新形勢下如何做好文書檔案管理工作

王曉麗

摘要：文書檔案本身便是一種價(jià)值比較高的社會(huì)資源，做好文書檔案管理工作能夠?qū)⑵渥饔酶玫陌l(fā)揮出來。在新的形勢下，以往的文書檔案管理體制已經(jīng)無法很好的滿足檔案管理工作開展的需要，必須更新文書檔案管理的方法，切實(shí)提高文書檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都面臨較大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案對于單位發(fā)展而言是非常重要的，所以相關(guān)部門必須認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，做好歸納和整理方面的工作。但是就現(xiàn)在而言，文書檔案管理的時(shí)候存在的問題還比較多，想要做好文書檔案管理工作，必須采取策略解決這些問題。

一、新時(shí)期文書檔案管理存在的主要問題

（一）文書檔案管理的規(guī)范性比較差

現(xiàn)在我國很多單位在進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，沒有制定統(tǒng)一的規(guī)章制度，管理的時(shí)候比較混亂，甚至?xí)霈F(xiàn)編號混亂、卷宗名稱不符等一些比較嚴(yán)重的錯(cuò)誤。并且，有些文史資料進(jìn)行檢索的時(shí)候比較困難，甚至存在檢索效率低下和檢索出錯(cuò)的情況，現(xiàn)在使用比較廣泛的方式是人工檢索以及電子檢索，現(xiàn)在電子檢索的發(fā)展速度比較快，已經(jīng)成為了檢索發(fā)展的大趨勢，但是由于管理存在問題，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致文史無法檢索的情況出現(xiàn)。

（二）沒有將文書工作和檔案工作更好的結(jié)合在一起

雖然檔案和文書工作是兩個(gè)比較獨(dú)立的程序，但是其也存在一定的聯(lián)系，所以，為了做好文書工作和檔案工作，需要進(jìn)行管理方式的統(tǒng)一，并且需要進(jìn)行新方法和新管理思路的創(chuàng)新。實(shí)踐證明，只有將文書工作和檔案工作結(jié)合在一起，協(xié)同進(jìn)行，效果才能夠達(dá)到最佳。但是進(jìn)行管理的時(shí)候，往往將二者分模塊進(jìn)行，這種管理模式雖然有一定優(yōu)越性，比如效率比較高，但是這種把文書和檔案分離開來的方式，會(huì)給二者造成非常嚴(yán)重的影響，甚至可能會(huì)分崩離析。并且，文書工作人員進(jìn)行檔案管理的時(shí)候存在一定不足，檔案管理人員不夠了解文書，這些問題的存在也會(huì)導(dǎo)致漏填或者遺失的情況出現(xiàn)。

（三）領(lǐng)導(dǎo)沒有真正的認(rèn)識到文書檔案管理和改革的重要性

現(xiàn)在很多單位的高層管理人員對文書檔案管理工作沒有一個(gè)深入的了解，認(rèn)識不夠正確，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)將文書檔案管理簡單的看成信息的存儲(chǔ)和信息的收集，管理方法不夠清晰，這也直接導(dǎo)致了改革效率比較的低下，效果也不夠理想。

（四）沒有將計(jì)算機(jī)的功能真正的發(fā)揮出來

為了切實(shí)滿足時(shí)代發(fā)展的需要，進(jìn)行歸檔的時(shí)候，已經(jīng)逐步的將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入了進(jìn)來，計(jì)算機(jī)優(yōu)勢比較明顯，首先具有文獻(xiàn)復(fù)制功能，其次能夠給文史檢索提供便利。并且，文件本身便具有獨(dú)立性，想要確保文件真正的有效，有必要的時(shí)候可以查詢文件以及實(shí)體，這樣也能夠給文檔管理工作提供方便。但是這種情況下，若是文書門類存在一定差異，那么服務(wù)一體化便無法實(shí)現(xiàn)，所以，我們必須完善計(jì)算機(jī)管理服務(wù)，發(fā)揮其作用。

二、做好文書檔案管理工作的策略

上面筆者分析了文書檔案工作開展存在的一些問題，而想要解決那些問題，必須從下面幾點(diǎn)出發(fā)，切實(shí)提高文書檔案管理的效率，讓文書檔案更好的為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，發(fā)揮其服務(wù)作用。

（一）對文書檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化

由于以往的文書檔案管理的時(shí)候，制度方面存在一定的問題，若是僅僅通過時(shí)間一個(gè)要素來進(jìn)行文檔存放順序的劃分，是無法滿足文書檔案管理需要的，并且還會(huì)給將來的文檔查閱造成比較大的困難。為了將這個(gè)問題解決掉，可以根據(jù)在根據(jù)時(shí)間分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)事件類型來進(jìn)行分類和存放。以往進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒有詳細(xì)的劃分每一個(gè)員工的責(zé)任和工作，這也會(huì)導(dǎo)致這個(gè)部門中員工比較多，并且員工的作用沒有很好的發(fā)揮出來，浪費(fèi)了大量的人才資源，所以，必須進(jìn)行管理機(jī)制的完善，對員工定崗定責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)員工身上，若是有必要可以裁剪員工，從而提高文書檔案工作的實(shí)際效率。

（二）重視管理人員學(xué)習(xí)能力提高

在新的形勢下，進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，對檔案管理人員的要求也更高，這便需要做好定期培訓(xùn)工作。在對員工進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，應(yīng)該重視其分析能力和工作能力的提高，切實(shí)提高其職業(yè)素養(yǎng)，重視管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的提高，從而給文書檔案工作更好的進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。

（三）合理利用現(xiàn)代技術(shù)做好文書檔案管理

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)逐步的運(yùn)用到了各行各業(yè)中去，想要做好文書檔案管理工作，也必須將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來?，F(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的速度非?？?，在工作和生活中的應(yīng)用比較廣泛，其也給我們提供了很大的便利，在進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)去，能夠很好的減少工作人員的工作量，降低財(cái)力方面的投入。對于那些缺少的文獻(xiàn)，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來，查找文獻(xiàn)并且做好建檔操作，給文書檔案管理更好的進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

在我國發(fā)展的過程中，文書檔案管理工作是非常重要的，這便需要檔案管理機(jī)構(gòu)不斷的完善文書檔案管理的機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，做好文書檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高其工作素養(yǎng)，從而給文書檔案管理工作更好的進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。

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（作者單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊(duì)）