基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究

呂琳琳

【摘要】本文分析了醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的特點，并結合工作實際，提出辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改善措施。

【關鍵詞】辦公自動化;醫(yī)院檔案管理;現(xiàn)代化管理

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)療服務、基礎設施配置、醫(yī)療科技研究等多個領域都具有較高的參考價值，是醫(yī)院服務管理的重要工作內(nèi)容之一。在辦公自動化環(huán)境下，現(xiàn)代化、自動化的醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為了必然趨勢。以計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)為基礎，利用先進的科學技術，使檔案管理現(xiàn)代化、自動化得以實現(xiàn)，同時使醫(yī)院檔案資料的準確性與完整性得到保障，也使得醫(yī)院檔案的使用壽命大幅度延長。

一、醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的特點

辦公自動化是指利用網(wǎng)絡平臺、計算機等諸多先進技術和設備，以及豐富、完善的辦公模式，使辦公需求得以滿足的一項技術措施。在辦公自動化的大環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的特點可以大致總結為三點，分別為：

（一）管理效果高。醫(yī)院檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，例如醫(yī)療檔案、病人病理、器材設備、人力資源等，而檔案管理人員在對紙質材料進行分類整理、歸檔儲存的過程中，工作量大，管理效率較低。而在辦公自動化的環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理通過專門的管理軟件，在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的利用下，可以實現(xiàn)對檔案資料信息的有效處理歸檔，使檔案的歸檔速度與信息檢索速度和質量均大幅度提升。

（二）存儲安全。傳統(tǒng)紙質檔案資料受環(huán)境的影響較多，使用壽命較短，長期的存儲放置會使紙質檔案資料上的文字資料因空氣中水分與溫度等因素的作用下，導致文字資料模糊不清，無法進行有效辨別，同時影像資料的畫面質量也會受到較大影響，使存儲質量大幅度降低。在辦公自動化環(huán)境下，使醫(yī)院檔案管理的信息化、電子化管理得以實現(xiàn)，通過將紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，并在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的有效利用，可將大量的醫(yī)院檔案資料放置在小型芯片中，使檔案管理的空間與時間均可有效降低，使醫(yī)院檔案管理工作更加便捷、方便，醫(yī)院檔案資料的壽命也大幅延長。

（三）醫(yī)院檔案資源的共享。在辦公自動化的大環(huán)境下，使醫(yī)院檔案管理工作的便捷性與方便性顯著提高，使醫(yī)院資源共享得以實現(xiàn)，同時通過聊天軟件的應用，可使檔案信息的實時傳輸速度加快，使醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與技術化進程加快，使醫(yī)院檔案管理水平全面有效提升。檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)的有效利用，可也使檔案信息的搜索速度加快，可以快速準確找到所需的目標檔案，通過文件檢索軟件的應用也可使檔案信息資料實時共享，使醫(yī)院檔案信息共享過程中空間與時間的限制有效降低，使傳統(tǒng)的檔案管理工作模式有效改變，從而使檔案管理過程中花費的時間與人力大幅度縮減，提供檔案管理工作的效率與質量。

二、辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改善措施

現(xiàn)今，醫(yī)院的檔案管理工作中仍存在一些問題，影響著檔案工作的質量與效果，而其中最為常見、明顯的檔案管理工作中存在的問題包括：第一，信息化管理程度較低，辦公自動化尚未達成;第二，檔案管理缺乏有效的管理體系;第三，檔案管理人員的綜合素質水平普遍不高。這三點問題嚴重影響著檔案管理工作效果的有效提升，因此，在辦公自動化的環(huán)境下，需要對以上三點問題進行有效的改進與完善，從而使檔案管理工作的自動化與信息化得以實現(xiàn)。通過對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的分析，提出幾點改善措施：

（一）建立完善的醫(yī)院檔案管理制度。由于醫(yī)院檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，信息量較多，為了使醫(yī)院檔案管理工作可以有效開展，需要積極建立完善的檔案管理制度，對醫(yī)院檔案管理工作的開展進行規(guī)范，使醫(yī)院檔案管理工作可以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、統(tǒng)一化。在辦公自動化的環(huán)境下，醫(yī)院需要在計算機系統(tǒng)的應用下，對檔案管理工作中的管理流程與操作方法進行統(tǒng)一規(guī)范，使檔案管理工作可以實現(xiàn)高效管理，使檔案的整理歸檔更加科學。

（二）信息化設備體系的構建。醫(yī)院檔案管理在辦公自動化的環(huán)境下，實現(xiàn)管理的信息化建設，需要將先進的科學技術積極有效地應用到檔案管理工作中，使辦公自動化可以更好地實施。通過對信息化管理設備的引入，可使檔案管理工作實現(xiàn)檔案管理一體化。通過檔案管理信息系統(tǒng)的應用，可使檔案資料的自動識別歸類，同時實現(xiàn)信息資源共享，減少人為性失誤，提高工作效率。

（三）管理人員綜合素質的提升。在醫(yī)院檔案管理工作開展的過程中，醫(yī)院要建立專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案管理人才隊伍，對原有檔案管理人員加大培訓力度的同時，也需要引進專業(yè)的檔案管理人才，從而為醫(yī)院檔案管理提供掌握先進檔案管理知識、熟練應用檔案管理軟件、強化檔案管理工作意識的綜合性人才，使檔案管理工作的實效性與規(guī)范性顯著提升。

三、結語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理在辦公自動化的大環(huán)境下，可以對醫(yī)院檔案信息進行分析、整理，實現(xiàn)高效的管理，同時對醫(yī)院檔案資料的規(guī)范化存儲，也使得醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展不斷進步完善。醫(yī)院檔案管理在信息技術與科學技術的有效利用下，可實現(xiàn)檔案信息的共享、傳輸及自動發(fā)送，使信息安全與真實得到有效保障。

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