開展好辦公室工作的幾點(diǎn)認(rèn)識

劉偉

【摘要】辦公室工作涉及日常事務(wù)、政務(wù)調(diào)研、信息宣傳、檔案管理等，承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督導(dǎo)檢查等職責(zé)，是保障機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。本文就如何把握工作原則，處理好工作關(guān)系，做好辦公室工作談一些認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作;原則;意識;能力

一、把握一個(gè)原則

辦公室工作的根本宗旨是服務(wù)。辦公室人員應(yīng)把服務(wù)作為工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，把領(lǐng)導(dǎo)和部門滿不滿意作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。一是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。要尊重領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、給領(lǐng)導(dǎo)提建議，為領(lǐng)導(dǎo)工作創(chuàng)造便利條件，維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)形象。領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要認(rèn)真對待，盡快完成并回復(fù)，做到件件有回音，事事有著落，不折不扣地落實(shí)到位，讓領(lǐng)導(dǎo)從日?，嵤轮忻撋?，有更多精力時(shí)間思考全局，抓戰(zhàn)略大事。二是為單位服務(wù)。與人為善，樂于助人，對來辦事的人熱情周到、耐心細(xì)致，做好接待和引導(dǎo)工作，在領(lǐng)導(dǎo)、同事和部門之間架起一道橋梁，能辦的事及時(shí)辦，不能辦的事請示匯報(bào)后說明理由，把握時(shí)機(jī)、條件、背景妥善處理，不讓他人作難，及時(shí)溝通保持工作順暢。

二、協(xié)調(diào)好兩個(gè)關(guān)系

辦公室工作范圍廣，涉及領(lǐng)域多，單位能否理順關(guān)系高效運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)作用發(fā)揮得好壞很重要。一是處理好領(lǐng)導(dǎo)與輔助的關(guān)系。辦公室許多事情由領(lǐng)導(dǎo)直接交辦，可以直接向領(lǐng)導(dǎo)請示，辦公室人員如果不認(rèn)清自己的角色位置，不注意言行舉止，就會影響工作大局。辦公室人員是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作的，要按領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示精神處理問題，超出職權(quán)的事不能擅自做主，屬于領(lǐng)導(dǎo)拍板的事不能越俎代庖，更不能打著領(lǐng)導(dǎo)名義和辦公室旗號任意妄為。二是協(xié)調(diào)好部門與同事關(guān)系。協(xié)調(diào)關(guān)系要做好環(huán)節(jié)對接，吃透上情、把握下情、了解外情，當(dāng)上級要求與下級認(rèn)識不一致時(shí)能找到融合點(diǎn)，部門同事看法不一致時(shí)能找到共同點(diǎn)，工作意見不一致時(shí)能找到切入點(diǎn)。對一些棘手事項(xiàng)，要謹(jǐn)言慎行，善于融洽各種關(guān)系，什么話能說、什么話不能說，什么事該做、什么事不該做，心中必須有數(shù)，說的不傳謠，不說過頭話，不做過頭事，做的不偏差。

三、做到三個(gè)到位

辦公室是單位樞紐，承擔(dān)著溝通上下、聯(lián)系左右、傳遞信息、協(xié)助處理日常事務(wù)等職能。因此應(yīng)做到以下幾個(gè)到位：

（一）政治到位。辦公室人員要有堅(jiān)定的政治立場、政治觀點(diǎn)、政治態(tài)度，靠得住，站得穩(wěn)，在任何時(shí)候、任何情況下與組織保持高度一致。只有不斷提高政治素質(zhì)，熟悉黨和國家的理論、方針、政策，把握組織意圖，維護(hù)組織權(quán)威，才能從實(shí)際出發(fā)，避免出現(xiàn)政策實(shí)施偏差，不折不扣地完成組織交給的任務(wù)。

（二）工作到位。辦公室工作要做到愛崗敬業(yè)、細(xì)心周到、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)。一是辦好會務(wù)。會議是推進(jìn)工作的重要手段，會務(wù)工作體現(xiàn)著辦公室服務(wù)水準(zhǔn)，直接影響到會議質(zhì)量。要做到會前充分準(zhǔn)備、合理安排，會中準(zhǔn)確記錄、服務(wù)到位，會后認(rèn)真整理、分析總結(jié)。二是辦好公文。公文是傳達(dá)上級指示精神、安排工作的工具。要確保公文簡明扼要、操作性強(qiáng)，切實(shí)把好法規(guī)政策關(guān)、文字格式關(guān)和程序流程關(guān)。起草文件，提供情況，打印文件，必須嚴(yán)格校對，仔細(xì)核實(shí)、反復(fù)推敲，不能粗枝大葉，不能形式主義，不做表面文章。三是辦好事務(wù)。工作無小事，辦事前要周密籌劃，精心安排，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不夸夸其談，不惜力?；?，不弄虛作假。一旦工作出現(xiàn)紕漏，一個(gè)通知沒下好，一條信息沒擬好，一點(diǎn)小疏忽、一個(gè)低級錯(cuò)誤，都可能帶來無法彌補(bǔ)的損失，造成難以挽回的局面。

（三）心態(tài)到位。辦公室工作龐雜瑣碎，時(shí)間不確定，有時(shí)候要占用下班時(shí)間，加班熬夜白天還得照常工作，工作疏漏犯錯(cuò)，被領(lǐng)導(dǎo)批評，被他人誤解，受到埋怨都是正常的;有些工作看不見摸不著，不能直接產(chǎn)生利益，有些工作幕后開展，默默無聞。因此辦公室人員要對工作懷有情懷，把工作當(dāng)成事業(yè)來做。辦公室人員要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)職業(yè)心理，學(xué)會認(rèn)識社會環(huán)境、駕馭情緒，冷靜對待各方面壓力，聽得起批評，經(jīng)得起敲打，忍得住刺激，耐得住寂寞，經(jīng)得起誘惑，受得了委屈，凡事不往名利方向看，鍛煉堅(jiān)韌的意志，強(qiáng)健體魄來充沛精力，保持最佳工作狀態(tài)。

四、樹立四種意識

辦公室人員的素質(zhì)直接影響著工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。合格的辦公室人員應(yīng)不斷強(qiáng)化培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)。

（一）大局意識。辦公室人員必須樹立大局意識，自覺把各項(xiàng)工作放到推動(dòng)工作發(fā)展的大局中思考和把握。思考問題、謀劃工作要緊緊圍繞大局，做到同領(lǐng)導(dǎo)思維同步、思路同軌，保持一致，形成齊心協(xié)力干事業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作謀發(fā)展、同舟共濟(jì)求進(jìn)步的良好工作局面。個(gè)人要培養(yǎng)完善的人格，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，保持健康的生活情趣，把握好交往分寸，勤儉樸素，不攀不比，寧公而貧，不私而富，不該吃的不吃，不該拿的不拿，不該去的不去，隨時(shí)隨地維護(hù)好單位形象。

（二）責(zé)任意識。辦公室要保持高度敬業(yè)精神，對任何一件經(jīng)辦的事，都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，容不得半點(diǎn)敷衍。缺乏責(zé)任心，只想著工作是為了混口飯吃，大大咧咧、馬馬虎虎、丟三落四，對內(nèi)可能耽誤工作，對外可能損害單位利益。辦公室人員應(yīng)把工作作為歷練的契機(jī)，“事雖小，不為不成”，凡是自己能辦的事情就盡力而為，能今天辦的事不拖到明天，不讓工作和文件在自己手中延誤、積壓，靠責(zé)任心和踏實(shí)工作贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事信任。辦公室人員參加會議多，接觸內(nèi)部文件多，因此必須熟知保密紀(jì)律和知識，嚴(yán)格落實(shí)保密措施，工作中不能心存僥幸，不能擅自擴(kuò)大文件知悉范圍，公文未經(jīng)審查同意不能在網(wǎng)站及媒體上刊載，未經(jīng)審核落實(shí)的事項(xiàng)不能運(yùn)行。

（三）效率意識。辦公室匯集大量工作和信息，有的工作具有時(shí)效性，“當(dāng)其時(shí)，一語千金;過其時(shí)，一文不值”，放一放可能忘事，拖一拖可能壞事，慢一慢可能誤事，因此辦公室人員要有“時(shí)不我待、只爭朝夕”的時(shí)效觀念。工作遵守程序、規(guī)范和保證質(zhì)量的同時(shí)注重效率，協(xié)調(diào)好中心工作和日常工作，加快節(jié)奏，提高速度，努力實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)。干事先后有序、主次分明、緩急適當(dāng)、張馳有度，根據(jù)需求進(jìn)行梳理過濾、編排加工，區(qū)分有用與沒用，急用與緩用，重要與次要，分清輕重緩急，制定工作計(jì)劃，急重工作投入較多精力，輕緩任務(wù)就以較少時(shí)間進(jìn)行處理，把握好各任務(wù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，順序完成。領(lǐng)導(dǎo)的指示命令立即傳達(dá)，下級的請示報(bào)告即時(shí)呈送，辦文辦會辦事雷厲風(fēng)行，不等不靠，說辦就辦，不推諉扯皮、不懶散敷衍，文不過夜、事不隔天、會不超時(shí)，有事立辦，急事急辦，特事特辦。

（四）團(tuán)結(jié)意識。團(tuán)結(jié)是做好工作的保證。辦公室人員要掌握心理和情緒因素，彼此要感情上多溝通、思想上多交流、工作上多商量。對于工作中存在的問題，出現(xiàn)的紕漏，不苛求于人，多做自我批評，有問題先從自身找原因。與同事相處要心態(tài)平和，不搞親親疏疏，不人云亦云，不信流言蜚語，不撥弄是非。發(fā)生沖突時(shí)，大事講原則、小事講情誼，能容能讓。在團(tuán)隊(duì)工作開展過程中勇于擔(dān)責(zé)，相互信任支持、相互尊重理解、相互補(bǔ)臺配合，不斤斤計(jì)較，不利于團(tuán)結(jié)的話不說，不利于團(tuán)結(jié)的事不做，不斷增強(qiáng)個(gè)體向心力和團(tuán)隊(duì)凝聚力，形成良好的團(tuán)隊(duì)氛圍，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)整體功能。

五、提升五種能力

辦公室態(tài)度作風(fēng)不僅體現(xiàn)著個(gè)人修養(yǎng)素質(zhì)，也反映了單位精神面貌。辦公室人員應(yīng)不斷提升自身能力，形成與工作相適應(yīng)的能力結(jié)構(gòu)。

（一）知識更新能力。學(xué)習(xí)是提升個(gè)人能力，做好工作的前提。辦公室人員必須擠出時(shí)間思考學(xué)習(xí)，學(xué)書本、學(xué)實(shí)踐、學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)同事，學(xué)理論、學(xué)方法、學(xué)技巧、學(xué)謀事處事經(jīng)驗(yàn)。坐得住冷板凳，平時(shí)廣泛涉獵各種知識，書籍刊物、文件簡報(bào)、網(wǎng)絡(luò)資訊都要看，不斷更新知識，多接受新事物，多結(jié)交有思想的朋友，多接觸行業(yè)政策走向、發(fā)展前沿，下苦功夫精研業(yè)務(wù)，把握工作動(dòng)態(tài)和重點(diǎn)，拓展理論高度、深度和視野，收集、整理和分析行業(yè)新思維、新觀點(diǎn)和各種有價(jià)值的信息資料，分類留存，形成自己的資料檢索體系便于查閱和使用。

（二）思考創(chuàng)新能力。多動(dòng)腦思考，增強(qiáng)前瞻能力，把自己的思想與見解融會貫通，才能使思考始終走在形勢發(fā)展前面。辦公室人員平時(shí)要多留意從身邊收集掌握情況，多與他人進(jìn)行交流來共享信息資源，互相啟迪、互相促進(jìn)，把握新形勢、運(yùn)用新語言、掌握新觀點(diǎn)。通過自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐和汲取別人的經(jīng)驗(yàn)去積累認(rèn)識問題、分析問題、解決問題的能力，歸納、總結(jié)、延伸、提煉有價(jià)值的內(nèi)容，找出規(guī)律性、普遍性、苗頭性的問題。獨(dú)立思考，對工作作一些預(yù)測分析，及早提出可能出現(xiàn)的問題與預(yù)案，使得認(rèn)識更具全面性，分析更具深入性，措施更具可實(shí)施性。

（三）參謀輔助能力。辦公室的重要工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，辦公室人員要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，供領(lǐng)導(dǎo)之所需，提供多樣化建議。一是做好準(zhǔn)備鋪墊。領(lǐng)導(dǎo)在作出決策前，做好信息收集和處理工作，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)全面準(zhǔn)確了解情況，作出正確判斷和決策;領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，要擬制下發(fā)公文通知;決策執(zhí)行中，要及時(shí)掌握工作進(jìn)度，制作工作臺賬明確時(shí)限和責(zé)任分解，督察督辦轉(zhuǎn)化為具體有效的行動(dòng);執(zhí)行后要收集反饋意見，為領(lǐng)導(dǎo)掌握執(zhí)行效果提供幫助，成為領(lǐng)導(dǎo)觀察工作得失、掌握發(fā)展態(tài)勢的眼睛。二是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。領(lǐng)導(dǎo)決策，有的是長期思考調(diào)研之后提出的成熟方案，有的是關(guān)于一個(gè)點(diǎn)、一件事、一個(gè)方面、一個(gè)階段的考慮，尚不成熟。對領(lǐng)導(dǎo)考慮成熟的事情要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，細(xì)化具體工作措施方法。對不成熟的要善于把握領(lǐng)導(dǎo)決策瞬間，幫助提煉整理思路和豐富內(nèi)容，把模糊的弄清楚，把片段的弄系統(tǒng)，把單一的弄全面，使決策系統(tǒng)化、條理化、明確化。三是信息整理分析。信息是正確決策的依據(jù)，及時(shí)準(zhǔn)確全面地掌握信息才能占住工作先機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)每天要處理大量工作，難以對信息進(jìn)行逐一梳理。辦公室人員應(yīng)積極分析研究文件、會議、講話精神，主動(dòng)請示領(lǐng)導(dǎo)取得更多、更明確的指示，理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作思路與需求，提高信息總結(jié)提煉能力，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)，有意識地交流、收集、積累，有選擇地篩選有價(jià)值和意義的觀點(diǎn)、意見建議，將最需要的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

（四）文字寫作能力。文字材料作為一項(xiàng)輔政工具，是領(lǐng)導(dǎo)決策指導(dǎo)、部署工作、報(bào)告情況、交流信息的載體。文字工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，靠的是知識積累、潛心鉆研和深入思考。辦公室人員要把提高文字能力作為重要任務(wù)，認(rèn)真對待、扎實(shí)底蘊(yùn)，提高技巧。一是提高文字駕馭能力。掌握通知、請示、意見、講話和調(diào)研報(bào)告等各種文體的寫作技巧，準(zhǔn)確把握行文方向和目標(biāo)，字斟句酌，用心提煉，精益求精，不斷提高文字質(zhì)量。二是提高文稿水平。認(rèn)真研究政策，反復(fù)推敲確定基本內(nèi)容、框架結(jié)構(gòu)和寫作風(fēng)格。內(nèi)容上觀點(diǎn)明確、表達(dá)準(zhǔn)確，具有權(quán)威性和針對性;結(jié)構(gòu)上按照提出問題、分析問題、解決問題的思路布局，具有說理性和邏輯性;風(fēng)格上把握工作性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)特點(diǎn)，具有特色性和形象性。三是要勤于修改。寫作中多推敲取舍，舍得作顛覆性刪減并改動(dòng)，同時(shí)能虛心請別人修改，敢于否定自己，不合要求就立即去改。忌急躁和粗心大意，寫出來不檢查有無遺漏和錯(cuò)誤就匆匆交給領(lǐng)導(dǎo)。

（五）溝通協(xié)調(diào)能力。溝通能力既是人們社會生存和發(fā)展的重要能力，也影響到辦公室橋梁紐帶作用的發(fā)揮。做好協(xié)調(diào)工作需要注意方式方法，辦公室人員應(yīng)努力增長協(xié)調(diào)才干。一是要正確表達(dá)。要及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)各方意思，匯報(bào)與交流時(shí)要簡明扼要、有條有理，態(tài)度認(rèn)真、抓住重點(diǎn)，分清主次，節(jié)約時(shí)間，避免產(chǎn)生誤解和矛盾。各人所處位置不同，出發(fā)點(diǎn)不同，工作內(nèi)容、思路、方法不相同，看法難免有差異。工作中發(fā)生推諉扯皮、相互脫節(jié)、相互干擾時(shí)，辦公室人員要站在團(tuán)結(jié)和諧的大局意識高度，必要時(shí)拿出鮮明態(tài)度，表現(xiàn)出擔(dān)當(dāng)魄力，協(xié)調(diào)處理好各種關(guān)系，發(fā)揮工作潤滑劑和中樞管理作用。二是待人以誠。誠信是第一準(zhǔn)則，能增進(jìn)理解和信任。辦公室人員與人交往最重要的是要講誠信，誠心誠意地為領(lǐng)導(dǎo)、為單位、為他人服務(wù)，能幫的盡心幫，能做的盡心做，有功勞時(shí)不伸手，有苦勞時(shí)不計(jì)較，有疲勞時(shí)不抱怨，有過錯(cuò)時(shí)不推脫。承諾的事情在無法兌現(xiàn)時(shí)要及時(shí)說明，避免誤解。三是平等尊重。人人都期望他人的尊重，溝通時(shí)要體現(xiàn)尊重與平等，注意措辭語氣、注重禮儀，謙遜委婉能減少排斥心理，使工作變得輕松、愉快，促進(jìn)建立良好關(guān)系。在工作中要善于觀察，多了解他人的性格和處事原則，多考慮他人意見和建議，不亂開玩笑、不議論是非。因疏忽造成的小錯(cuò)誤，要換位思考，理解容忍，切忌高高在上、頤指氣使、盛氣凌人。

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