基于互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化建設(shè)方法略談

鄧永霞

【摘要】檔案管理是企事業(yè)單位重要的工作，以往的檔案管理方式有自身的局限性。因此，在檔案管理工作中引入信息化建設(shè)是至關(guān)重要的舉措。筆者對(duì)檔案管理當(dāng)中融入信息技術(shù)的重要性進(jìn)行介紹，以及對(duì)互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作當(dāng)中融入信息化建設(shè)時(shí)出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，同時(shí)提出一些解決的對(duì)策，以便檔案管理的安全性得到更有利的保障。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)背景下;檔案管理信息化;建設(shè)方法;管理措施

一、在檔案管理中引入信息技術(shù)的必要性

（一）可使檔案管理的查閱更加便利。在檔案管理模式中引入信息化技術(shù)，能使檔案管理的查閱更加方便。在異地查閱檔案是很困難的，因?yàn)槊總€(gè)檔案都存在著自身的特性。而在檔案管理中利用信息技術(shù)能很好地解決此類問題?；ヂ?lián)網(wǎng)的迅速特點(diǎn)能使檔案的查閱與傳輸更加的便利。此外，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以使那些有價(jià)值且可共享的檔案充分發(fā)揮其作用并提高利用率。

（二）檔案的安全得到充分的保障。物理安全和內(nèi)容安全是檔案安全的兩個(gè)主要方面。以往的紙質(zhì)檔案易受自然環(huán)境的影響，在一般情況下不能長久儲(chǔ)存。而利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)可以長久儲(chǔ)存檔案，這就很好地解決了檔案存儲(chǔ)時(shí)間上的問題。在以往的經(jīng)驗(yàn)中，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的時(shí)候會(huì)受到來自外界的不同程度的損壞。利用電子信息技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行傳輸，可以避免檔案的損壞，保障了檔案的安全性。

（三）對(duì)檔案管理工作效率有很大提高。以往，檔案的管理大都是人們用手去操作，這種工作的方式效率較為低下且容易出現(xiàn)問題。對(duì)于此類問題，就需要我們把信息技術(shù)融合到檔案管理中去，并借用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立新的檔案管理模式，就是應(yīng)用信息化把計(jì)算機(jī)作為載體來管理檔案。這樣會(huì)讓檔案的查閱、傳輸以及轉(zhuǎn)移等工作更加快捷，使得工作效率大大提高。在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)不但能減少不必要的資源浪費(fèi)，而且使得檔案的管理更加安全與規(guī)范化。

二、檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代所面臨的問題

（一）檔案管理工作在整體上的規(guī)劃有待提高。檔案管理在我國至今沒有形成在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的明確目標(biāo)和方法;各個(gè)地區(qū)都在獨(dú)立發(fā)展，沒有形成整體式的發(fā)展，因此造成了資源和時(shí)間不必要的浪費(fèi)，使得檔案管理工作發(fā)展緩慢。當(dāng)前社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，而檔案管理的發(fā)展卻沒有形成一個(gè)整體，分散的模式限制了檔案管理的工作效率。當(dāng)前信息化建設(shè)已經(jīng)深入到社會(huì)工作的各個(gè)層面，高效、快速、準(zhǔn)確、成為各個(gè)行業(yè)工作水平的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。而傳統(tǒng)的檔案管理的工作理念還充斥在檔案管理的領(lǐng)域中，與現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求還有一定的差距，這也正是我們所需要解決的問題。

（二）檔案管理工作的重視度不夠高。檔案工作和倉庫管理員工作不一樣，不是光靠認(rèn)真就能完成的，在現(xiàn)今許多檔案管理工作人員的觀念還停留在傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念中。不能了解信息時(shí)代最基本的要求，看不到檔案對(duì)個(gè)人影響的重要性，看不到檔案工作對(duì)其他各項(xiàng)工作的重要作用，以至于不認(rèn)真工作，不去學(xué)習(xí)新的工作方法，使得工作水平大大降低。

三、信息化背景下推進(jìn)檔案管理建設(shè)的方法

（一）引入高素質(zhì)人才，培養(yǎng)新時(shí)代管理人才。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，首先要改變過往落后的管理方法，其次得注重人才的培養(yǎng)和招攬精英人才。而高素質(zhì)是對(duì)人才最主要的要求。因此，一要注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng);二要讓檔案管理人員充分接受專業(yè)的代化信息技術(shù)的培訓(xùn);三要努力提高檔案管理人員整體的知識(shí)水平;四要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)深化研討水平，積極推進(jìn)專業(yè)的學(xué)術(shù)交流。

（二）政府要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的扶持力度。檔案的信息化建設(shè)需要用到大量的先進(jìn)電子設(shè)備，因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化就需要大量經(jīng)費(fèi)作為保障?，F(xiàn)今，政府的投入一直是各級(jí)檔案部門的主要經(jīng)濟(jì)來源，要獲得資金并且加快檔案管理的信息化步伐就需要做很多的工作。而檔案管理各部門內(nèi)部也要相互協(xié)調(diào)，相互支持，再加上政府要給出相關(guān)政策，創(chuàng)造有利的發(fā)展條件，才能促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)又快又好地發(fā)展。

（三）提升檔案工作者收集信息的能力。一直以來，歸檔制度都是檔案部門用來收集實(shí)體檔案的保證，并沒能使檔案得到充分的利用。如今信息技術(shù)高速發(fā)展，人們對(duì)于檔案部門的評(píng)價(jià)也會(huì)提出更高的要求。因此，檔案工作者必須更高效地收集所擁有的檔案信息并提供給需要的人，這就要求檔案工作者有較強(qiáng)的信息技術(shù)功底，并了解網(wǎng)絡(luò)上關(guān)于檔案的資源的信息，才能更好地引導(dǎo)需要的人充分利用合理的資源。

四、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，將會(huì)改變之前檔案管理工作的形式，同時(shí)也讓檔案管理工作可以發(fā)揮出更大的作用。通過互聯(lián)網(wǎng)來使檔案的建立過程多元化。使得檔案管理既方便又高效還不至于損壞和丟失。最后，為檔案管理的現(xiàn)代化提出指導(dǎo)性的建議和適當(dāng)?shù)睦碚摶A(chǔ)。

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