淺議精細化管理在辦公室內(nèi)務工作中的應用

方敏

【摘要】如何在中國特色社會主義進入新時代的當下，直面新矛盾、實踐新理論，全面提升辦公室內(nèi)務工作水平，切實服務中國夢建設(shè)，抓細節(jié)、抓規(guī)范，不斷推進管理理念創(chuàng)新和分工精細化成為辦公室內(nèi)務工作亟須思考的重要關(guān)鍵詞。本文擬以辦公室內(nèi)務工作為研究對象，以精細化管理為切入點，探討辦公室內(nèi)務工作的“五化”發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè);辦公室內(nèi)務工作;精細化管理

辦公室代表著一個單位的形象，是對內(nèi)管理工作的重要機構(gòu)，肩負著下情上報、上情下達、服務保障、對外交流、綜合協(xié)調(diào)、辦文辦事辦會等諸多職責，是單位的統(tǒng)籌、參謀、運轉(zhuǎn)、信息、服務中心，也是聯(lián)接基層、部門、領(lǐng)導的重要橋梁。2017年10月18日，習近平總書記在黨的第十九次全國代表大會上作《決勝全面建成小康社會奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利》報告，報告指出，“經(jīng)過長期努力，中國特色社會主義進入了新時代，這是我國發(fā)展新的歷史方位?！比绾卧谛聲r代直面新矛盾、實踐新理論，全面提升辦公室內(nèi)務工作水平，切實服務中國夢建設(shè)，抓細節(jié)、抓規(guī)范，不斷推進管理理念創(chuàng)新和分工精細化成為辦公室內(nèi)務工作亟須思考的首要關(guān)鍵詞。

一、“四性”明確辦公室內(nèi)務工作革新方向

新時代的到來，對辦公室內(nèi)務工作提出了更高的要求，辦公室工作任務日益加重，要求越來越高，地位日顯重要。而其具有的服務性、瑣碎性、突發(fā)性、參謀性等特點，直接決定了辦公室內(nèi)務工作必須進行精細化管理。

（一）服務性。為領(lǐng)導、為部門、為群眾做好服務保障是辦公室的重要工作職責。換言之，辦公室內(nèi)務工作歸根結(jié)底就是服務工作：要做好領(lǐng)導的參謀助手，及時為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，準確傳達領(lǐng)導意圖;要做好部門的溝通橋梁，有效進行部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進相關(guān)工作有序開展;要做好群眾的服務提供者，以奉獻和服務為己任，切實杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”、吃拿卡要的衙門作風。

（二）瑣碎性。辦公室工作千頭萬緒，辦公室內(nèi)務工作更是一個綜合系統(tǒng)。系統(tǒng)囊括了公文收發(fā)、材料擬寫、信息宣傳、用章管理、檔案管理、公車管理、會務接待、信訪協(xié)調(diào)、對外交流等多個方面，體現(xiàn)出鮮明的瑣碎性特質(zhì)。這要求我們在處理辦公室內(nèi)務時必須細心細致、精確精細，標準求高，責任求嚴，工作求細，將工作落到實處，小事情不出大事故，確保各項工作正常運轉(zhuǎn)。

（三）突發(fā)性。由于辦公室工作的服務型特質(zhì)，辦公室內(nèi)務工作還具有顯著的被動型、臨時性、不確定性。而這，導致常規(guī)工作之外，辦公室還需要承擔諸多突發(fā)性工作。每當這一類工作發(fā)生，辦公室需要高度重視、快速反應、及時處理，而這，要求辦公室從事內(nèi)務管理的工作人員必須具有較強的綜合素質(zhì)、隨機應變能力及細心耐心，能夠在第一時間分清輕重緩急，細致快速完成相關(guān)工作。

（四）參謀性。辦公室工作的一項重要職能便是為領(lǐng)導做好參謀助手，換言之，辦公室的參謀能力直接影響了領(lǐng)導相關(guān)工作部署及落實的效果。就此，辦公室工作人員除較強的文書處理、材料擬寫能力之外，還需要具有較強的溝通表達和調(diào)查研究能力，并對國家、省市、行業(yè)、部門相關(guān)法規(guī)政策有較全面的了解，從而能夠在第一時間為領(lǐng)導決策提供有力且精細化的信息支持。

二、“五化”探索辦公室內(nèi)務工作革新策略

必須要說，雖然目前隨著社會的發(fā)展，辦公室內(nèi)務管理工作在辦文、辦會、辦事的質(zhì)量及水平上都有了一定的提高，但是，如果拿高標準來衡量，仍存在服務意識有待提高、工作流程有待規(guī)范、協(xié)調(diào)應變有待強化、專業(yè)能力有待進步等問題?？傮w而言，我國辦公室內(nèi)務管理工作大多還處于粗放式管理階段，無法在中國特色社會主義進入新時代的當下，更好地滿足辦公室內(nèi)務管理的需求，如何迎接新時代、面對新矛盾，進一步革新辦公室內(nèi)務工作，已成為大多數(shù)單位發(fā)展過程中一項緊迫而重要的任務。就此，針對辦公室內(nèi)務管理工作的“四性”特點，筆者認為，滿足中國特色社會主義新時代的辦公室內(nèi)務管理需求，關(guān)鍵在于積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有管理模式，對辦公室工作進行業(yè)務流程化、隊伍專業(yè)化、文化精細化、管理制度化、考核常態(tài)化“五化”精細化管理。

（一）業(yè)務流程化。辦公室內(nèi)務工作事務繁多、頭緒繁多，要實現(xiàn)管理精細高效，就需要針對每一項業(yè)務服務對象、服務內(nèi)容、服務重點的不同，科學分解歸類、樹立工作標準、明確辦理環(huán)節(jié)、制定工作規(guī)范、固定工作人員、落實業(yè)務流程，實現(xiàn)任務到崗、責任到人、有序運轉(zhuǎn)、無縫對接。譬如信息報送工作，就需要明確約稿、擬寫、初審、復審、簽發(fā)、存檔、反饋等工作環(huán)節(jié)及方法，建立約稿制度、審核制度、存檔制度、考核制度等工作制度、杜絕不按流程辦事、不按規(guī)矩辦事、無人辦事、重復辦事等現(xiàn)象，解決“做什么、誰來做、怎么做”三大關(guān)鍵問題，營造各司其職、相互配合、運行有序的辦公室工作氛圍，切實提高辦公室內(nèi)務工作效率及服務質(zhì)量。

（二）隊伍專業(yè)化。一項工作完成質(zhì)量的高低關(guān)鍵在于工作人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)的高低。從而，實現(xiàn)辦公室內(nèi)務管理精細化又一核心在于加強辦公室工作人員培養(yǎng)，不斷提升專業(yè)能力，夯實綜合素養(yǎng)，持續(xù)推進辦公室隊伍業(yè)務學習（包括文字表達能力、辦公自動化技術(shù)、綜合分析能力、辦會辦事能力等）及品德淬煉（包括政治素質(zhì)、理論素養(yǎng)、奉獻精神、嚴謹態(tài)度、洞察力、組織協(xié)調(diào)能力等），不斷提高執(zhí)行力與擔當意識。

（三）文化精細化。良好的文化氛圍是辦公室內(nèi)務管理工作革新的內(nèi)在動力，要實現(xiàn)辦公室內(nèi)務管理工作的主動化、自覺化，就必須讓精細化在成為一種規(guī)范、一種制度的同時，更成為一種習慣、一種文化，從而讓精細化管理切實內(nèi)化于心、外化于形。譬如辦文，一定要把好格式、錯別字、標點符號以及裝訂關(guān);譬如辦會，一定要把好會議申請、會議通知、座次安排以及會場布置關(guān)。只有在工作中始終以精細化為指導，秉承精益求精的辦事理念，工作前有計劃、工作中有把關(guān)，工作后有總結(jié)，落實細節(jié)，抓好細節(jié)，才能把完成工作變成做好工作，成為工作中的藝術(shù)家而非單純的執(zhí)行者。

（四）管理制度化。軟硬并舉方能保障工作有序運行，規(guī)范的管理制度及完善的督查體制是辦公室內(nèi)務管理工作得以有序進行及科學化管理的基本要求和基本保障。這要求在實際工作中，辦公室需要針對不同業(yè)務工作，建立完善的制度體系，包括公文收發(fā)、會務接待、信息宣傳、用章管理、檔案建設(shè)等各個方面，并嚴格督查落實，實現(xiàn)“靠制度管事、靠制度管人、靠制度規(guī)范運轉(zhuǎn)”，確保工作精細有序。

（五）考核常態(tài)化。制度提供保障，文化催生動力，流程提高效率，專業(yè)保障效果，紀律強化執(zhí)行，做好辦公室內(nèi)務管理工作，督查及考核保障機制不可或缺。針對部門職責及不同崗位要求，辦公室應以獎優(yōu)、罰劣、治庸為目標，進一步完善考核制度，開展工作業(yè)績考核評價，落實獎懲機制，加強紀律教育，實現(xiàn)考核常態(tài)化、管理嚴格化、監(jiān)督過程化、全面精細化，把制度建設(shè)與崗位建設(shè)相結(jié)合，切實提高服務水平。

三、結(jié)語

習近平同志指出：“中國特色社會主義進入新時代，意味著近代以來久經(jīng)磨難的中華民族迎來了從站起來、富起來到強起來的偉大飛躍，迎來了實現(xiàn)中華民族偉大復興的光明前景;意味著科學社會主義在21世紀的中國煥發(fā)出強大生機活力，在世界上高高舉起了中國特色社會主義偉大旗幟;意味著中國特色社會主義道路、理論、制度、文化不斷發(fā)展，拓展了發(fā)展中國家走向現(xiàn)代化的途徑，給世界上那些既希望加快發(fā)展又希望保持自身獨立性的國家和民族提供了全新選擇，為解決人類問題貢獻了中國智慧和中國方案?！泵鎸π聲r代，辦公室內(nèi)務管理工作只有不斷革新、不斷突破、不斷順應時代要求，實現(xiàn)精細化、專業(yè)化、流程化管理，才能更好提升業(yè)務水平及服務能力，更好助力中國夢的實現(xiàn)，為中國特色社會主義偉大事業(yè)添磚加瓦。

【參考文獻】

[1]陳一兵.企業(yè)安全精細化管理實踐與探索[J].管理觀察， 2014（11）.

[2]董鐵妮.淺析辦公室工作的細節(jié)化管理[J].管理科學， 2011（24）.