新形勢下高校畢業(yè)生檔案管理的重要性

趙 博

(渤海大學 學生發(fā)展與事務中心，遼寧 錦州 121013)

21世紀是高校畢業(yè)生就業(yè)日趨激烈、嚴峻，且充滿挑戰(zhàn)的新世紀，2017年全國高校畢業(yè)生人數(shù)將達到795萬人，較去年增加16萬人，自2011年以來，全國畢業(yè)生人數(shù)按照2%～5%的同比增長率逐年增長，近7年間累計畢業(yè)生人數(shù)達到5 075萬人[1]。面對如此龐大的畢業(yè)人數(shù)，全國各高校不但對畢業(yè)生的就業(yè)情況表示壓力重重，而且隨之而來的畢業(yè)生的檔案管理工作也變得愈發(fā)重要。因此，在新形勢下，切實做好高校畢業(yè)生檔案的管理和移交工作，既是扎實推進高校畢業(yè)生就業(yè)工作的重要基礎工作，又是各級政府教育部門、人力資源和社會保障部門必須予以重視的工作，它關(guān)系到每名畢業(yè)生今后在社會中的發(fā)展，是其相關(guān)人事、勞動、社會保障服務等的重要憑證。

一、高校畢業(yè)生檔案的重要性

目前在校大學生，普遍缺乏正確的檔案意識，不了解學籍檔案和人事檔案的區(qū)別。當年未能如期就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案選擇繼續(xù)留存學校的比例較大，甚至留校數(shù)年仍未轉(zhuǎn)出，形成所謂的“棄檔”、“死檔”[2]。未能將學籍檔案轉(zhuǎn)變成人事檔案，不但為高校學生檔案的管理工作帶來不便，而且也對自己今后求職造成諸多不利。再加之，部分高校檔案管理部門缺乏科學、統(tǒng)一的建檔和歸檔標準，或者在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中不規(guī)范的工作機制，最終都將影響到檔案的有效、合理的利用，為高校和畢業(yè)生個人帶來負面影響。因此，要引起學生個人、學校相關(guān)部門，乃至用人單位的高度重視。

(一) 對學生的重要性

高校畢業(yè)生檔案又稱學籍檔案，它是日后學生參加工作人事檔案的重要組成部分。學籍檔案中記錄了學生學習成才的經(jīng)歷，它要通過畢業(yè)派遣的形式，將學籍檔案轉(zhuǎn)入就業(yè)單位的人事部門，或各地人事檔案保管部門，或人事代理機構(gòu)，從而轉(zhuǎn)變成人事檔案。由此可見，人事檔案是由學籍檔案轉(zhuǎn)變而來，是在學籍檔案的基礎之上，全面記錄個人經(jīng)歷、德才技能和工作表現(xiàn)，它是個人身份、學歷、資歷等方面的重要依據(jù)。因此，人事檔案在日后工作轉(zhuǎn)正定級、申報職稱、計算工齡、辦理養(yǎng)老保險以及退休手續(xù)時將會起到至關(guān)重要的作用，它是辦理上述事項不可或缺的重要憑證，它關(guān)系到個人的切身利益，對個人今后發(fā)展的重要性不言而喻。

(二) 對高校的重要性

高校畢業(yè)生檔案管理體現(xiàn)出一個高校的檔案管理水平和管理素質(zhì)。一方面，它要求學生檔案管理部門應該具備科學的管理方法和先進的管理設備；另一方面，它還要求高校應該配備一套素質(zhì)高、業(yè)務精、責任強的人員管理隊伍，這是最基本的方面。畢業(yè)生檔案管理的好壞關(guān)系到學生的切身利益和學校對外形象，社會各單位、各部門會通過這一表象來了解學校的整體辦學水準，定位整個學校，進而調(diào)整各自的用人需求，影響用人計劃。因此，高校畢業(yè)生的檔案管理能從多角度反映出高校檔案機構(gòu)建設、制度建設、人才隊伍建設和信息網(wǎng)絡化建設的水平與層次。對于畢業(yè)生而言，井然有序的檔案管理，可以讓他們體會到學校以人為本，一切為了學生的科學化和人性化服務；對于用人單位而言，通過與學校就業(yè)及檔案管理部門的溝通與接洽，能夠深切感受到學校服務于學生、服務于社會的發(fā)展理念，為學校在社會中提升自己形象、展現(xiàn)自己風采積累最具活力的無形資產(chǎn)[3]。

(三) 對用人單位的重要性

高校畢業(yè)生檔案具有較高的權(quán)威性，在實際的就業(yè)過程中，一些用人單位都會對畢業(yè)生進行政治審查，特別是政府機關(guān)、國企、事業(yè)單位等對于畢業(yè)生檔案政治審查更為嚴格。他們在正式錄用員工之前必須要先查閱畢業(yè)生檔案，通過查閱，用人單位可以清晰了解到學生在不同階段、不同時期的個人學習、工作等方面的具體情況和表現(xiàn)。因此，一份內(nèi)容詳細、具體的畢業(yè)生檔案會使用人單位較為全面的了解畢業(yè)生以前的學習經(jīng)歷及工作情況，根據(jù)查閱或政審結(jié)果而定是否錄用，所以畢業(yè)生的檔案“質(zhì)量”是用人單位在錄用畢業(yè)生時需要考核的硬性條件。

二、高校對畢業(yè)生檔案管理應該做到的幾個方面

(一) 畢業(yè)生檔案管理

加強和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案的科學化管理，首先要制定相關(guān)的高校學生檔案管理的工作制度和工作章程，使檔案管理工作科學化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。其次要加強檔案的整理工作，保證畢業(yè)生檔案內(nèi)容的完整性，在整理過程中，一定要全面收集學生材料，特別是對學生信息需要完善的檔案內(nèi)容，一定要分門別類，有條不紊的進行，這其中包括學生的思想品德、黨團關(guān)系、獎懲材料等內(nèi)容收集齊全，大學四年的學習成績單，課外創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動、科技競賽以及科研成果論文等新記錄的內(nèi)容補進畢業(yè)檔案[4]，特別是社會實踐動手能力等材料一定要裝進檔案，因為這是用人單位在翻看學生履歷時要重點考察的內(nèi)容，動手實踐能力的強與弱，有可能將直接影響到其是否能夠順利就業(yè)，或勝任這份工作。因此，高校畢業(yè)生檔案的整理能準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)。最后，畢業(yè)生檔案要按相關(guān)的程序報送學校就業(yè)部門，按單位性質(zhì)和派遣地區(qū)進行分類分層整理、統(tǒng)一編號，以利于最后的派遣工作，做好檔案轉(zhuǎn)遞交接記錄。總之，高校畢業(yè)生檔案要進行科學、規(guī)范管理，要將它制度化，程序化。

(二) 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是高校檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須按照中共中央組織部和原人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》有關(guān)要求轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這要求高校就業(yè)主管部門必須首先根據(jù)畢業(yè)生檔案的派遣單位性質(zhì)進行區(qū)分。我國現(xiàn)行的檔案管理制度，要明確畢業(yè)生提供的就業(yè)單位是否具備人事檔案管理權(quán)限，如果具備，則需要由學校就業(yè)主管部門通過中國郵政機要部門，以機要的形式進行投遞，這是一種派專人送取郵件的傳輸形式，郵局會有專門途徑保障派送檔案的安全性[5]，學校就業(yè)主管部門只需收存各接收單位的回執(zhí)即可；如果不具備，如私企、外商投資企業(yè)等，應按照就業(yè)協(xié)議中所明確寫明的檔案保管部門詳細地址而進行機要郵寄。但由于目前個別單位分不清其是否具有人事檔案的保管權(quán)。因此，在學生簽約就業(yè)協(xié)議之前，有必要告知畢業(yè)生要準確提供其單位所在地的人力資源與社會保障局，或教育局的詳細地址，并與之聯(lián)系確認是否可以托管人事檔案。確認方可后才可以進行機要投遞。

那么對于應屆畢業(yè)生，在離校前未就業(yè)的學生，以其自我志愿的方式，也可以選擇其檔案保留兩年在學校，或申請檔案派遣至各省市的人才交流中心保管，形成人事檔案。

當然，高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞也可以采取由各高校畢業(yè)生就業(yè)主管部門委派專人派送的方式，轉(zhuǎn)遞至各省市人事檔案保管部門或人事檔案代理中心，但在這其中要嚴格履行檔案轉(zhuǎn)遞的手續(xù)及流程，以確保檔案轉(zhuǎn)遞程序有法可依，有章可循。

如果有部分高校通過郵局、快遞等郵寄方式轉(zhuǎn)遞檔案，或是更有甚者通過大宗物流來轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案，這不僅違反了人事檔案的保密性原則，而且更加觸犯了中共中央組織部和原人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》：“流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶?！钡囊?guī)定，因此，交由畢業(yè)生本人攜帶檔案同樣是違反規(guī)定的行為，各高校就業(yè)主管部門應堅決杜絕此行為。同時，新的檔案接收部門也要堅決拒絕通過郵局、快遞、物流等方式郵寄和交由本人自帶的畢業(yè)生檔案，這樣才能從根本上杜絕各種違反規(guī)定的行為。

(三) 畢業(yè)生檔案查詢

高校畢業(yè)生檔案查詢應主要包括兩方面的內(nèi)容：

1.查看和考證畢業(yè)生的在校的相關(guān)信息，是畢業(yè)生檔案的查詢服務的一項重要職能。畢業(yè)生在大四畢業(yè)求職之際，有很多地方需要涉及個人檔案的輔證，例如公務員、事業(yè)單位、征兵入伍政審，讀研考博深造，組織關(guān)系證明，學習成績證明，甚至畢業(yè)生的派遣落戶、定級都與畢業(yè)生檔案息息相關(guān)。因此，學校檔案管理部門在查閱手續(xù)合理的前提下，應盡可能給予方便。

2.高校畢業(yè)生離校后的檔案去向這是圍繞在畢業(yè)生身邊、關(guān)系畢業(yè)生切身利益的大事。首先，選擇繼續(xù)在本校讀研、讀博深造的畢業(yè)生，其檔案自然留在本校，而畢業(yè)后選擇去其他高校繼續(xù)深造的，其檔案自然轉(zhuǎn)至其他高校。其次，簽約到具有檔案接收權(quán)的單位，其檔案通過省級就業(yè)主管部門派遣至工作單位，憑報到證到單位報到后即可查找到檔案。但在這里需要說明的是：一般只有政府機關(guān)、國企和事業(yè)單位才直接具備人事檔案接收權(quán)，其他私營企業(yè)或合資企業(yè)不具備人事檔案接收權(quán)。因此，簽約到這部分沒有檔案接收權(quán)的單位，其檔案將派遣到工作單位所在地的人力資源和社會保障局，同樣需要憑報到證去那里查找。最后，未簽約就業(yè)的，或自主創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)(自由職業(yè))的畢業(yè)生，其檔案將直接派遣至原籍所在地的人力資源和社會保障局，報到證還是其查找的重要憑證?？梢?，無論何時何地，報到證都要妥善保管，避免丟失。

另外，各高校就業(yè)主管部門的工作人員應當及時更新檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，并在專門的檔案管理網(wǎng)絡平臺建立畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)，只需輸入畢業(yè)生姓名及身份證號即可快速、簡便的查詢其檔案派遣去向[6]。同樣，各省市的人才檔案保管或接收單位也應該效仿此做法，為廣大畢業(yè)生在第一時間提供最便捷，最優(yōu)質(zhì)的社會服務。

三、提高畢業(yè)生對檔案重要性的認識

(一) 畢業(yè)生本人必須熟悉檔案去向

高校畢業(yè)生的檔案去向不外乎分為四種形式：首先，考研讀博深造的畢業(yè)生檔案一定派往所繼續(xù)深造的高?；蚩蒲袡C構(gòu)。其次，畢業(yè)前簽訂《全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》的學生，其檔案一定按照其所填寫人事檔案的接收單位地址進行派遣。但其前提一定要區(qū)分好就業(yè)單位的保管人事檔案的資質(zhì)。再次，畢業(yè)前未能簽訂就業(yè)協(xié)議書的，或者只簽訂勞動合同的畢業(yè)生，或靈活就業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生，其檔案一律派回其戶籍所在的人力資源和社會保障局，或教育局。另外，由于各地方的人才引進的管理辦法不同，也有可能存在著不同的差異，例如與“北上廣”等地單位所簽訂的就業(yè)協(xié)議書，也有可能派回戶籍所在地的人力資源和社會保障局，或教育局。最后，畢業(yè)前辦理檔案人事代理的，其檔案一定派遣至各省市人事代理機構(gòu)。

綜上所述，高校畢業(yè)生的人事檔案派遣的最終去向一言以蔽之，就是以發(fā)到畢業(yè)生本人手中的就業(yè)通知書(報到證)為準，上面注明哪里，即可到哪里去查找[7]。

(二) 兩年擇業(yè)期內(nèi)的檔案派遣

根據(jù)《關(guān)于進一步深化普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關(guān)問題意見的通知》(國辦發(fā)【2002】19號)規(guī)定，將高校畢業(yè)生從畢業(yè)之日起兩年內(nèi)稱之為擇業(yè)期，在擇業(yè)期內(nèi)，畢業(yè)生涉及到檔案派遣、改派的情況，可以到各省(直轄市、自治區(qū))主管普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)主管部門進行辦理。如果超過兩年擇業(yè)期，畢業(yè)生欲轉(zhuǎn)遞人事檔案，需要新的接收檔案的人事部門出具正規(guī)調(diào)檔函，按照相關(guān)手續(xù)到原保管檔案所在單位進行調(diào)取即可。

(三) 人事檔案在轉(zhuǎn)正定級、職稱評審的重要作用

為了更好促進大學畢業(yè)生就業(yè)，凡畢業(yè)生將自己檔案存放在黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才服務機構(gòu)(人才中心)的，人才中心將根據(jù)黨委組織部門和政府人事部門的授權(quán)，為存放滿一年的畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，并得到全國各地人事人才機構(gòu)的互認，它將是大學畢業(yè)生考入公務員隊伍或進入事業(yè)單位核定工資標準的主要依據(jù)；也是大學畢業(yè)生辦理異地調(diào)動手續(xù)的必備條件。雖然自2015年1月1日起，全國將取消流動人員的人事檔案保管費，但根據(jù)人社部《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務的通知》，今后檔案管理服務機構(gòu)對初次就業(yè)的流動人員不再辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。機關(guān)事業(yè)單位和國有企業(yè)在招考、聘用、招用流動人員時，可參考檔案中的勞動合同、企業(yè)錄用手續(xù)等材料及就業(yè)登記、勞動用工備案、社會保險繳費記錄，認定參加工作時間和工作年限。因此，高校畢業(yè)生的人事檔案絕不是“可有可無”的境地，它將在個人日后實際工作中，甚至一生職業(yè)發(fā)展中都起著重要作用。

參考文獻：

[1] 中國產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究網(wǎng).2017年全國高校畢業(yè)人數(shù)統(tǒng)計分析[EB/OL].(http://chinaidr.com/tradenews/2017-06/113344.html)，2017-6-11.

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[4] 吳玉霞.高校學生成長檔案的建立與管理[J].內(nèi)蒙古師范大學計算機與信息學報：科學教育版，2016(11)：15-18.

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[7] 馬榮華,尚麗明.大學生職業(yè)發(fā)展與就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導[M].廣州：中山大學出版社，2014.