航天科技檔案管理工作重要性探析

/中國空間技術(shù)研究院總體部

在航天事業(yè)高速發(fā)展的背景下，廣大科研人員對航天型號信息資源的挖掘與利用也給予了充分關(guān)注，而作為航天企事業(yè)單位相關(guān)信息的重要載體，檔案記錄了航天型號任務(wù)研制全過程的信息，具有較強的真實性、完整性特點，因此加強檔案管理工作對航天事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

航天科技檔案管理包括型號在研階段的文件管理（現(xiàn)行文件管理）和型號任務(wù)結(jié)束后文件管理（文件歸檔），航天科技檔案管理現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下3個方面：一是在檔案文件的現(xiàn)行管理意識上，很多檔案管理人員在落實各項工作時都比較注重相應(yīng)型號信息文件資料的保存，卻忽視了對其作出合理分類與整理，導(dǎo)致檔案管理工作陷入較為混亂的局面，在技術(shù)人員需要查閱、利用相關(guān)檔案資料時，難以做到準確、及時的提供。同時，由于一些領(lǐng)導(dǎo)未真正重視各項檔案管理工作的落實，進而導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)活動很少按時開展，無法及時更新自身專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，難以適應(yīng)檔案管理工作的實際需求。二是在檔案的現(xiàn)行管理工作規(guī)范上，一些技術(shù)人員在研制過程中未能及時入庫文件，或是未按照標準規(guī)范完成各項工作，使得常常出現(xiàn)文檔格式不統(tǒng)一、文檔編號不準等問題，且經(jīng)常出現(xiàn)文件不齊全、編號混亂等現(xiàn)象，導(dǎo)致型號任務(wù)完成后歸檔的科技檔案不完整，使其難以發(fā)揮原有價值。三是在檔案歸檔管理的鑒定上，由于檔案部門及科研人員未給予足夠重視，在檔案歸檔過程中缺乏相關(guān)鑒定工作環(huán)節(jié)，或者是一些檔案管理人員對型號研制工作不清楚，對檔案的完整性理解不透，導(dǎo)致保存大量沒有用處的檔案，無論是在存儲空間、歸檔期限，還是檔案歸檔工作上都會增加一定難度，也會給檔案的權(quán)威性和有效利用等方面帶來一定影響。

因此，為了進一步提升檔案管理工作水平，必須健全檔案管理機制，深入型號，加強管理探究與創(chuàng)新。

一、航天科技檔案管理重要性

1.真實全面記錄航天器研制過程

航天科技檔案對型號研制的全過程記錄往往是最全面的，通過加強對檔案的了解，檔案管理人員和科研人員可以對相關(guān)型號的研制過程有更為全面的了解，科研人員也可以通過有效查閱進一步分析后續(xù)型號的體系、研制流程和研制計劃。而在航天事業(yè)高速發(fā)展背景下，對航天科技檔案管理工作的開展也不再是型號信息的搜集整理，而是要注重型號任務(wù)的應(yīng)用研究，從而形成文檔體系，通過加強檔案管理，對后續(xù)型號任務(wù)的開展提供有力支持。

2.為后續(xù)型號研制工作提供借鑒參考

檔案在后續(xù)研制工作開展時也具有一定的考察價值，再加上其歷史信息的記錄有著顯著的真實性、客觀性，所以檔案管理人員和科研人員在整理運用時，也具有較大的信服力和參考價值，便于后續(xù)型號任務(wù)的參考利用和有效落實。航天企事業(yè)單位設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，文檔的內(nèi)容也較為豐富和全面，科研人員在后續(xù)研制過程中遇到問題時也可通過查閱、利用檔案資料來尋找解決辦法。因此，不管是對檔案現(xiàn)行管理工作還是后期歸檔工作的開展都具有不可忽視的作用。

二、完善航天科技檔案管理的措施

隨著航天事業(yè)的高速發(fā)展，型號任務(wù)越來越多，檔案數(shù)量不斷上升，科研人員對于檔案的要求也越來越高，這就需要檔案管理人員在現(xiàn)代化背景下積極地將傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代化的管理模式相結(jié)合，從而促使檔案管理工作的有效性得到提升，并最大限度地發(fā)揮其作用。因此，要通過積極的探索和研究，加快對檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，從多個角度提出合理的措施，從而為我國航天科技檔案管理工作開展提供可靠的保障。

1.注重航天科技檔案的收集與價值鑒定

一方面，檔案內(nèi)容完整性、系統(tǒng)性的體現(xiàn)往往都離不開型號在研階段檔案現(xiàn)行收集整理，即預(yù)立卷工作的大力支持，對此，檔案管理人員應(yīng)做好檔案在現(xiàn)行階段的收集整理、宣傳工作，督促科研人員及時入庫相關(guān)檔案與技術(shù)資料，提高科研人員的檔案意識，從而更高效、有序的歸檔相應(yīng)資料，保證科技檔案的完整性和系統(tǒng)性；另一方面，檔案的鑒定工作主要是從較為龐雜的檔案中將有價值的檔案內(nèi)容選出來歸檔，這不僅要求科研人員的大力支持和配合，而且要求檔案管理人員不斷提升自身鑒定檔案價值的能力和對型號研制的了解，對檔案的歷史價值、利用價值與全面性作出綜合分析，從而準確判斷出檔案的保存價值。

2.積極引用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案管理水平

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展背景下，航天企事業(yè)單位檔案部門的現(xiàn)代化管理水平有了顯著的提高，面對越來越多型號任務(wù)，檔案工作量日益繁重，管理人員意識到了僅通過傳統(tǒng)的人工方式不僅無法獲得理想的工作效率與質(zhì)量，也會制約檔案管理工作的進一步發(fā)展，因此為了更快速有效地開展檔案管理工作，將檔案價值充分發(fā)揮出來，企事業(yè)單位的信息化部門不斷開拓，通過引進先進的資源和采用信息化管理手段，不斷改進和完善計算機檔案管理模式，促進了各項檔案管理工作效率的大幅度提升，節(jié)省了人力，提高了效率，優(yōu)化了流程。同時在引入先進的現(xiàn)代化管理手段的同時，也要認識到傳統(tǒng)手工操作的優(yōu)勢所在，在必要的情況下將二者進行充分的結(jié)合，以促使檔案管理效果能真正地得到提升，發(fā)揮出管理的真實水平。

3.進一步明確檔案管理的工作標準

要想更好地利用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案，就需要對檔案管理部門的檔案管理標準化工作進行進一步的研究和探討。不斷修改和完善已制定的管理標準和規(guī)章制度，促使檔案管理的每一個工作崗位在開展工作的過程中都能有標準可依和參照執(zhí)行，以便于不同崗位的檔案管理人員能勝任各崗位工作的開展，防止出現(xiàn)檔案管理部門不同崗位的人員在檔案管理中出現(xiàn)不同的管理方式。這種措施既便于規(guī)范檔案管理，同時也將有助于推進檔案現(xiàn)代化管理的進程，促使我國航天科技的檔案管理工作更加先進化、科學(xué)化。

4.加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)

檔案管理人員應(yīng)充分認識到檔案管理工作的重要性，單位在人力、物力方面給予一定支持，以此來提升檔案管理人員的重視程度。對此，應(yīng)積極組織檔案管理人員參加各種培訓(xùn)活動，組織其不斷加強《檔案法》的學(xué)習(xí)、航天型號業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)、檔案管理各崗位的培訓(xùn)和交流、現(xiàn)代化管理知識的培訓(xùn)，對自身專業(yè)知識結(jié)構(gòu)作出不斷優(yōu)化，提高管理水平，深入了解和掌握檔案管理各崗位的流程。同時，在培訓(xùn)后應(yīng)開展與之相適應(yīng)的考核活動，對于未通過考核的人員不允許其投入檔案管理工作中，以此來為工作質(zhì)量提供有力保障；還應(yīng)對檔案管理人員進行崗位互換，促使其充分了解檔案工作，強化檔案管理意識。另外，應(yīng)制定一些合理的獎懲機制，以此來全面調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，對檔案管理工作作出科學(xué)安排與調(diào)整。

5.加強科技檔案現(xiàn)代化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)者的重視對于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的意義。因此，必須強化對航天科技檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，通過領(lǐng)導(dǎo)的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督來解決好檔案現(xiàn)代化管理中出現(xiàn)的問題，從而促使航天科技檔案管理工作為航天事業(yè)的發(fā)展起到促進作用。同時，還應(yīng)當在此基礎(chǔ)上落實檔案管理部門內(nèi)部結(jié)構(gòu)的建設(shè)，綜合管理、全面協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查內(nèi)部各崗位職能，梳理各檔案管理崗位的流程，明確檔案管理人員各崗位職責，發(fā)揮檔案管理部門的技術(shù)優(yōu)勢，以提供必要的保障和技術(shù)指導(dǎo)。

綜上所述，航天科技檔案的管理工作對于航天事業(yè)的發(fā)展具有重要的價值和意義，針對科技檔案管理工作的完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性的特點，檔案管理工作的開展越來越受到單位領(lǐng)導(dǎo)和科研人員的重視。因此，為了給航天各型號任務(wù)和科研人員提供更好的幫助，檔案部門及其檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實際情況，從型號任務(wù)在研階段檔案現(xiàn)行收集、整理等方面對檔案管理作出進一步規(guī)范，積極引用各種管理先進技術(shù)，在提升檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上將其檔案管理的重要價值充分發(fā)揮出來。對此只有不斷改進檔案管理的方法，提高檔案管理水平，加強檔案管理意識，才能真正地發(fā)揮出檔案的價值，才能更好地為航天事業(yè)服務(wù)。▲