔案事業(yè)的改進(jìn)活動(dòng)起到了阻礙的作用，管理者要充分系統(tǒng)信息化改進(jìn)活動(dòng)的要素關(guān)聯(lián)模式以及系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；系統(tǒng)性；要素關(guān)聯(lián)模式

信息化活動(dòng)是現(xiàn)代化檔案事業(yè)進(jìn)步的一種比較明顯的標(biāo)志，基于檔案行業(yè)原有的問(wèn)題，信息化活動(dòng)已經(jīng)全面開(kāi)展，從檔案信息所處的載體以及處理方法等多種角度來(lái)優(yōu)化該行業(yè)。在進(jìn)行檔案信息化相應(yīng)的工作時(shí)，管理人員需要將檔案信息具有的價(jià)值充分提升，使其系統(tǒng)性更為明顯，加大對(duì)部分特殊的檔案資源的開(kāi)發(fā)力度，構(gòu)建出可靠的要素關(guān)聯(lián)模式來(lái)完善信息化的檔案資源庫(kù)。本文談?wù)勱P(guān)于檔案信息化活動(dòng)的要素關(guān)聯(lián)模式以及系統(tǒng)性的主要看法。

1 系統(tǒng)性概述

檔案信息化具有突出的系統(tǒng)性，這種系統(tǒng)性體現(xiàn)在工作要素以及工作環(huán)境方面，由于工作環(huán)境與常規(guī)的工作要素具有緊密的連接性，因此檔案信息體系可以被看做一種內(nèi)涵豐富的綜合體，在信息化工作中，需要先優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，同時(shí)將原有的封閉化檔案部門(mén)進(jìn)行開(kāi)放，以此為共享檔案信息做好準(zhǔn)備，為了給檔案信息化活動(dòng)提供開(kāi)設(shè)條件，需要做好環(huán)境以及技術(shù)等多個(gè)方面的準(zhǔn)備性工作，檔案信息應(yīng)用工作具有一定的服務(wù)性，因此檔案應(yīng)用者的實(shí)際需求很關(guān)鍵，技術(shù)升級(jí)以及優(yōu)化管理都是必要行為。如果想要提升信息化改進(jìn)活動(dòng)的成功率，就要把握好這項(xiàng)工作的系統(tǒng)性，強(qiáng)化各種內(nèi)部元素之間的聯(lián)系，從技術(shù)、工作環(huán)境等多個(gè)方面給收益極高的檔案服務(wù)活動(dòng)提供條件。

2 要素關(guān)聯(lián)模式分析

在構(gòu)建信息化要素的關(guān)聯(lián)性模式時(shí)，必須要處理好幾個(gè)基本要素之間的關(guān)系。

2.1 操作要素與屬性要素

檔案信息的多元化的產(chǎn)生原因基于檔案的數(shù)字化，其中包括各種格式的文本，圖像和聲音以及音頻和視頻等等。但是不同的屬性特點(diǎn)需要采用的操作模式也會(huì)隨之變化，因此，屬性和操作的信息共同構(gòu)成了檔案信息的復(fù)雜性。可見(jiàn)在實(shí)際的檔案信息化系統(tǒng)中，需要充分考慮到信息的載體形式以及實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等等。檔案信息化的服務(wù)和設(shè)計(jì)功能是相對(duì)較為重要的兩個(gè)因素。

在應(yīng)用中，要做好這兩種模式的關(guān)聯(lián)工作，具體來(lái)說(shuō)，復(fù)合文檔模式要和相對(duì)應(yīng)的操作相結(jié)合，形成一種操作性較強(qiáng)的信息實(shí)體。在實(shí)際的工作中，描述方式和轉(zhuǎn)換方式要并用，要應(yīng)用科學(xué)的元數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)各種類(lèi)型的信息屬性踐行描述和處理，同時(shí)將硬件環(huán)境和軟件環(huán)境向區(qū)別。組件模式也是檔案信息化過(guò)程中一種必不可少的形式。通過(guò)組件進(jìn)行分裝可以促進(jìn)各種關(guān)聯(lián)要素的協(xié)調(diào)發(fā)展。

屬性要素和關(guān)聯(lián)要素相關(guān)聯(lián)的最有效途徑就是采用組件方式，主要是由于這種方式的應(yīng)用可以對(duì)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行簡(jiǎn)化，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)一種較為常見(jiàn)的動(dòng)態(tài)效果。另外，從管理角度和技術(shù)角度來(lái)看，這一點(diǎn)是很容易理解的。同時(shí)還需要結(jié)合面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)來(lái)形成不同功能的信息單元，也就是將相應(yīng)的結(jié)構(gòu)和契約線連接。

2.2 技術(shù)要素與管理要素

在構(gòu)建關(guān)聯(lián)模式時(shí)，必須要對(duì)技術(shù)與管理這兩種要素之間的關(guān)系進(jìn)行認(rèn)識(shí)，在做好分別做好兩方面工作同時(shí)，還要將這兩種截然不同的工作結(jié)合進(jìn)行，在安排檔案管理工作人員時(shí)，需要優(yōu)先選用具有極強(qiáng)的實(shí)踐能力的工作人員，這部分工作人員還要具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，因?yàn)楣芾砉ぷ鞯谋匾獥l件就是管理者的技術(shù)性。為了更好地做管理工作，可以嘗試將其進(jìn)行分解，劃分成不同的部分，分別處理。技術(shù)性工作也是信息化活動(dòng)中的必要工作，尤其是在軟件開(kāi)發(fā)這個(gè)方面事務(wù)處理上，開(kāi)發(fā)工作必定需要技術(shù)援助，但是這部分的管理工作也很重要，科學(xué)的管理行為可以給技術(shù)人員創(chuàng)建良好的技術(shù)研發(fā)環(huán)境，開(kāi)發(fā)效率也能夠充分提升。因此可知在信息化工作環(huán)節(jié)中，必須要縮小技術(shù)與管理兩種元素之間的距離，這兩種要素均會(huì)影響信息服務(wù)效果。

2.3 系統(tǒng)相關(guān)性分析

完整的企業(yè)信息系統(tǒng)包括了事務(wù)處理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、人工智能、專(zhuān)家系統(tǒng)，這些系統(tǒng)形成了操作、戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)略三個(gè)功能層次及自低向上的信息數(shù)據(jù)支撐結(jié)構(gòu)。對(duì)應(yīng)于檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，可以將檔案管理與服務(wù)形成一個(gè)類(lèi)似的系統(tǒng)層次，將其對(duì)應(yīng)分為檔案事務(wù)處理、檔案信息化系統(tǒng)、檔案信息資源管理與服務(wù)系統(tǒng)，它們自底向上形成具有數(shù)據(jù)支撐關(guān)系的層次結(jié)構(gòu)，其中事務(wù)處理子系統(tǒng)按照檔案管理的要求對(duì)檔案原始資源進(jìn)行收集、加工及保存，也是對(duì)上層服務(wù)的基礎(chǔ)，具有相對(duì)的完備性、獨(dú)立性及穩(wěn)定性。檔案信息化系統(tǒng)用于將檔案資源按照社會(huì)服務(wù)需求將其組織成數(shù)字信息資源，通過(guò)進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、加工、存儲(chǔ)，最終形成便于在分布式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)用的信息資源管理系統(tǒng)，該子系統(tǒng)在基本管理內(nèi)涵與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上有一定的穩(wěn)定性，但在技術(shù)環(huán)境、數(shù)據(jù)模型等方面有一定的動(dòng)態(tài)性。服務(wù)子系統(tǒng)按照一定的主題需求發(fā)布相關(guān)信息，直接向社會(huì)提供服務(wù)，或進(jìn)行信息分析、決策支持等應(yīng)用，系統(tǒng)具有相對(duì)的動(dòng)態(tài)性、虛擬性、時(shí)效性。

2.4 一致性分析

在檔案信息化及利用過(guò)程中，由于信息與信源的可分離性，因此在信息化與信息服務(wù)過(guò)程中，要保持檔案實(shí)體蘊(yùn)涵的內(nèi)容與對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息在語(yǔ)義上保持一致性也是面臨的關(guān)鍵問(wèn)題之一。檔案是非現(xiàn)行或半現(xiàn)行狀態(tài)下的文件，具有長(zhǎng)期不變性的要求，但對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息在利用過(guò)程中必然與計(jì)算機(jī)內(nèi)存及網(wǎng)絡(luò)傳輸信號(hào)相關(guān)，從理論上來(lái)說(shuō)任何基于數(shù)字形式并存在于計(jì)算機(jī)內(nèi)存中的數(shù)據(jù)都是可以被訪問(wèn)和修改的，只是要求的技術(shù)水平和代價(jià)不同。

因此，為了維護(hù)檔案實(shí)體與對(duì)應(yīng)信息資源的一致性，必然產(chǎn)生各種附加屬性，如副本信息、元數(shù)據(jù)信息、用戶(hù)訪問(wèn)控制信息、摘要信息等，保持這些信息與檔案實(shí)體相關(guān)元素的一致性關(guān)聯(lián)，無(wú)論從技術(shù)層面還是管理層面都是十分困難的事，需要較高的維護(hù)代價(jià)和管理成本，同時(shí)也導(dǎo)致利用效率的降低。這些要素之間的關(guān)聯(lián)應(yīng)建立在主因素基礎(chǔ)之上，在相關(guān)技術(shù)條件允許的情況下建立以語(yǔ)義為核心的關(guān)聯(lián)模式，通過(guò)語(yǔ)義形成能夠唯一標(biāo)識(shí)的關(guān)鍵字段建立各相關(guān)信息要素之間的聯(lián)系。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化活動(dòng)給檔案部門(mén)帶去了一些極富生命力的新變化，將傳統(tǒng)化的檔案系統(tǒng)充分改進(jìn)之后，使更多的檔案資源被賦予了新的價(jià)值，在開(kāi)展并完善檔案信息化活動(dòng)時(shí)需要將常規(guī)的信息服務(wù)的基本特征充分展現(xiàn)，包括時(shí)效性、可用性、高效性積極公正性，而檔案具有的價(jià)值特點(diǎn)包括憑證性、原始性等，因此在信息化進(jìn)程中，不能將信息化改進(jìn)與數(shù)字化改進(jìn)混為一談，而是要充分區(qū)分二者，同時(shí)認(rèn)知檔案信息系統(tǒng)的復(fù)雜特點(diǎn)，積極找出檔案系統(tǒng)的各種存在關(guān)聯(lián)性的要素。

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