論歸檔管理電子文件的憑證性

劉士影 王峰章

【摘要】為更進(jìn)一步推進(jìn)電子文件的歸檔工作，一定要改變唯紙質(zhì)版為原件的觀念，規(guī)范檔案管理軟件開發(fā)的要求。電子文件的內(nèi)容重要，電子文件的形成過程也同樣重要，它將是電子文件原始性的有力證據(jù)。

【關(guān)鍵詞】電子文件;歸檔;憑證

時(shí)代在發(fā)展，新技術(shù)、新理念在生產(chǎn)生活中越來越多地被采用，在計(jì)算機(jī)普及的今天，檔案工作也發(fā)生著變化，從紙質(zhì)歸檔階段，到現(xiàn)在的紙質(zhì)與電子文件同時(shí)歸檔的階段，是不是在不久的將來，只歸檔電子文件即可呢？為了那個(gè)時(shí)代的到來，我們現(xiàn)在應(yīng)該做些什么呢？

一、 從本企業(yè)管理軟件分析電子文件的歸檔現(xiàn)狀

以我們企業(yè)為例，公司管理使用的軟件有MEST系統(tǒng)、LIMS系統(tǒng)等共24種管理軟件。有10種系統(tǒng)只是管理系統(tǒng)，不產(chǎn)生任何文件;其余14種都有報(bào)表、報(bào)告或文件產(chǎn)生。依據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔情況大體分三類：

第一類，系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件可直接歸檔。只有OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件可直接歸檔。OA系統(tǒng)中著錄項(xiàng)與檔案管理系統(tǒng)相類似，文件名稱、文件日期、文件編碼及責(zé)任者等相關(guān)信息都與文件形成時(shí)逐一確定，直接提取到檔案管理系統(tǒng)。

第二類，產(chǎn)生文件，但不能實(shí)現(xiàn)直接歸檔。MES系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等，都能在系統(tǒng)中產(chǎn)生報(bào)表、月報(bào)或其它電子文件，但需形成紙質(zhì)版，方可實(shí)現(xiàn)歸檔。這樣電子文件的相關(guān)信息除內(nèi)容外的其它信息將丟失，而且系統(tǒng)推行時(shí)只強(qiáng)調(diào)考慮方便管理，并未考慮歸檔的情況，故按檔案管理系統(tǒng)要求缺少很多著錄項(xiàng)，不能直接在系統(tǒng)中歸檔，所產(chǎn)生的文件由歸檔部門重新錄入歸檔。公司的文件存儲系統(tǒng)也是這類管理軟件，致使其中大量的電子文件要?dú)w檔時(shí)需要重復(fù)很多工作。

第三類，不產(chǎn)生文件，只是利用系統(tǒng)參與管理。視頻會議系統(tǒng)、信息門戶系統(tǒng)等10個(gè)系統(tǒng)不產(chǎn)生文件，只以系統(tǒng)的形式存在管理工作中。

二、系統(tǒng)直接歸檔電子文件的情況

系統(tǒng)可直接歸檔電子文件的只有一個(gè)管理軟件即OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)歸檔電子文件是在系統(tǒng)中形成的電子文件，主要以Word形成，內(nèi)容還是縮小了的，黑色印章居多數(shù)，對于電子文件的擬稿人、審核人、審批人等文件形成過程中產(chǎn)生的信息，只能通過OA系統(tǒng)來讀取，在系統(tǒng)中與電子文件并存，但自動歸檔時(shí)不能提取這些網(wǎng)頁信息。

OA系統(tǒng)可將該文件的相關(guān)著錄信息直接提取到檔案管理系統(tǒng)中，如文件的日期、題名、編號、頁數(shù)等信息，可以直接提取到檔案管理系統(tǒng)中，并附有形成的電子文件，形成兩個(gè)系統(tǒng)的對接。

三、現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)中電子文件主要情況

公司運(yùn)行中國石油檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中電子文件以與紙質(zhì)版一致的電子版掃描件為主，都為PDF格式，工作中執(zhí)行檔案數(shù)字化的相關(guān)要求。因?yàn)槭峭ㄟ^掃描形成的電子文件，紙質(zhì)版超過100頁以上的電子文件都比較大，多數(shù)在50MB以上，上傳、下載的速度都比較慢，影響電子文件的利用。

四、 歸檔電子文件未來發(fā)展

為保證電子文件的憑證性，使用文件形成系統(tǒng)直接歸檔將是一個(gè)重要途徑。在管理系統(tǒng)中提取文件的各個(gè)著錄項(xiàng)，提取電子附件，保留文件形成痕跡，最終形成檔案，讓最原始的電子文件歸檔，保證電子文件的憑證性，逐漸替代紙質(zhì)版而存在。

要做到的系統(tǒng)直接歸檔，在管理軟件開發(fā)前就應(yīng)提出檔案的要求。具體從著錄項(xiàng)、軟件中文件使用的編輯軟件、過程痕跡等方面的要求，都要考慮最終實(shí)現(xiàn)歸檔，保障軟件中最終形成的電子文件與紙質(zhì)版有相同的法律效力。鑒于電子文件的這些特點(diǎn)，要求通過文件產(chǎn)生系統(tǒng)直接歸檔是保障電子文件原始性的一個(gè)途徑，將電子文件形成過程與文件成為一體，從另一個(gè)方面確認(rèn)文件的原始性。將文件從產(chǎn)生到最終形成整個(gè)過程保留完整，將文件整個(gè)形成過程與文件融合成為最終文件，這樣使電子文件具有了一定的憑證性。

從可歸檔電子文件的OA系統(tǒng)中，了解軟件開發(fā)及使用過程，不難得出開發(fā)管理軟件前期即考慮電子文件歸檔的要求，是電子文件直接歸檔的前提。但現(xiàn)在OA系統(tǒng)歸檔的電子文件只是保證了與紙質(zhì)一致，而對整個(gè)電子文件的形成過程只能通過本OA系統(tǒng)來查看，不能做到將文件形成過程與電子文件一并歸檔，電子文件本身不具備憑證性，只能用紙版原件在一起才具備憑證性，現(xiàn)在的電子版只是方便利用，不能脫離紙質(zhì)版而存在。這是開發(fā)中還有待完善之處，但也為電子文件具有原始憑證性提供一個(gè)可探討的平臺。

現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的電子文件都以紙版為主，要求電子文件以紙版一致的不可修改的形式存在。而檔案管理系統(tǒng)中的電子文件的主要形式，原始性的判定以紙質(zhì)版為主。即管理軟件中的文件歸檔采取的還是形成的最終紙版及對應(yīng)一致的電子文件的方式。

通過文件形成的軟件系統(tǒng)直接歸檔的同時(shí)，要保留文件形成的過程信息，而且要與文件內(nèi)容融為一體，讓時(shí)間記錄下痕跡，這樣的電子版現(xiàn)在看可能與紙質(zhì)版不一致，但它的憑證性明顯要比只保留內(nèi)容的電子版更強(qiáng)一些。這與人們對電子文件的概念理解有一定的偏差。

在開發(fā)軟件時(shí)注意文件最終歸檔時(shí)的相關(guān)規(guī)定，借鑒OA系統(tǒng)開發(fā)模式，提升管理軟件要求，規(guī)范得出軟件開發(fā)系統(tǒng)的管理模式，以保障電子文件的原始性和證據(jù)性。

綜上所述，為更進(jìn)一步推進(jìn)電子文件的歸檔工作，一定要改變唯有紙質(zhì)版為原件的觀念，規(guī)范檔案管理軟件開發(fā)的要求。電子文件的內(nèi)容重要，電子文件的形成過程也同樣重要，它將是電子文件原始性的有力證據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國家檔案局編著.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社.

[2]戴維·比爾曼著，王健等譯.電子證據(jù)[M].中國人民大學(xué)出版社.